Uso de la automatización inteligente en el proceso de adquisición
Tradicionalmente, la adquisición se ha considerado una función de back-office, pero esta área se está convirtiendo rápidamente en una mina de oro de oportunidades para la automatización inteligente. De hecho, muchas organizaciones están expandiendo la adquisición para que desempeñe el papel de un socio estratégico para impulsar un mayor ahorro de costos, eficiencia, resiliencia del mercado y objetivos comerciales. Además, la automatización inteligente puede potenciar esta transformación particular. Invariablemente, los líderes de adquisición se han enfrentado a desafíos con sus nuevos roles ampliados frente a sus roles tradicionales. Por ejemplo, muchas tareas todavía se gestionan manualmente utilizando hojas de cálculo e incluso herramientas en papel y una gran interacción humana. Desafortunadamente, las tareas manuales que consumen mucho tiempo solo ralentizan el proceso y disminuyen los rendimientos en eficiencia y productividad. En el pasado, la adquisición era una función de back-office que era difícil de automatizar porque muchos procesos requerían múltiples sistemas e interesados; por ejemplo, la adquisición de nuevos productos de marketing requería procesos de varios departamentos, comenzando con la identificación de la necesidad de investigar y seleccionar los proveedores correctos para crear la orden de compra para gestionar el proceso de entrega y monitorear todos los pagos. No es de extrañar que los cuellos de botella fueran comunes. Sin embargo, la automatización inteligente puede mejorar tanto la eficiencia como la precisión, al tiempo que ayuda a reducir los costos de adquisición. Y, la automatización inteligente puede ayudar a proporcionar información estratégica que impulse mejores asociaciones comerciales. Según Kearney Consulting, la adquisición operativa se automatizará por completo a través de la automatización inteligente. Indudablemente, la adquisición debe centrarse en mejorar la velocidad de los procesos comerciales para que los empleados tengan más tiempo para dedicarse a proyectos de mayor valor. Como tal, aquí es donde se puede encontrar gran parte del valor de la automatización inteligente: reduciendo drásticamente el número de tareas y procesos repetitivos y propensos a errores. Entonces, ¿cómo puede aplicar la automatización inteligente de manera efectiva al proceso de adquisición? Siga leyendo para obtener más información.
Áreas clave de enfoque para automatizar el proceso de adquisición
Podemos analizar una cadena de procesos de adquisición central y determinar dónde puede tener el mayor impacto relevante. La clave es poner el foco en las zonas de oportunidad de automatización inteligente. ¿Dónde puede encontrar potencial de automatización?
Los procesos con el mayor potencial de ahorro de costos deben ser la máxima prioridad en la lista de oportunidades de automatización inteligente.
Los procesos que demuestran dónde los beneficios pueden superar los costos también deben asegurar un lugar en la lista de oportunidades de automatización inteligente.
Procesos que serían fáciles de automatizar.
Los procesos que serían difíciles y demasiado costosos de automatizar deben dejarse fuera de la lista de prioridades de automatización inteligente.
Teniendo en cuenta lo anterior, analicemos más a fondo el proceso de solicitud a orden de compra, que a menudo implica muchos obstáculos, incluido el trabajo con sistemas heredados obsoletos y procesos manuales propensos a errores. Con la solicitud a orden de compra, los empleados deben manejar datos relacionados con RFPs, RFQs, órdenes de compra, acuerdos, correos electrónicos y más. Considere todos estos tipos de datos como no estructurados y estructurados. Imagine cuánta productividad y ahorro de costos se pierden en el procesamiento manual de datos. ¿Qué sucede cuando se pierden, se calculan mal o se malinterpretan datos vitales? A continuación, existe una jerarquía de aprobación muy complicada. Cualquier error podría causar retrasos, cuellos de botella, largos tiempos de respuesta y una mala experiencia general para el cliente, el equipo de adquisición, los proveedores y los interesados. Además, los sistemas heredados pueden agravar la gran cantidad de problemas a través de silos, falta de visibilidad, almacenamiento de datos ineficaz y la masa de archivos en papel que hacen que todo sea complicado y engorroso de gestionar. Los sistemas heredados tampoco están equipados para lidiar con sofisticados ciberataques o actividades fraudulentas. Además, los sistemas heredados no proporcionan análisis perspicaces.
¿Cómo ayudará la automatización inteligente al proceso de adquisición?
Para convertirse en una organización de adquisición digital seria, se requiere la automatización inteligente de tareas repetibles y la provisión a los interesados de información y análisis en tiempo real a través de herramientas en línea fáciles de usar. La automatización inteligente puede proporcionar datos para mejorar la toma de decisiones y los procesos comerciales diarios. Además, la automatización inteligente puede proporcionar una plataforma para mejorar la colaboración entre compradores y proveedores. La automatización inteligente utiliza inteligencia artificial (IA) para resolver problemas complejos, incluso cuando hay una gran cantidad de datos involucrados. Algunas de las áreas donde la automatización inteligente puede ayudar al proceso de adquisición incluyen:
Mejor toma de decisiones a través de información basada en datos y análisis en tiempo real.
Usar datos para identificar nuevas oportunidades.
Optimizar los procesos y operaciones de adquisición incluso con una fuerza laboral dispersa y remota.
Automatización de tareas manuales, que consumen mucho tiempo y son mensuales.
Devolver a los empleados su tiempo automatizando tareas rutinarias para que el personal pueda centrarse en esfuerzos que impulsen la rentabilidad.
Capturar fuentes de datos relevantes.
Mejorar las relaciones con los proveedores.
Acelerar los tiempos de ciclo.
Ayudar a satisfacer las demandas de los clientes más rápidamente.
Utilizar datos para gestionar las relaciones con los proveedores de manera más eficaz.
¿Dónde se puede utilizar la automatización inteligente en el proceso de adquisición?
Existen muchas oportunidades para implementar la automatización inteligente en la adquisición; una de esas áreas es la clasificación de gastos. La automatización de facturas puede ayudar a facilitar la categorización de gastos en diferentes categorías y subcategorías, como diferentes categorías de embalaje. Otra área sería la clasificación de proveedores para garantizar que todos los procesos de adquisición se alineen con el proveedor correcto. Además, la automatización inteligente se puede aplicar en cualquier proceso que sea manual, repetitivo y basado en reglas. Según Acentuar, existen elementos específicos para crear un entorno de adquisición digital. Pase a la siguiente sección para descubrir cuáles son.
Cinco elementos que conducen al éxito de la adquisición digital
Cuando tenga un entorno de adquisición digital, podrá obtener mejoras espectaculares en eficiencia, agilidad y velocidad. La automatización inteligente ayuda a generar valor y mejora la gestión de riesgos, el cumplimiento y la transparencia. Sin embargo, la transición a la adquisición digital requiere los cinco elementos clave a continuación:
Datos
Tecnología
Experiencias de usuario intuitivas
Habilidades y talento
Nuevas políticas, procedimientos y modelo operativo
Datos: Los datos son la fuente guía para cualquier cosa que la adquisición quiera hacer en torno a predecir las necesidades del usuario final, determinar qué bienes y servicios están equipados para satisfacer las demandas, identificar a los proveedores correctos y averiguar qué pagar. Sin embargo, la magnitud de los datos es más de lo que cualquier departamento puede manejar solo con recursos humanos al mando. No hay suficiente tiempo ni personas para aprovechar los puntos de datos relevantes e inteligentes de cada fuente de información, como piezas de datos contextuales sobre decisiones de compra, revisiones, aprobaciones, contratos, RFPs, solicitudes y más. Pero, espera, hay más. La adquisición también debe obtener información de todo lo que toca: datos internos, externos y de terceros relevantes para la adquisición. Nos referimos a pagos, facturas, órdenes de compra, datos sobre cumplimiento, precios, procesos y más.Tecnología: Los datos por sí solos no pueden hacer nada; la tecnología es el catalizador. La automatización inteligente puede aprovechar y dar sentido a los datos relevantes para automatizar diversas tareas y procesos y extender el soporte a los análisis. Cualquier proceso que ofrezca datos estructurados, como un código de producto, proveedor o número de SKU, y un procesamiento comercial basado en reglas, puede automatizarse para mejorar la eficiencia. A modo de ilustración, cuando todos los campos requeridos de una solicitud se completan con precisión, el siguiente paso de convertir una solicitud en una orden de compra puede y debe automatizarse. La asignación de códigos de cuenta general y de categoría también se puede automatizar.Experiencias de usuario intuitivas: Uno de los muchos beneficios de la adquisición digital es una experiencia de usuario intuitiva que atrae a los usuarios finales. Cuantos más interesados utilicen la plataforma de automatización inteligente, más efectivos serán para ahorrar tiempo y extraer información útil. Si la experiencia del usuario no es amigable, los empleados no usarán los medios y encontrarán otras formas de evitarla. La experiencia ideal sería una única fuente de verdad o portal que presente datos en tiempo real, de manera transparente, a cada interesado, y para cada acción.Habilidades y talento: Hay más en la creación y operación de una organización de adquisición digital que simplemente recopilar más datos y aplicar herramientas digitales. La generación de valor real requiere otro elemento crítico, un equipo multifuncional de personas con habilidades claramente diferentes: la adquisición digital implica más que datos y tecnología. También necesita un equipo multifuncional de colaboradores como:
Expertos de negocio de categoría que pueden hablar sobre correlaciones.
Científicos de datos que comprendan el modelado.
Profesionales de TI que comprenden cómo integrar nuevas plataformas y cómo extraer valor relevante.
La adquisición digital debe diseñarse para impulsar resultados y requiere elementos críticos para garantizar un viaje coherente.Nuevas políticas, procedimientos y modelo operativo: Una plataforma de automatización inteligente proporcionará al equipo de adquisición y a los proveedores una mejor manera de colaborar y acceder a información completa y basada en datos. No obstante, todos los interesados deben ser conscientes de sus roles y responsabilidades actualizados y de cómo pueden tomar decisiones basadas en datos. Será una nueva forma de trabajar que requerirá nuevas políticas, procedimientos y un nuevo modelo operativo.
Pensamiento final
Unir todo llevará más que un simple clic para crear un entorno de adquisición digital. Una transformación digital sólida en la adquisición requiere tiempo, recursos, una visión y los pasos anteriores. Si bien los pasos pueden variar de una empresa a otra, se entiende que se deben tomar medidas digitales para reflejar las necesidades cambiantes del negocio y del mercado. Processmaker se ha asociado con ParaMatrix, que dirige un centro de excelencia que reúne la gestión de procesos de negocio (BPM) y la automatización robótica de procesos (RPA), con una superposición de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML). Póngase en contacto con Processmaker hoy mismo para obtener más información sobre la automatización de adquisiciones. [cta title="Resolver el dilema de la automatización de ERP: Procure-to-Pay" link_text="Ver el video del seminario web" link="/resources/customer-success/webinars/solving-the-erp-automation-dilemma-procure-to-pay-p2p/"]
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