Las 5 principales señales de que su organización necesita un sistema de gestión de flujo de trabajo y BPM
¿Tiene la sensación de que nunca conoce el estado de los procesos y flujos de trabajo de su negocio? ¿Desea tener mayor control y visibilidad sobre todos esos molestos trámites o formularios de procesos relacionados con Excel? ¿Alguna vez recibió correos electrónicos con solicitudes de compra o solicitudes de salida y se preguntó - “qué hago con este correo electrónico? ¿Ponlo en una carpeta y olvídalo?” ¿Sabías que el cumplimiento no se produce en tu organización porque procesos que se documentaron hace muchas lunas simplemente no se siguen? A medida que su negocio crece, el flujo de trabajo de gestión puede volverse intimidante y es posible que no sepa por dónde empezar a controlar las cosas. Es posible que no sepas si necesitas mejores procedimientos, mejores CRM, mejor ERP, mejor software de colaboración, mejor gestión del correo electrónico o te estás perdiendo algo más. Es posible que incluso tenga la idea de que su empresa o departamento necesita gestión de procesos de negocio (BPM) o automatización del flujo de trabajo, pero no está seguro. Bueno, aquí están las cinco señales infalibles de que es hora de considerar implementar un sistema de gestión del flujo de trabajo.
Señal 1: Estás ingresando los mismos datos en varios sistemas.
Cuando el negocio estaba empezando, invirtió en un sistema central en un AS400 en los años 80. En los años 90, la empresa adquirió otro negocio con SAP como ERP, y en 2008 un nuevo vicepresidente de ventas trasladó a 400 empleados de ventas y servicios a SalesForce prometiendo grandes aumentos en eficiencia y ventas. ¿Esa historia se parece un poco a lo que pasó en el negocio en el que trabajas? Entonces, ¿cómo se produce el trabajo entre estos sistemas? ¿Un analista en una parte del negocio ingresa datos y luego ejecuta un informe para otra parte del negocio para que una tercera área pueda actualizar la información a través de un cuarto sistema? Es posible que esto haya funcionado para la empresa en algún momento, pero ahora está causando un lastre para la empresa. Los datos han proliferado y los esfuerzos duplicados significan más trabajo para encontrar los datos correctos, más tiempo y recursos desperdiciados y ganancias desperdiciadas. Cuando cada departamento utiliza un sistema diferente para la entrada de datos, la colaboración es, en el mejor de los casos, tediosa y, en el peor, francamente frustrante. Es posible que ni siquiera te des cuenta de que se está produciendo una duplicación hasta que sea demasiado tarde porque muy pocas personas tienen acceso a todos los sistemas La solución reúne personas y datos en un solo sistema. Las personas comparten datos y pueden usarlos como necesitan incluso si otras personas los necesitan para otra cosa.
Firma 2: Estás pasando demasiados documentos de Excel por correo electrónico para su aprobación.
No sorprende que las hojas de cálculo de Excel mejoren la productividad. Han sido el documento comercial de referencia casi desde su inicio, y hay una razón para ello. Características como el formato condicional y la excelente creación de gráficos lo ayudan a identificar tendencias y presentar información como un profesional. Pero las hojas de cálculo no hacen mucho por su negocio cuando obstruyen las bandejas de entrada de correo electrónico de todos. Las hojas de cálculo pueden presentar datos, pero cada documento pasa por múltiples bandejas de entrada de correo electrónico para obtener aprobación. Y es posible que la versión que obtengas no incluya los cambios que sí incluye la de los demás. O es posible que varias personas hayan realizado cambios, pero no todas las versiones llegaron a todos los miembros de la lista, por lo que la aprobación lleva aún más tiempo. Las hojas de cálculo son de la vieja escuela y han encontrado su rival en el mundo actual de la automatización de procesos comerciales. Los datos fluidos y accesibles significan que todos ven la última versión en tiempo real y no se quedan estancados revisando los retrasos en el correo electrónico. Además, los datos están en un sistema integrado, por lo que ya no hay excusas sobre el acceso. Las aprobaciones no quedan en suspenso con los sistemas de flujo de trabajo automatizados.
Firma 3: Todavía estás usando formularios en papel, Word o PDF.
Los formularios en papel significan la muerte de los procesos comerciales actuales. Confiar en formularios en papel para el procesamiento de información significa:
Desperdicia tu valioso tiempo revisando manualmente el papel
Aumentar el riesgo de errores
Falta de responsabilidad y propiedad de los datos
Espacio de almacenamiento adicional para montones de papel
Cortes de papel - ay
Si ya has intentado evitar el papel y pasar a la era digital, tu siguiente paso lógico probablemente fueron los formularios Word y PDF. Al igual que las hojas de cálculo de Excel, los formularios de Word y PDF alguna vez tuvieron su lugar en el espacio empresarial. Pero compartir datos es igualmente engorroso con estos formularios. Es posible que evites los cortes de papel, pero seguirás sufriendo los mismos dolores de cabeza digitales. En muchos sentidos, los formularios de Adobe son más dolorosos que el papel. Nunca se sabe si puedes editarlos directamente. Los envías a socios comerciales que se frustran al intentar encontrar software para poder completarlos. O peor aún, ¡simplemente los imprimen y te los envían como papel escaneado!Sistemas de flujo de trabajo automatizados reduce el de tu empresa papeleo. Todos los formularios se crean, completan y almacenan en un solo lugar conveniente, ahorrando tiempo, dinero y recursos. Ya no es necesario mover archivadores ni descargar software especial: usted y su fuerza laboral tienen acceso a formularios todo el día, todos los días, dondequiera que estén.
Señal 4: Tienes sistemas heredados que no se pueden adaptar ni ampliar a nuevas oportunidades de negocio.
Tienes muchos datos básicos en un sistema heredado. Un nuevo vicepresidente de operaciones acaba de unirse a la empresa y le sugirió que permita que su red principal de distribuidores acceda a su sistema para que puedan actualizar sus propios registros y realizar pedidos. Pero estás estancado y tienes un problema. Su Director de Seguridad (CISO) dice que el acceso sólo se concederá cuando ella esté muerta y enterrada. Es simplemente demasiado arriesgado. Ah, y tratar de aislar los conjuntos de datos que desea permitir que sus distribuidores vean significa llamar a un costoso grupo de 6 expertos de SAP a $8,000 por día en consultoría, sin mencionar que tendrá que comprar 2 nuevos módulos para que esto suceda. Otro proyecto muerde el polvo. El problema es que su sistema heredado es demasiado rígido para adaptarse a nuevas oportunidades comerciales. El resultado de no aprovechar la nueva oportunidad será una mala noticia. Tal vez sus distribuidores se sientan cortejados por el enfoque más moderno y mejor de su competidor, lo que resulta en la pérdida de canales y ventas para el negocio. Las nuevas oportunidades significan nuevos desafíos y los sistemas heredados simplemente no pueden resistir las pruebas que plantean los mercados actuales. Sus sistemas deben evitar redundancias y cuellos de botella y ofrecer:
Transparencia
Comunicaciones optimizadas
Gestión del rendimiento
Integración de sistemas
Identificación de tendencias a través de Big Data
Interfaces extensibles
Interfaces móviles
API REST
Automatizado gestión de procesos de negocio Los sistemas ofrecen todas estas soluciones en un solo sistema integrado. Cuando surjan nuevas oportunidades, los sistemas heredados fallarán, pero las plataformas bpm estarán a la altura de las circunstancias.
Señal 5: Tienes muchas soluciones de puntos personalizados que son difíciles de mantener y modificar.
¿Tiene un paquete de software personalizado para contabilidad, otro software personalizado para recursos humanos y una solución de software COBOL personalizada totalmente diferente para el control de inventario? ¿Y sólo hay un programador que entiende cómo funciona cada uno? Te das cuenta de que el día que el programador se va, no vas a poder realizar ningún cambio ni siquiera realizar mantenimiento en el sistema. Además de que las soluciones de puntos personalizados pueden funcionar para un solo departamento, hacen poco para ampliar los horizontes y las ganancias de tu negocio. El software integrado logra objetivos de datos compartidos de manera mucho más eficiente que muchos pequeños sistemas de puntos personalizados. Las plataformas comunes y modernas reducen en gran medida el riesgo asociado con la pérdida de desarrolladores clave. Los datos compartidos crean una herramienta de gestión de procesos accesible para todos y evitan los problemas de cuello de botella que surgen de las soluciones puntuales. Deshágase de los sistemas de guardianes y continúe con sus negocios. Es natural querer aferrarse a las viejas costumbres. Pero su negocio debe avanzar para tener éxito. La automatización le permite acercarse mucho más a centrarse en el éxito. Para ver lo fácil que es automatizar la gestión de sus procesos de negocio, descargue la prueba gratuita de ProcessMaker hoy.
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