¿Qué son los registros de eventos en la minería de procesos?
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¿Qué son los registros de eventos en la minería de procesos?
En el lugar de trabajo digital actual, cada tarea, proceso y actividad deja un pequeño rastro y señal a las diferentes aplicaciones y sistemas de TI utilizados. Estas señales se denominan registros de eventos y forman la base de la ciencia de datos detrás software de minería de procesos.En este artículo, analizamos en profundidad qué son los registros de eventos y cuáles son sus beneficios y limitaciones en la minería de procesos. Cada evento se refiere a un caso, una actividad y una marca de tiempo, lo que resalta la importancia de los registros de eventos como colecciones completas que reflejan las secuencias de eventos dentro de un proceso determinado.
¿Qué son exactamente los registros de eventos?
Un registro de eventos es un archivo estructurado que contiene registros y tiempos de eventos y actividades de hardware y software dentro de una base de datos informática. Por lo general, se utilizan para rastrear cambios en la base de datos, como cambios en la estructura de datos, registros de ingreso de datos e incluso inicios de sesión de usuarios. El registro de eventos proporciona una forma estándar y específica del sistema para que las aplicaciones de software y los sistemas operativos registren eventos o cambios importantes. Los registros de eventos pueden originarse en el propio sistema operativo y son comunes en muchos sistemas de TI, incluidas las computadoras Windows, los sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y muchos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
¿Cómo se utilizan los registros de eventos en las herramientas de minería de procesos?
Los registros de eventos forman la base de la minería de procesos. Se pueden utilizar para registrar varios procesos comerciales vinculados, así como una o más variaciones de un proceso comercial particular en un equipo o unidad comercial. La minería de procesos supone la existencia de un registro de eventos estructurado que detalla distintos eventos vinculados a casos, actividades y marcas de tiempo específicos. Puede considerar los registros de eventos como huellas digitales en las operaciones comerciales. Cada registro de evento nos dice algo sobre las tareas, procesos y trabajos ejecutados en un equipo o unidad de negocio que se analiza.
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Ejemplos de registros de eventos encontrados en sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
Los eventos individuales se enumeran en el registro de eventos junto con las propiedades estándar:
Caso - un caso puede verse como un rastro o secuencia de eventos en un proceso archivado en registros de eventos.
Identificación del caso - un CaseID es un identificador único para cualquier objeto comercial o transacción que se rastrea en los registros de eventos.
Actividad - una tarea o acción realizada dentro de un proceso de negocio, por ejemplo, “aprobar, ”“rechazar” o “solicitar.”
Marcas de tiempo - una marca de tiempo indica con precisión cuándo tuvo lugar cada una de las actividades.
(Meta) atributos - Puede haber atributos adicionales almacenados en los registros de eventos, por ejemplo, la categoría del proceso o el tipo de producto que se está procesando, o información sobre qué persona o departamento realizó cambios en el registro de eventos.
Cómo se utilizan los registros de eventos en la minería de procesos
Los registros de eventos son el modelo de datos central y la fuente de datos utilizados en la minería de procesos. Son los datos brutos de transacciones que se recopilan y armonizan de diferentes sistemas para el análisis de procesos. ¿Cómo se convierten los datos del registro de eventos en análisis de procesos? Puedes imaginar que el proceso se desarrolla en cuatro pasos clave:
modelado de datos - identificar qué sistemas fuente y datos sin procesar se utilizarán en el análisis de datos. Este paso puede incluir la evaluación de qué (meta)atributos se pueden recopilar y utilizar en registros de eventos de diferentes sistemas de origen.
extracción de datos - en este paso, los datos se extraen, transfieren y cargan (ETL) desde diferentes sistemas fuente a una base de datos central. El objetivo principal es formar un conjunto de datos consistente y limpio para el análisis de procesos.
visualización de datos - una vez que se han recopilado y armonizado los datos del proceso a partir de los registros de eventos, se pueden visualizar utilizando algoritmos de visualización de minería de procesos, como gráficos de variaciones de procesos.
análisis de datos - El paso final y clave para la minería de procesos es el análisis de los datos del proceso con el objetivo de encontrar oportunidades para eliminar, estandarizar o automatizar procesos ineficientes.
Decir que el proceso de minería consta de 4 pasos es una simplificación excesiva. En realidad, se requieren muchos pasos adicionales dependiendo de dónde se recopilen los datos del registro de eventos o de cuántos detalles contengan los datos. Normalmente, necesitará integrar y extraer datos de cada sistema fuente por separado y cada fuente de datos puede tener sus requisitos únicos para la extracción de datos de eventos.
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Los registros de eventos son el punto de partida de muchas soluciones de software de minería de procesos.
Hacia la estandarización de los datos de registro de eventos
Si bien los registros de eventos pueden tener diferentes formatos en sistemas y bases de datos, ha surgido un estándar sobre cómo se analizan y visualizan los datos de eventos en las herramientas de minería de procesos. eXtensible Event Stream (XES) es un estándar abierto para representar datos de eventos para la minería de procesos. Es un formato basado en XML para representar registros de eventos, que son colecciones de eventos que ocurren dentro de un sistema o proceso. XES proporciona un marco unificado para la codificación y el intercambio de datos de eventos, lo que permite que diferentes sistemas interoperen y compartan registros de eventos. XES también permite la creación de extensiones y anotaciones personalizadas, lo que permite a las organizaciones agregar información más detallada a sus registros de eventos. Si bien muchas herramientas de minería de procesos utilizan XES, los datos de minería de procesos también se pueden almacenar en diferentes formatos, incluidos archivos de valores separados por comas (CSV).
Limitaciones de los registros de eventos en el análisis de procesos
Si bien la minería de procesos basada en registros de eventos puede hacer maravillas para las organizaciones y ha demostrado que durante muchos años, todavía hay áreas en las que la minería de procesos falla.
Análisis de los datos más recientes pero no en tiempo real
La minería de procesos examina los datos más recientes tomados de los sistemas de información, pero esto no necesariamente proporciona una imagen completa de cómo le está yendo a una empresa en este momento. Los análisis fuera de línea que son más "estáticos" se producen extrayendo primero los datos de los registros de eventos en un momento específico, limpiándolos y solo después analizándolos. Como resultado, las tecnologías estándar de minería de procesos no pueden alertar continuamente sobre posibles desviaciones del proceso
Altos costos iniciales
El despliegue de herramientas de minería de procesos requiere una gran cantidad de trabajo y aportes de numerosos equipos y unidades, lo que resulta en un alto costo total de propiedad. No es raro que un equipo de minería de procesos incluya científicos de datos dedicados y expertos en minería de procesos que requieren un conocimiento profundo del dominio.
Fuerte dependencia de analistas humanos
Si bien el objetivo final de la minería de procesos es permitir la mejora de los procesos, este objetivo no se puede lograr sin la ayuda de analistas de negocios, analistas de datos y profesionales de TI. Para la minería de procesos, hay dos áreas principales en las que las personas son absolutamente necesarias:
Interpretación de datos: Una vez analizados los datos, los conocimientos por sí solos son insuficientes; se requiere un analista de negocios para interpretar los datos e identificar casos de uso específicos que sean consistentes con los objetivos originales.
Extracción y limpieza de datos: Dado que los datos del registro de eventos pueden faltar, ser inexactos o estar duplicados, los analistas de datos deben dedicar tiempo a limpiarlos antes de poder utilizarlos.
Largo tiempo para valorar
Diferentes sistemas requieren mucho tiempo de integración y preparación de datos antes de poder comenzar a proporcionar registros de eventos. Al ser un paso necesario en la minería de procesos, termina alargando el tiempo de obtención de valor de los proyectos.
¿Qué pasa si no puedes utilizar los datos del registro de eventos?
Si bien los datos de registro de eventos están fácilmente disponibles en muchos sistemas fuente, como el sistema SAP ERP comúnmente utilizado, hay muchas aplicaciones comerciales que no contienen los datos necesarios para crear registros de eventos para la minería de procesos. Una herramienta útil para verificar y ver los registros de eventos de Windows es el Visor de eventos lo cual es crucial para rastrear problemas del sistema y localizar los archivos en el directorio especificado. Las operaciones comerciales actuales utilizan un amplio conjunto de aplicaciones que no contienen registros de eventos fácilmente disponibles
Aplicaciones de productividad/trabajo en equipo (Outlook, Teams, etc.),
Sistemas de información heredados (LIS),
Sistemas de terceros/proveedores,
Software o informes propietarios,
Portales gubernamentales.
La falta de datos de registro de eventos es especialmente importante en sectores con mucho conocimiento, como los seguros, los servicios financieros y la contabilidad. En estos ejemplos, hay muchos procesos y flujos de trabajo manuales y que consumen mucho tiempo y que ocurren entre diferentes aplicaciones para formar un proceso unificado. Imaginemos, por ejemplo, una reclamación de seguro o una solicitud de préstamo. En estos casos, hay muchas actividades que no se rastrean en los registros de eventos del sistema ERP o CRM a medida que los expertos revisan o procesan información específica de diferentes fuentes de datos.
Considere una alternativa: inteligencia de procesos híbridos
La minería de procesos puede ser una gran fuente de inteligencia de procesos, siempre que tenga acceso a registros de eventos y tenga datos estructurados de alta calidad. Si no tiene acceso fácil a los registros de eventos o sus flujos de trabajo abarcan muchas aplicaciones diferentes, es posible que desee considerar el híbrido. Los registros de eventos de Windows almacenan información crucial sobre el sistema, la seguridad y los eventos relacionados con la aplicación. Estos registros incluyen niveles de gravedad y definiciones detalladas, que son esenciales para monitorear y diagnosticar problemas, así como para predecir problemas futuros dentro de un sistema operativo Windows. Ejemplo de inteligencia de procesos híbridos: ProcessMaker Inteligencia de procesos
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ProcessMaker PI crea registros de eventos estandarizados basados en objetos comerciales en la interfaz de usuario
Con un enfoque híbrido, no se limita a analizar datos con registros de eventos; de hecho, soluciones como ProcessMaker Process Intelligence generan registros de eventos automáticamente a partir de datos de objetos comerciales en interfaces de aplicaciones relevantes. El resultado final son los conocidos beneficios de la minería de procesos sin la integración de datos ni la molestia de gestionar el registro de eventos. Para obtener más información, consulte Nuestro último informe técnico.
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