Cinco formas de reducir los cuellos de botella con la automatización de procesos de negocio
¿Los procesos manuales están frenando a su organización? No estás solo. La automatización de procesos de negocio está asumiendo una cantidad cada vez mayor de tareas manuales, lo que dispara la productividad, la eficiencia y el ahorro de costos. Los expertos en automatización estiman que El 69% de las tareas de procesamiento de datos son automatizables, y casi tres cuartas partes del trabajo directivo Pasará a la tecnología en 2024. Entonces, ¿qué tipos de procesos son los principales para la automatización? La mayoría de los procesos de bajo rendimiento agotan una de dos cosas: tiempo o dinero. Así es como se ven estos inconvenientes comunes desde el punto de vista del proceso.
Retrasos de tiempo: Un cliente espera demasiado tiempo para obtener la aprobación, por lo que se dirige a un competidor. Un proceso contiene demasiadas tareas manuales y el personal no puede seguir el ritmo de la carga de trabajo. Un miembro del equipo no puede seguir adelante con sus responsabilidades debido a una demora en otro departamento.
Costos altos: No puede incorporar nuevos clientes debido a un retraso en el procesamiento, lo que dificulta el crecimiento. Un flujo de trabajo manual es ineficiente en términos de costos; existe un desequilibrio entre la demanda y el personal requerido. Las actividades propensas a errores mal gestionadas están acumulando tasas de cumplimiento normativo.
Estos dos tipos de cuellos de botella en los procesos se convierten en todo tipo de ineficiencias. Tiempos de respuesta lentos de los clientes, personal sobrecargado de trabajo, mala gestión de inventario, puntuaciones de PNL deficientes o caída de la productividad, por nombrar algunos. Para corregir esto, la automatización de procesos de negocio elimina estos cuellos de botella. Ahora exploremos los cuellos de botella y cómo puede solucionar las ineficiencias de su organización con BPA.
Identificar los puntos críticos del proceso
Analice sus procesos comerciales actuales para identificar áreas que están causando retrasos o frustrando la productividad. ¿A qué tipo de tareas debes prestar atención?
Implica múltiples traspasos entre varios equipos o departamentos
Propenso a altas tasas de error
Tareas basadas en reglas
Implicaciones regulatorias significativas
Si se encuentra en las primeras etapas de la automatización de procesos, puede identificar cuellos de botella realizando una investigación interna conocida como mapeo de procesos.
Pregunte por ahí.
Cronometre la duración de un proceso desde el principio hasta el final.
Observe a los miembros del equipo en acción.
Utilice sus hallazgos para codificar los pasos involucrados en cada flujo de trabajo. Esto debería incluir tareas humanas y aquellas realizadas por tecnología y software. Desde aquí, puede identificar oportunidades de automatización, detectar redundancias o decidir si es necesario rediseñar un proceso obsoleto. También evitará un error común que afecta a las organizaciones que esquivan estos pasos de preparación: automatizar accidentalmente las ineficiencias. Al comprender el flujo de su proceso con anticipación, puede reducir las actividades que no aportan valor agregado antes de que se incorporen a su automatización. Vea muchos de estos ejemplos de automatización de procesos de negocio en acción:
Instituciones de educación superior utilice BPA para evaluar solicitudes entrantes de crédito por transferencia. Un flujo de trabajo de BPA compara la transcripción entrante con decisiones anteriores. Luego recopila la información relevante en un correo electrónico para enviarla al miembro del profesorado correspondiente. El sistema realiza un seguimiento de las aprobaciones, hace un seguimiento de las que se quedaron atrás y mantiene a los estudiantes informados sobre la decisión.
Gestores de flota utilizar la automatización de procesos para identificar a los conductores que necesitan volver a capacitarse. Sensores de vehículos Puede rastrear la velocidad, el desgaste y el consumo de combustible. Si alguna puntuación cae por debajo del umbral, el sistema envía una notificación a un gerente para su revisión.
El departamento de RRHH utiliza la automatización de procesos de negocio para incorporar nuevos empleados. Los sistemas automatizados distribuyen digitalmente documentos como W4 y formularios de depósito directo. Un BPA realiza un seguimiento de todo lo que llega y lo envía al siguiente departamento para su procesamiento.
Cada organización está repleta de candidatos para la automatización. Siguiendo un proceso de principio a fin, puedes crear una estrategia detallada lista para conectar a un BPA.
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Automatizar tareas repetitivas basadas en reglas
Empecemos por lo más fácil. “Las tareas de silla giratoria ”—o aquellas que siguen una receta fija de acciones— son ideales para la automatización de procesos de negocio. La estrategia puede aumentar la productividad en al menos un 85%, y algunas organizaciones informan aumentos hasta los 90 grados. Etiquete a RPA para que se encargue de trabajos intensivos en datos como:
Copiar y pegar información entre formularios enviados y bases de datos
Búsqueda de solicitantes de cuentas en un servicio antifraude
Elaboración de facturas
Incorporar información de diversas fuentes a un proyecto de acuerdo
Redacción de informes con plantillas
Dadas las asignaciones correctas, RPA es 100% preciso con un tiempo de actividad del 100%. Quizás por eso Deloitte cree que RPA está en su punto de inflexión en camino hacia una adopción casi universal.
Elija las herramientas de automatización adecuadas
Hay cientos de herramientas de automatización empresarial en el mercado, por lo que es un desafío examinar las opciones. Una vez que comprenda los desafíos únicos de su organización, el BPA más adecuado surgirá de la multitud.
Automatización robótica de procesos (RPA): RPA despliega un ejército de robots de software para realizar tareas repetitivas basadas en reglas. Coloque los datos en una hoja de cálculo. Ejecute verificaciones de antecedentes a escala. Copie y pegue datos de una ubicación a otra. Si el proceso incluye una serie de clics o pulsaciones de teclas, RPA está a la altura del trabajo. Es una gran opción para las organizaciones que tienen dificultades con la entrada de datos.
Procesamiento inteligente de documentos (IDP): IDP es mejor para organizaciones que necesitan gestionar, organizar y procesar mucho papeleo. Los formularios, solicitudes y documentos financieros —que llegan de clientes y consumidores— son imposibles de gestionar mediante métodos manuales. Con IDP, puedes extraer automáticamente información de los documentos, lo que reduce significativamente el tiempo y el gasto de recursos.
Inteligencia artificial: Terminado Un tercio de las empresas informan que utilizan IA. ¿por qué? La tecnología presenta innumerables formas nuevas de ejecutar y analizar procesos. Algunas herramientas BPA utilizan IA para optimizar las secuencias de tareas. También encontrará IA realizando mantenimiento predictivo en los equipos. Otros utilizan la IA para mejorar los resultados de la extracción de documentos. Encuentre la plataforma que mejor se adapte a sus puntos débiles.
Low-code: Supere los obstáculos de productividad poniendo a todo su equipo en el campo. Los BPA de código bajo facilitan que todos en su organización participen en la creación de automatizaciones. Este tipo de software se basa en gran medida en funcionalidades fáciles de usar que encontrarías en una aplicación como Google Slides. En lugar de requerir líneas de código complejo, los usuarios pueden arrastrar y soltar elementos, tomar prestadas configuraciones prediseñadas de bibliotecas o modificar una plantilla de proceso existente. El software de automatización de procesos de bajo código reduce la necesidad de programación al simplificar las herramientas de mapeo, modelado y ejecución.
Algunas organizaciones podrían beneficiarse de una de estas tecnologías, otras podrían necesitarlas todas. Recuerde, estos son solo algunos ejemplos de tejido relacionados con el proceso Hiperautomatización en todas las áreas de tu negocio—así que esté atento a otras personas que puedan abordar sus necesidades específicas.
Implementar la automatización de procesos de extremo a extremo
Una de las principales ventajas de la automatización es romper los silos organizacionales. Configurar algunas automatizaciones aquí y allá no unirá sus operaciones de manera significativa. Ingrese a la orquestación de procesos —una estrategia que gira en torno a unir todos sus procesos en una ubicación central. Estas herramientas permiten un flujo fluido de tareas entre individuos o equipos, eliminan traspasos manuales y reducen los retrasos. También proporcionan visibilidad del estado del proceso y permiten un fácil seguimiento y monitoreo. Ya sean tareas que pasan por la oficina de al lado o por un departamento ubicado a miles de kilómetros de distancia, tendrá una visión muy clara de cada flujo de trabajo que impulsa su negocio.
Monitorear y optimizar continuamente
Las plataformas BPA que se basan en gran medida en el análisis de procesos, los informes de IA y la optimización son la mejor estrategia para aumentar la eficiencia interna. Algunos programas se basan en un método “configúrelo y olvídelo”. Si bien un método plug-and-play tiene atractivo, es un desafío calificar el éxito de un flujo de trabajo sin análisis sólidos. Después de todo, la automatización exitosa de los procesos de negocio está impulsada por la optimización continua. No hay un punto final cuando se trata de mejora de procesos. Las necesidades evolucionan, los mercados cambian y se revelan nuevas tecnologías. Siempre hay una manera mejor en el horizonte. Para mantener sus procesos funcionando sin problemas, supervise y mida periódicamente el rendimiento. Recopilar datos, analizarlos e identificar áreas para seguir mejorando. Utilice este circuito de retroalimentación para optimizar continuamente sus procesos automatizados a lo largo del tiempo. Recuerde que la automatización de procesos de negocio es un esfuerzo continuo. A medida que su organización evoluciona, pueden surgir nuevos cuellos de botella y los procesos existentes pueden requerir actualizaciones. Revise y perfeccione continuamente su estrategia de automatización para garantizar la máxima eficiencia y eficacia.
15 de octubre de 2026
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