¿Qué son los procesos paralelos y por qué son importantes en los negocios?
Toda empresa exitosa depende de innumerables procesos y flujos de trabajo documentados. Sin embargo, incluso las organizaciones mejor organizadas enfrentan el desafío de los procesos paralelos. En este artículo, exploraremos qué son los procesos de sombra y cómo se pueden evitar eficazmente.
¿Qué son los procesos de sombra?
Los procesos en la sombra son tareas y flujos de trabajo comerciales que normalmente no son rastreados ni monitoreados formalmente por la organización. Estos pueden incluir procesos manuales, actividades no documentadas o prácticas informales que no están oficialmente reconocidas o documentadas. Los procesos en la sombra pueden manifestarse dentro de las operaciones de una organización o extenderse a las interacciones con clientes y proveedores. A menudo introducen complejidad en los sistemas existentes, generan ineficiencias y plantean riesgos potenciales de seguridad y cumplimiento. Las empresas han buscado durante mucho tiempo comprender el panorama del trabajo digital dentro de sus organizaciones. Para ello se han utilizado diversos métodos, incluidos consultores especializados que mapean procesos, software de creación de diagramas de flujo ytarea minera yminería de procesos herramientas. Sin embargo, muchos procesos a menudo permanecen sin descubrir y representan el “lado oscuro” de las operaciones comerciales. Al confrontar e integrar estos aspectos ocultos y reprimidos, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia, mejorar el cumplimiento y liberar todo su potencial.
¿Cómo se crean los procesos de sombra?
Siempre existe un “camino feliz” ideal sobre cómo deben operar los procesos. Esto suele documentarse y describirse, como la incorporación de un nuevo colega por parte de Recursos Humanos o el proceso de cierre mensual por parte de Contabilidad. Sin embargo, el camino feliz no siempre funciona como se pretende en la vida real. Las desviaciones y soluciones alternativas pueden alterar el proceso respecto de su diseño original. se refieren a procedimientos ocultos que deben completarse pero que no están documentados. Estos procesos pueden eclipsar el flujo de trabajo principal, introduciendo tareas no documentadas y trabajo ad hoc. Por ejemplo, la unidad de Cuentas por Pagar es responsable del procesamiento de facturas, pero a menudo realiza numerosas tareas pequeñas que no se especifican en ninguna parte para garantizar que el trabajo continúe fluyendo. En consecuencia, el proceso se vuelve mucho más complejo de lo previsto inicialmente. Estos procesos ocultos pueden variar ampliamente. Pueden incluir ajustes menores dentro del flujo de trabajo principal o pequeñas desviaciones de las tareas asignadas que adoptamos inadvertidamente. Los procesos de sombra a menudo consisten en pequeños procedimientos que las personas crean con el tiempo sin darse cuenta. Desafortunadamente, estos pueden acumularse rápidamente y convertirse en una cantidad significativa de tiempo empleado al considerar todas las variaciones en todo el equipo.
¿De dónde provienen las variaciones en el proceso?
Datos insuficientes: Cuando un proceso está mal definido y permite una interpretación significativa, las personas pueden emprender sus propios caminos al completar un proceso, lo que puede no ser siempre el más eficiente.
Cambios en los requisitos: Si un proceso ha evolucionado —quizás debido a la adquisición de un nuevo cliente— pero los procedimientos documentados permanecen sin cambios, los empleados deberán adaptarse y encontrar nuevos métodos sobre la marcha.
Trabajo redundante: Ocasionalmente, los empleados pueden realizar tareas innecesarias, como volver a verificar ciertos aspectos del proceso para garantizar un funcionamiento sin problemas. Esto ocurre a menudo debido a una falta de confianza en la automatización del software, lo que los lleva a rehacer manualmente partes del flujo de trabajo.
El impacto de los procesos en la sombra en las empresas
Los procesos en la sombra pueden afectar significativamente las operaciones comerciales, generando ineficiencias, riesgos de seguridad y problemas de cumplimiento. Estos procesos ocultos añaden capas de complejidad a los sistemas existentes, lo que dificulta que las organizaciones analicen y mejoren sus flujos de trabajo. Cuando los procesos paralelos están en juego, la gerencia tiene dificultades para diseñar estrategias efectivas para situaciones no rutinarias, lo que resulta en una disminución de la productividad y la precisión. Además, la presencia de procesos paralelos a menudo apunta a problemas más profundos dentro de una organización, como la política de los empleados, las preferencias personales y las relaciones. Estos factores pueden contribuir a la creación y perpetuación de procesos paralelos, afectando en última instancia el rendimiento general del negocio. Para mitigar el impacto de los procesos paralelos, las organizaciones pueden aprovechar plataformas en la nube BPM de alta productividad. Estas plataformas alientan a los propietarios de procesos en la sombra a sacar a la luz sus procesos, haciéndolos más visibles y manejables. Al trasladar los procesos a una plataforma de automatización, las empresas pueden reducir la prevalencia de procesos en segundo plano y trabajar para lograr sus objetivos de eficiencia y precisión.
El papel del yo sombra en los procesos de negocio
El concepto de Carl Jung del yo sombra se refiere a los aspectos reprimidos u ocultos de la personalidad de un individuo. En el contexto de los procesos de negocio, el yo sombra puede influir significativamente en cómo se realizan las tareas y se toman las decisiones. El yo sombra puede manifestarse de varias maneras dentro de los procesos de negocio:
Miedo y evitación: El yo de la sombra puede hacer que las personas eviten ciertas tareas o decisiones, lo que genera ineficiencias y demoras.
Procrastinación: Puede provocar procrastinación, provocando que se pospongan tareas y decisiones importantes, lo que en última instancia afecta el desempeño general del negocio.
Falta de autoaceptación: El yo de la sombra puede impedir que las personas reconozcan sus fortalezas y debilidades, lo que resulta en una mala toma de decisiones y una gestión ineficaz de las tareas.
Para contrarrestar el impacto negativo del yo en la sombra sobre los procesos de negocio, las personas pueden realizar trabajos en la sombra. Esto implica explorar e integrar los aspectos reprimidos u ocultos de su personalidad. Técnicas como buscar terapia, practicar la autorreflexión y desarrollar la autoaceptación son cruciales en este proceso. Al reconocer y abordar el yo de la sombra, las personas pueden volverse más conscientes de sus pensamientos, sentimientos y comportamientos. Esta mayor conciencia conduce a una mejor toma de decisiones y gestión de tareas, lo que impacta positivamente en los procesos de negocios con mayor productividad, eficiencia y precisión. En el mundo exterior, el yo de la sombra puede manifestarse a través de:
Tareas de sombra: Tareas realizadas fuera de los procesos comerciales formales, a menudo en secreto o sin la debida autorización.
Sistemas de sombras: Sistemas o procesos que operan fuera de los procesos comerciales formales, generalmente sin la documentación o supervisión adecuadas.
Reconocer y abordar el yo en la sombra ayuda a reducir la presencia de tareas y sistemas en la sombra, lo que conduce a una mayor transparencia, responsabilidad y eficiencia en los procesos comerciales.
¿Por qué son peligrosos los procesos de sombra?
Como era de esperar, los procesos de sombra consumen una cantidad significativa de tiempo. Si bien pueden parecer esenciales para nuestro trabajo, esta percepción a menudo surge de su presencia duradera en nuestras rutinas. Tras la reevaluación, muchos de estos procesos se revelan redundantes. Los procesos en la sombra pueden obstruir otras iniciativas, como la transformación digital. A menudo pasan desapercibidos porque no son fácilmente identificables y existen fuera de los sistemas y aplicaciones empresariales. Estos procesos se acumulan rápidamente, lo que aumenta su riesgo para la productividad general. Es fácil pasar por alto estas tareas, ya que no constituyen el núcleo de nuestro trabajo pero a menudo representan una inversión de tiempo sustancial. Sin embargo, son precisamente estos procesos ocultos los que pierden tiempo valioso, interrumpen el flujo de trabajo y permanecen desatendidos.
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Tipos de procesos en la organización
¿Cómo se pueden eliminar los procesos en la sombra de los procesos de negocio?
Los procesos de sombra a menudo surgen cuando las personas intentan eliminar tareas tediosas e ineficaces. A continuación se presentan varias estrategias para erradicar los procesos de sombra de su organización:
Identificar y documentar los procesos esperados: Tómese el tiempo para documentar exhaustivamente cada proceso, junto con sus pasos asociados. Incluya tanto tareas manuales como prácticas informales que puedan estar contribuyendo a las ineficiencias.
Automatizar procesos siempre que sea posible: Busque oportunidades para reemplazar procesos manuales con soluciones automatizadas. Por ejemplo, utilice software para agilizar las interacciones con los clientes o automatizar la gestión de proveedores.
Establecer procesos formales: Asegúrese de que todos los procesos estén documentados formalmente, comunicados a las partes interesadas y rastreados y monitoreados de manera consistente.
Monitorear y revisar los procesos periódicamente: Realice revisiones periódicas de sus procesos para verificar que permanezcan actualizados y que cualquier modificación esté debidamente documentada.
Invertir en formación y educación: Asegúrese de que todos los empleados estén informados sobre los procesos y capacitados en su aplicación. Esta inversión puede reducir significativamente la dependencia de soluciones manuales.
Busque terapia para orientación profesional: Considere la opción de buscar terapia como alternativa para abordar los procesos de sombra de forma independiente. Un profesional capacitado puede brindar orientación, detectar patrones y ofrecer indicaciones personalizadas, mejorando el proceso general.
¿Cómo descubrir procesos de sombra?
Involucrar a las partes interesadas clave. Comience entrevistando a las partes interesadas dentro de la organización para obtener información sobre sus procesos y los pasos manuales que emplean.
Analizar datos del proceso. Examinar los datos en busca de patrones que puedan sugerir la existencia de procesos que no sean rastreados o monitoreados oficialmente.
Observar procesos en acción. Dedique tiempo a observar cómo se desarrollan los procesos para identificar cualquier paso manual o práctica informal que pueda pasarse por alto.
Haga preguntas pertinentes. Plantee preguntas que puedan revelar procesos ocultos, como "¿Cómo lograste eso?" o "¿De dónde sacaste esa información?"
Realizar una auditoría de descubrimiento de procesos. Una auditoría de procesos exhaustiva puede ayudar a identificar procesos paralelos, resaltar áreas de mejora y ofrecer estrategias para optimizar las operaciones.
Un nuevo método para descubrir procesos de sombra
Si está buscando un enfoque más automatizado para identificar procesos ocultos, considere utilizar software de inteligencia de procesos. Los procesos en la sombra consumen una cantidad significativa de tiempo organizacional sin aportar mucho valor agregado. El software de inteligencia de procesos le permite analizar procesos, flujos de trabajo y actividades internos, lo que le ayuda a descubrir ineficiencias, incluidos los procesos ocultos.Conéctese con nuestros consultores calificados para saber si esta solución es adecuada para su organización.
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