¿Qué es un BPMS? Una guía de sistemas de gestión de procesos empresariales
Un sistema de gestión de procesos de negocio puede mejorar significativamente la eficiencia de su negocio. Esto le permite implementar procesos para ayudar con tareas como mejorar la precisión, reducir costos, aumentar el servicio al cliente y proporcionar una mejor comunicación entre los empleados. También ayuda a reducir errores y mejorar la colaboración entre diferentes departamentos dentro de su empresa. Los sistemas de gestión de procesos de negocio deben ser modulares y flexibles. Las características principales de un BPMS incluyen la capacidad de diseñar, ejecutar, monitorear y optimizar procesos de negocio. Si desea que su BPMS sea altamente personalizable, también querrá que se integre sin problemas con su infraestructura de TI existente y maneje una amplia variedad de tipos de datos.
Una Suite BPM y un BPMS tienen usos diferentes
Una suite de BPM es un conjunto de herramientas integradas, mientras que un BPMS es una plataforma que ejecuta procesos. Un BPMS es la base de una suite de BPM, pero no tiene todas las capacidades que puede necesitar para administrar su negocio de manera efectiva. Una suite de BPM ofrece una amplia gama de capacidades que pueden ayudarlo a administrar todo el ciclo de vida de sus procesos de negocio, desde la planificación hasta la ejecución y el monitoreo, la mejora y la optimización. Lo más importante es que ofrecen funciones como automatización y análisis que pueden ayudarlo a personalizar las experiencias del cliente en todos los canales (es decir, aplicaciones móviles). La diferencia entre estas dos tecnologías no es solo semántica: es importante saber qué significan para tomar decisiones informadas sobre qué solución es la adecuada para las necesidades de su organización hoy y hacia dónde se dirigirá mañana.
Una Suite BPM es una colección de herramientas que se integran
Una Suite BPM es una colección de herramientas integradas. Cada herramienta aborda una función de negocio específica, como flujo de trabajo, gestión de documentos o análisis. Se puede utilizar para diferentes propósitos, que incluyen:
Implementación de procesos de negocio
Mejora de procesos
Automatización de procesos
BPMS es la plataforma que ejecuta los procesos
Los sistemas de gestión de procesos de negocio (BPMS) son las plataformas que ejecutan los procesos. Proporcionan las herramientas para gestionar y automatizar los procesos de negocio, lo que le permite aprovechar las ventajas de Un BPMS no es una herramienta; es una plataforma para la gestión de procesos de negocio. Un BPMS es responsable de proporcionar una infraestructura que admita BPM y herramientas asociadas. Un BPMS robusto admitirá lo siguiente:
Modelado de procesos: la capacidad de crear y modificar procesos en software, lo que incluye tareas como la identificación de elementos del flujo de trabajo y la asignación de atributos.
Automatización de flujos de trabajo: la capacidad de ejecutar automáticamente tareas dentro de un proceso según reglas o desencadenantes específicos
Procesamiento de eventos complejos (CEP): la capacidad de monitorear eventos y activar acciones según se cumplan criterios específicos.
La diferencia principal entre un BPMS y una Suite BPM radica en su funcionamiento:
Un BPMS proporciona herramientas para gestionar el desarrollo y mantenimiento de modelos de procesos de negocio. Le permite diseñar e implementar nuevos procesos y mantener los existentes a través de iniciativas de mejora continua.
Una Suite BPM integra ambos sistemas para crear una solución integral que automatiza el flujo de trabajo de toda su organización.
Una plataforma BPMS optimiza y automatiza los procesos de negocio
Optimizar y automatizar procesos de negocio.
Utilizar la automatización de flujos de trabajo y la reingeniería de procesos.
Identifique ineficiencias o cuellos de botella antes de que se conviertan en un problema.
Mejorar la integración porque pueden conectar sus diferentes sistemas para que la información sea accesible en toda la organización. Esto brinda a las personas más visibilidad de su trabajo y de lo que están haciendo sus colegas en cualquier momento, lo que nos lleva a...
Una solución BPMS ayuda a las organizaciones a mejorar la eficiencia y la productividad
Un BPMS es una herramienta esencial para las empresas que buscan mejorar sus procesos de negocio. Ayudan a las empresas a aumentar la eficiencia, la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la reducción de costos. Esta solución también puede ayudarle a aumentar los ingresos. Al automatizar tareas y procesos manuales en el flujo de trabajo de su organización, facilita que los equipos de ventas generen más clientes potenciales y cierren más acuerdos más rápido, lo que genera mayores ingresos para su negocio.
Tipos de soluciones BPMS
Considere estos tipos prominentes al elegir la herramienta adecuada para su organización:
BPMS Empresarial: Una solución local utilizada típicamente por grandes organizaciones con procesos y requisitos empresariales complejos a nivel empresarial. La solución tiene un alto grado de flexibilidad y personalización y requiere más tiempo y esfuerzo para implementarla y mantenerla.
BPMS de código abierto: Una alternativa de código abierto a los productos comerciales, que puede costar menos de la mitad si la compra directamente en lugar de pagar tarifas de licencia por usuario anualmente o costos de suscripción mensual. Las soluciones de código abierto suelen ser más personalizables que sus contrapartes comerciales porque se construyen desde cero en lugar de derivarse de componentes preconstruidos como los utilizados en plataformas de software propietarias.
Por qué un nuevo BPMS puede ser beneficioso
Los beneficios de un BPMS incluyen:
Mayor eficiencia. Un BPMS puede ayudarle a gestionar sus procesos de manera más eficiente y hacerlos más fáciles de entender e implementar.
Costos reducidos. Al implementar un BPMS, puede reducir la cantidad de tiempo que sus empleados dedican a la gestión de procesos de negocio, lo que generará ahorros de costos generales para la organización. Esto se debe a que es mucho menos costoso ejecutar un proceso automatizado que uno manual (e incluso más barato si está utilizando automatización impulsada por IA).
Mayor rentabilidad. Si su empresa actualmente tiene márgenes de beneficio bajos debido a malas relaciones con los clientes u operaciones ineficientes, implementar un BPMS podría ser justo lo que necesita para lograr mayores beneficios a través de una mayor eficiencia y menores costos operativos, ¡sin sacrificar la calidad!
Las características imprescindibles que ofrecen las soluciones BPMS
Automatización de flujos de trabajo. Esta es la capacidad de un BPMS para automatizar flujos de trabajo y procesos, lo que podría incluir tareas como la aprobación de informes de gastos o la programación de reuniones.
Gestión de procesos. La plataforma BPMS debe ayudarle a gestionar sus procesos de negocio, incluida su definición y el seguimiento de su progreso.
Paneles. Los paneles son representaciones visuales de datos que brindan a los usuarios acceso rápido a información crucial sobre el rendimiento de sus negocios en tiempo real (o casi).
Herramientas de análisis. Querrá herramientas de análisis integradas en su BPMS para rastrear datos de toda su organización en una ubicación central, ¡y utilizar esta información para tomar decisiones sobre estrategias críticas para avanzar y mejorar las operaciones actuales en general!
Capacidades de integración con otros sistemas como plataformas HRIS/HRM, suites de software CRM y plataformas ERP.
Otras características que puede desear de su BPMS
Si está interesado en un BPMS de nivel empresarial, aquí hay algunas otras características a considerar:
Interfaz de usuario: La interfaz de usuario es cómo los usuarios interactúan con el sistema. Los sistemas suelen tener una interfaz de usuario web o un cliente enriquecido (para escritorio).
Gestión de datos: Este componente permite a los usuarios definir y mantener elementos de datos utilizados durante la vida útil del sistema. También gestiona las relaciones entre entidades de datos, que pueden ser complejas en sistemas específicos. Un ejemplo de esto son las bases de datos CRM. Cada cliente tiene muchas cuentas, contactos, etc. relacionados. Todos se definen como parte de su registro maestro dentro del propio sistema CRM en lugar de ser entidades separadas gestionadas en otro lugar.
Modelado centrado en el ser humano en relación con la programación
Modelado centrado en el ser humano
El modelado centrado en el ser humano es un método para construir modelos de procesos de negocio que se pueden utilizar para automatizar procesos o crear árboles de decisión. Es la opción más fácil de usar de las tres, ya que los usuarios de negocio pueden hacerlo sin un conocimiento técnico extenso. Sin embargo, dado que la mayoría de las personas en una empresa no son programadores o desarrolladores y no hablan un código informático fluido, el modelado centrado en el ser humano requiere más tiempo y esfuerzo que BPMS o la programación. Solo debe considerar el modelado centrado en el ser humano si su proyecto tiene requisitos relativamente sencillos; de lo contrario, puede ser más fácil aprovechar una de las otras dos opciones.
BPMS
En el modelado centrado en el ser humano, el código lo proporciona el analista de negocio. Esto proporciona una solución simple para implementar estándares o plataformas sin requerir que un desarrollador aprenda nuevas habilidades. Sin embargo, BPMS requiere más experiencia que el modelado centrado en el ser humano y puede ser más difícil de implementar. Una solución BPMS también requiere significativamente más experiencia que la programación, pero le permite implementar procesos complejos sin escribir código usted mismo.
Programación
La programación es el enfoque más desafiante para BPMS, pero también es el más potente. Le permite entrar en los detalles más finos de cómo debería ser su proceso de negocio y hacerlo funcionar exactamente como usted desea. Por ejemplo, si hay un paso en su proceso que requiere que un usuario ingrese su contraseña antes de continuar, la programación le permitirá hacerlo sin ningún problema. Sin embargo, al trabajar solo con programación (o incluso con modelado centrado en el ser humano), hay varios aspectos de los procesos de negocio que son difíciles o imposibles de modelar:
Un usuario puede necesitar ayuda para completar una acción. Esto se puede hacer mediante scripting dentro de una aplicación; sin embargo, el scripting por sí solo significa que esos scripts no son reutilizables entre aplicaciones o procesos porque cada aplicación o proceso necesita su propio conjunto de scripts para cada caso de uso, ¡no podría simplemente copiar y pegar un script en otra aplicación/proceso!
La lógica utilizada por una tarea puede depender de que primero se complete con éxito otra tarea; hacer esto en el desarrollo de software requeriría una lógica de ramificación compleja, que puede ser complicada para los no desarrolladores como usted. Además, ¡nadie quiere errores cometidos durante escenarios críticos debido únicamente a errores humanos!
El modelado centrado en el ser humano es generalmente más sencillo que los otros enfoques
El modelado centrado en el ser humano es generalmente más accesible que otros enfoques. Con poco o ningún código, puede ser realizado por usuarios de negocios o desarrolladores ciudadanos (no programadores). Se puede usar junto con la programación para crear una solución híbrida que aproveche tanto el poder del software de alto rendimiento como la agilidad del modelado centrado en el ser humano. Los modelos centrados en el ser humano representan cosas que le importan al usuario, no solo lo que el sistema necesita saber. Esto permite un enfoque ágil para la construcción de aplicaciones que responde mucho mejor a los requisitos cambiantes, ya que no tiene que esperar el horario o el proceso de otra persona antes de poder comenzar algo nuevo.
Cómo seleccionar el sistema BPMS adecuado para su organización
Aquí hay algunas características rápidas para evaluar:
Modelado: Puede crear un modelo para definir sus objetivos y procesos de negocio.
Evaluación: Puede evaluar, medir y optimizar sus procesos.
Supervisión: Puede monitorear sus procesos en tiempo real y rastrear el rendimiento.
Seguimiento y Medición: Puede rastrear y medir indicadores clave de rendimiento (KPI) como el tiempo de ciclo, el tiempo de entrega y el costo por unidad, al tiempo que mejora la calidad de la prestación de servicios a los clientes.
Gestión del flujo de trabajo interno: Utilice el BPMS para gestionar el flujo de trabajo interno con pasos de aprobación o puertas de aprobación que permitan a ciertas personas dentro de una organización aprobar o rechazar solicitudes de cambios antes de que se implementen en los sistemas de producción o se publiquen en servidores activos.
Su empresa debería poder utilizar el BPMS para coordinar múltiples funciones y unidades de negocio dentro de su organización.
Es esencial considerar el tipo de comunicación que tendrá lugar entre sus unidades de negocio y cómo un BPMS puede ayudar a facilitarla. Los siguientes tipos de comunicación son buenos ejemplos de cómo debe pensar en esto:
Comunicación entre empleados de diferentes unidades de negocio. Un BPMS le permite compartir datos entre departamentos para que todos tengan acceso a toda la información necesaria para completar sus tareas laborales. También facilita que los empleados que no trabajan directamente juntos pero necesitan acceso a los datos y archivos de los demás porque ambos están trabajando en proyectos o asignaciones relacionadas. Esto significa menos confusión y menos errores cuando alguien necesita algo de otro departamento o área dentro de la empresa.
Comunicación entre diferentes funciones dentro de un departamento o área de responsabilidad (por ejemplo, ventas, RR. HH.). Un BPMS se puede utilizar como una red social interna donde los empleados pueden compartir ideas sin que sean filtradas por la gerencia primero, ¡una mejora significativa con respecto a los métodos tradicionales como enviar archivos adjuntos por correo electrónico todo el día!
El BPMS debe permitir la colaboración entre empleados y partes interesadas
Debe evaluar el BPMS para asegurarse de que le permite colaborar entre empleados y partes interesadas. La colaboración es una parte esencial de cualquier suite de gestión de procesos de negocio porque es el acto de trabajar juntos hacia un objetivo común o final. Probablemente querrá colaborar en una variedad de capacidades y situaciones a lo largo de las operaciones de su organización, por lo que es vital saber si su software puede satisfacer estas necesidades. Los tipos de colaboración que pueden ser necesarios varían según el tipo de procesos que necesite ejecutar en su empresa, pero algunos ejemplos incluyen:
Empleados internos trabajando juntos en proyectos conjuntos (por ejemplo, desarrollo de productos)
Proveedores externos que realizan entregas según los términos acordados (por ejemplo, planta de fabricación que recibe envíos del proveedor de logística)
Una buena suite de gestión de procesos de negocio puede adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes de su empresa
Una buena suite de gestión de procesos de negocio debe ser flexible y escalable. Debe proporcionar un marco que le permita cambiar los flujos de trabajo según sea necesario, ya sea agregando más aplicaciones o eliminando otras. A veces, la decisión correcta es adoptar un sistema completamente nuevo; otras veces, es mejor apegarse a lo que tiene y hacer cambios a nivel micro. También desea un BPMS que admita varios métodos de procesos de negocio, y uno que admita cualquier método que elija en el futuro, para que no tenga que preocuparse por invertir en múltiples sistemas en el futuro.
El BPMS debe ayudarle a identificar qué pasos de sus procesos de negocio están tardando demasiado y realizar los ajustes necesarios
Identificar cuellos de botella. El BPMS debe ayudarle a identificar qué pasos de sus procesos de negocio están tardando demasiado y realizar los ajustes necesarios.
Defina el problema antes de comenzar a buscar una solución. Al identificar las áreas problemáticas en sus procesos, puede comenzar a centrarse en resolverlas con las herramientas de software adecuadas e implementar cambios que las hagan más eficientes.
El BPMS debe admitir soluciones móviles
Las soluciones móviles le permiten interactuar con su BPMS sobre la marcha, lo que le brinda acceso a todos los procesos de negocio ejecutados por la suite. Esto significa que es fácil para los empleados obtener la información que necesitan para hacer mejor su trabajo, centrándose en hacer las cosas en lugar de preocuparse por cómo encontrarán lo que hay que hacer. Algunos beneficios de las soluciones móviles:
Son fáciles de aprender y usar. Los empleados no tendrán dificultades para entender cómo funcionan las cosas cuando puedan acceder a ellas desde cualquier lugar del mundo en cualquier momento del día o de la noche. ¡Esto hace posible tanto para empresas grandes como pequeñas!
Mejoran los niveles de satisfacción de los empleados en todos los departamentos de su organización. Por ejemplo, el personal de trastienda como yo, que no tiene interacción directa con los clientes, todavía tiene acceso a través de nuestros iPads cuando es necesario en ciertas situaciones en las que uno podría necesitar información rápidamente sin tener experiencia de primera mano disponible de inmediato debido a la falta de ella, también atado en otro lugar trabajando horas extras durante la temporada alta, lo que resulta en reuniones frecuentes que se llevan a cabo durante todo el día en lugar de poder hacerlo, causando retrasos debido a malas habilidades de planificación que los hacen llegar tarde.
Asegúrese de que la interfaz de usuario sea intuitiva para que sus empleados puedan adaptarla de manera fácil y rápida
Uno de los factores más críticos para elegir el BPMS adecuado es la interfaz de usuario. Quiere asegurarse de que sea intuitiva para que sus empleados puedan adaptarla de manera fácil y rápida. También es vital que considere cómo sus empleados usarán el sistema y qué necesitan de él. Si no están familiarizados con un tipo particular de software, es posible que no sepan lo que están haciendo cuando comiencen a usarlo. Esto podría llevar a que se dedique más tiempo a averiguar cómo funcionan las cosas en lugar de hacer el trabajo de manera eficiente.
Un buen BPMS ayuda a las empresas a aumentar la eficiencia, reducir costos, mejorar la visibilidad y mantenerse al día con las altas expectativas de los consumidores en cuanto a servicio.
Un buen BPMS ayuda a las organizaciones a aumentar la eficiencia. Puede reducir el tiempo y los costos involucrados en la gestión de procesos de negocio.
Un BPMS bien diseñado ayuda a las empresas a reducir costos. La automatización elimina tareas manuales repetitivas y permite una resolución de problemas más rápida.
Un buen BPMS ayuda a las empresas a mejorar la visibilidad de sus operaciones para satisfacer mejor las expectativas de los clientes en cuanto a la prestación de servicios, aumentar la productividad y la satisfacción de los empleados.
Con esta nueva ola de soluciones BPMS, existe una alta probabilidad de que tenga al menos algunas opciones para satisfacer sus necesidades. Dependerá de usted evaluarlas según sus criterios y si cumplen con lo que requiere el proyecto. Sin embargo, es importante darse cuenta de que la única solución BPMS correcta o mejor a menudo es individualizada y específica para cada circunstancia; hay demasiadas variables en cualquier industria o empresa para elegir algo de estante. El número y la naturaleza de sus transacciones y los procesos de su organización probablemente determinarán qué solución de software es la mejor para usted.
