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Guía para comprender los sistemas de gestión de visitantes
¿Considera la recepción como un área donde los visitantes esperan antes de obtener la verdadera muestra de su negocio? Piénselo de nuevo: su área de recepción muestra lo que usted representa. El tratamiento VIP de primera categoría en su área de recepción puede mejorar la seguridad, la protección y la reputación de su organización. Los recepcionistas que no responden y los métodos de registro desorganizados dejan una mala impresión. Cuando todos los que visitan están allí para hacer negocios con usted de alguna capacidad, mostrarse como un socio comercial responsable, confiable y fiable comienza con su sistema de gestión de visitantes. Un sistema bien engrasado sistema de gestión de visitantes hace más que simplemente registrar visitantes; sirve como un indicador de hospitalidad. Piensa en las veces que fuiste mal recibido en una oficina y cómo influyó en tu percepción de la empresa:
Te sentaste pacientemente en la sala de espera, esperando que recepción informara a tu anfitrión de tu llegada. Están tan ocupados gestionando otras tareas que para cuando lo hacen, ¡ya llegas tarde a tu reunión!
Llegas temprano a una presentación y necesitas revisar los cambios de última hora que hizo tu jefe en tu PowerPoint. No hay nadie en recepción para proporcionarte la contraseña del Wifi del vestíbulo.
Has llegado ansiosamente para una entrevista de trabajo. En recepción tienen una lista en papel de los visitantes esperados del día y no encuentran tu nombre.
Piense en un sistema de gestión de visitantes optimizado como un "cambio de escenografía" para su estrategia de recepción anticuada. Al igual que Starbucks mejoró las impresiones de los visitantes al transformar la anodina cafetería en un acogedor ambiente de sala de estar, las oficinas están reimaginando su experiencia de registro. Para ello, están eliminando los métodos anticuados basados en papel y presentando sistemas de gestión de visitantes que dejan una primera ¡y última! impresión notable.
¿Qué es un sistema de gestión de visitantes?
Los sistemas de gestión de visitantes le ayudan a gestionar y realizar un seguimiento de las idas y venidas de los visitantes. Mientras que los métodos anticuados de registro en papel hacen poco más que registrar nombres y horas de llegada, un sistema de gestión de visitantes totalmente digital puede introducir herramientas valiosas en su estrategia de recepción:
Registro sin contacto: Los huéspedes pueden escanear un código QR y completar el papeleo de entrada, como los NDA, en su propio dispositivo móvil.
Evaluaciones de salud: Muchos espacios de oficina ahora exigen un control de temperatura en la puerta. También puede permitir que los visitantes completen cuestionarios de salud en sus teléfonos inteligentes.
Insignias de autoservicio: Los huéspedes pueden imprimir sus credenciales en una estación de autoservicio o recibir los códigos de acceso necesarios en sus teléfonos.
Reuniones que comienzan a tiempo: Un estudio encontró que el inicio tardío de una reunión puede impactar negativamente la calidad de las ideas generadas en la reunión. Con el VMS adecuado, puede enviar alertas de llegada automatizadas a los anfitriones de la reunión por mensaje de texto, correo electrónico o incluso Slack.
Salida automática: En caso de una preocupación de seguridad o salud, tendrá un registro preciso de quién está en el edificio y cuándo.
Lleve un registro de las tendencias de visitantes: ¿Quizás alguien es responsable de digitalizar los registros de registro en papel? Pero en la mayoría de los casos, se trituran o se tiran a la basura. Al pasar a lo digital, puede averiguar qué horas son las más concurridas y qué puntos de acceso utilizan más los invitados. Estas ideas le ayudan a realizar cambios en la experiencia de sus invitados y, al mismo tiempo, a mejorar las medidas de distanciamiento social.
Con muchos sistemas de gestión de visitantes, la experiencia comienza antes de que entren por la puerta. Puede crear flujos de trabajo automatizados que envíen por correo electrónico las indicaciones, las instrucciones de estacionamiento, las contraseñas del Wifi del vestíbulo y la ubicación de la sala de reuniones antes de que el invitado llegue.
¿A quién debes contar como visitante?
Los sistemas de gestión de visitantes gestionan y rastrean el tráfico de visitantes en su espacio de oficina. Los visitantes incluyen:
Candidatos a empleo
Clientes actuales o potenciales
Visitantes actuales o potenciales
Asistentes a reuniones
Repartidores
Contratistas o socios de agencias
Profesionales reguladores o agentes gubernamentales
Oficiales de cumplimiento
Amigos o familiares
La crisis sanitaria actual ha añadido un nuevo grupo a la categoría de visitantes: los empleados. Ahora, puede considerar a todos los que pisan un edificio como un invitado: desde el CEO hasta el propio equipo de recepción.
Beneficios de un sistema de gestión de visitantes
Considere su área de recepción como el escaparate de su negocio, que ofrece a los visitantes una visión de su cultura corporativa y de cómo trata a los clientes y empleados. Las largas colas, las hojas de registro desorganizadas y las citas perdidas son indicios sutiles que presagian una mala perspicacia empresarial. Los métodos de registro basados en papel no solo son inconvenientes, sino que también pueden tener un impacto duradero en la disposición de un visitante a hacer negocios con usted. He aquí por qué:❌ Su empresa parece anticuada: Si posiciona a su empresa como vanguardista o de alta tecnología, esta debería ser la experiencia que ofrezca a sus invitados. Métodos arcaicos como un viejo cuaderno y un bolígrafo desgastado dejan un sabor amargo.❌ Su empresa parece irresponsable: ¿Deja un dossier de los visitantes de la semana a la vista de todos? Esto no anima a los visitantes a considerarle una empresa que valora la privacidad. Los competidores pueden ver rápidamente qué otras empresas han visitado esa semana, y ver exactamente con quién se reunieron.❌ Su empresa parece poco amigable: La recepción es casi una exhibición en vivo de su cultura corporativa, donde los clientes y empleados potenciales pueden tener una visión completa de cómo trata a otros visitantes. Si un cliente potencial ve una larga fila de invitados ignorados, puede irse con una impresión negativa de su servicio al cliente. Walt Disney entendió que cada detalle de la entrada de Disney influía en la experiencia general del cliente. Adoptó esta estrategia esencial al diseñar Main Street USA, la principal vía comercial de los parques temáticos de Disney. "Las fachadas de Main Street se nos presentan como casas en las que se nos invita a entrar", escribió el analista cultural Umberto Eco, en su libroViajes en Hiperrealidad. "Pero el interior es solo un supermercado disfrazado, donde compras obsesivamente, creyendo que todavía estás jugando". Su área de bienvenida es la atmósfera que puede curar para controlar la impresión que su negocio causa en un visitante. Las elecciones correctas pueden influir en si los clientes importantes quieren hacer negocios con usted o si los potenciales empleados estrella aceptarán el trabajo. Al digitalizar sus métodos de registro con un sistema de gestión de visitantes, puede mostrar a los invitados lo excepcional que es su negocio para trabajar.
Industrias que utilizan sistemas de gestión de visitantes
Todos hemos experimentado sistemas de gestión de visitantes en hoteles, bancos y consultorios médicos. Las empresas de todas las industrias ahora buscan estos servicios de conserjería digital para mejorar sus propias estrategias de gestión de visitantes:
Publicidad
Aeroespacial
Automotive
Artes, entretenimiento y recreación
Banca
Fabricación de productos químicos
Proveedores de servicios de comunicación
Equipos informáticos y electrónicos
Construcción
Financial services
Gobierno
Seguros
Servicios profesionales
Fabricación
Editorial
Bienes raíces
Tecnología
Telecomunicaciones
Transportation
Utilities
Almacenamiento
El tratamiento de recepción VIP no está reservado para los gigantes empresariales. A raíz de la pandemia, incluso las oficinas más pequeñas han adoptado técnicas de registro basadas en la tecnología.
Vaya más allá de la primera impresión
Todos hemos oído que "las primeras impresiones cuentan", pero muchas empresas también están transformando su estrategia de gestión de visitantes utilizando el regla del pico-final. Esta teoría postula que en realidad, la mayoría de nosotros recordamos eventos pasados basándonos en el momentos finales o el momentos más intensos. Podemos tener una buena entrevista de trabajo, pero nos centramos en la difícil situación de estacionamiento cuando contamos a nuestros amigos sobre la experiencia. Tenemos una comida ACEPTABLE en un restaurante, pero un postre gratis al final la transforma de una meh convierte una noche en una experiencia abrumadoramente positiva. Su sistema de gestión de visitantes también debe considerar cómo trata las despedidas. Distribuya automáticamente sugerencias de almuerzo al salir, o proporcione validación de estacionamiento de autoservicio en la puerta.
Reimagina la recepción: Por qué una cálida bienvenida a la oficina es tan importante
La forma en que saluda y procesa a los visitantes está en el centro de la reputación de su organización en la industria. Es por eso que los escaparates, los espacios de oficina y los escritorios de hospitalidad analizan fanáticamente la elogiada experiencia en la tienda que ofrece Apple. Nunca verá una cola en la caja de una tienda Apple: los empleados recorren el local con iPads para ayudarle dondequiera que esté. Si viene para una cita de servicio, es recibido inmediatamente por el agente asignado a su problema. El personal incluso está instruido para usar su nombre de pila a lo largo de la conversación, para que usted se sienta recordado subconscientemente. En La Economía de la Experiencia, los autores Pine y Gilmore animan a todas las organizaciones a pensar en su negocio como teatro. Cada punto de contacto, desde cómo recibe a los invitados en la puerta hasta qué bolígrafos ofrece en su área de recepción, afecta a cómo los visitantes ven su negocio. Con el sistema de gestión de visitantes adecuado, puede dar a la experiencia de su visitante el tratamiento VIP que necesita para servir como una parte esencial del éxito de su organización.
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