¿Qué harías con 2,5 horas extra en tu jornada laboral? Para la mayoría de la gente, la pregunta no tiene sentido. “Encontrar más tiempo” es una hazaña casi imposible. Los investigadores realizaron un estudio con 2.000 trabajadores. El estudio reveló que, en promedio, los trabajadores pasar más de 142 minutos cada día sobre tareas administrativas, trámites e ingreso de datos. Estamos tan ocupados con el trabajo que el 90% de nosotros no tenemos tiempo en nuestro día para centrarnos en ideas de negocio creativas. Ahorrar tiempo no es un simple cambio de moneda: hay que elegir las tecnologías adecuadas para tener éxito. A la cabeza está la automatización de procesos de negocio (BPA).
¿Qué es la Automatización de Procesos de Negocio?
Considere todos los pasos involucrados en procedimientos comunes como pagar una factura, preparar un informe de gastos o pedirle a su gerente una serie de días de vacaciones. Realizar los movimientos manualmente y paso a paso puede llevar horas. Incluyendo los seguimientos, muchos pueden tardar días o semanas. La automatización de procesos de negocio nos permite trasladar la responsabilidad de estas tareas que agotan la productividad a la tecnología. En lugar de dedicar 15 semanas cada año a tareas mundanas, podemos utilizar software para realizarlas por nosotros. La automatización de procesos de negocio utiliza tecnología para automatizar tareas manuales, acelerando drásticamente su velocidad y mejorando la eficiencia operativa. ¿cómo? Los sistemas automatizados pueden completar formularios, enviar correos electrónicos, coordinar entre personas, validar datos y más. Con BPA y automatización inteligente, las organizaciones pueden reducir su dependencia de la intervención humana automatizando una variedad de tareas repetitivas. En comparación con una plataforma simple de gestión de tareas, BPA le ayuda a crear, controlar y gestionar flujos de trabajo complejos a escala. La estrategia centraliza todos los procesos que recorren su organización en un solo portal.
Tareas y procesos comúnmente automatizados en BPA:
Entrada rutinaria de datos
Rellenar hojas de cálculo o bases de datos
Incorporar nuevos empleados o despedir al personal saliente
Flujos de trabajo complejos (por ejemplo, apertura de nuevas cuentas bancarias)
Generación de informes
Procesar papeleo
Aprobaciones de marketing de contenidos
Completar automáticamente acuerdos y otros documentos con información de su CRM
Rellenar hojas de cálculo
Validación de datos
Las herramientas de automatización de procesos de negocio desempeñan un papel crucial en la automatización de estas tareas, la mejora de la personalización del flujo de trabajo y la mejora de la productividad general del negocio.
¿Por qué es importante la automatización de procesos de negocio?
La automatización puede ayudar a liberar el potencial sin explotar de los mejores miembros de su equipo en la transformación digital. Al liberarlos de las tareas manuales, pueden centrarse en actividades más generadoras de ingresos que impulsen el crecimiento de la empresa. En general, la automatización de procesos de negocio ayuda a las organizaciones:
Acelerar las operaciones cotidianas
Tome decisiones informadas más rápido
Eliminar cuellos de botella en el proceso
Reducir los riesgos regulatorios
Eliminar procesos manuales/basados en papel
¿Cuáles son los beneficios de la automatización de procesos de negocio?
La automatización de procesos proporciona una gran cantidad de beneficios para su organización. No es de extrañar que dos tercios de las empresas dependan ahora en gran medida de la automatización. Aquí hay cinco razones para automatizar sus tareas: Eficiencia mejorada La eficiencia es uno de los principales beneficios de la automatización de procesos de negocio. McKinsey lo muestra entre las ventajas más sorprendentes del BPA. Las industrias que utilizan la estrategia BPA experimentan un aumento de eficiencia del 20–35% al tiempo que reducen los plazos de procesamiento a más de la mitad. Precisión Las tareas manuales son propensas a errores, como pulsaciones de teclas erróneas y errores de entrada de datos. Apenas 290 segundos después de iniciada su misión, un error tipográfico puso fin a la misión del Mariner 1’ a Venus. El guión faltante le costó a la NASA 80 millones de dólares. El BPA es simplemente el truco para reparar procesos propensos a errores humanos. Satisfacción del cliente La automatización de procesos de negocio puede mejorar la satisfacción del cliente al brindar un servicio más rápido y preciso. No hay nada más frustrante para un cliente que la falta de actualizaciones. Ya sea que estén esperando que usted apruebe una hipoteca o procese una devolución, los tiempos de respuesta lentos hacen que la satisfacción del cliente caiga en picada. Más del 30% de los clientes se marcharán tras una experiencia desagradable —incluso de sus marcas más queridas. Al utilizar la automatización de procesos, obtendrá información en tiempo real a lo largo de todo el recorrido del proceso. Proporcione a los clientes actualizaciones oportunas e infórmeles si hay algún retraso, como información faltante. Productividad El BPA también es una bendición para su productividad interna. Sorprendentemente, sólo la mitad de los empleados conocen plenamente las expectativas de su trabajo. BPA define claramente las responsabilidades y ayuda a los equipos a ver cómo sus contribuciones contribuyen al bien común, al tiempo que brinda a cualquiera una idea del progreso general. Accenture predice que los flujos de trabajo impregnados de inteligencia artificial pueden aumentar la productividad hasta en un 40%—, una estadística atractiva para cualquiera que busque sacar más provecho de su fuerza laboral existente. Ahorro de costes La automatización de procesos de negocio puede reducir significativamente los costos al asumir la carga de tareas administrativas mundanas, liberando a los miembros del equipo para concentrarse en impulsar el negocio. En algunas industrias, el trabajo innecesario y ocupado puede reducir pérdidas de más de 530 mil millones de dólares por año. Las empresas pueden acumular ahorros significativos transfiriendo estas responsabilidades a las máquinas.
¿Cómo funciona la automatización de procesos de negocio?
BPA permite que varias aplicaciones “hablen” entre sí. Por ejemplo, un miembro del equipo de marketing puede unir algunas aplicaciones para optimizar partes de un flujo de trabajo. Esto podría incluir una nueva dirección de correo electrónico al CRM y una plataforma de marketing por correo electrónico separada. Una estrategia BPA eficaz incluye más de un puñado de tareas de automatización distribuidas por toda su organización. Un sistema robusto de automatización de procesos no solo automatiza tareas repetitivas sino que también mejora la rendición de cuentas, proporciona información valiosa y respalda la mejora continua de los procesos, lo que en última instancia permite a las organizaciones adoptar la transformación digital. La automatización de procesos de negocio no es una estrategia de nicho. Está abierto a todas las industrias y departamentos. Los gerentes de marketing, ventas, recursos humanos, contabilidad y cadena de suministro pueden aprovechar los beneficios de BPA. Vea cómo lo utilizan estas tres empresas tan diferentes.
Uso de BPA en Operaciones
Coca-Cola México implementó BPA para automatizar los procesos de estándares de calidad y cumplimiento para sus miles de proveedores.
La solución permite a los nuevos proveedores enviar sus solicitudes a través de un formulario digital.
La información se dirige inmediatamente a los revisores de diligencia debida dentro de los diferentes departamentos de Coca-Cola.
Después de confirmar los rigurosos estándares de calidad y cumplimiento del imperio de las bebidas gaseosas, los proveedores son aprobados para trabajar con Coca-Cola.
La solución redujo el tiempo de procesamiento, aumentó la transparencia y mejoró la trazabilidad de la cadena de suministro dentro de sus operaciones.
Cómo un banco real se beneficia de la BPA
GTBank necesitaba más personalización y escalabilidad en sus procesos financieros críticos. Muchas tareas se llevaban a cabo en sucursales individuales, lo que dificultaba la comunicación y la colaboración entre departamentos. GTBank recurrió a una plataforma BPM para centralizar el procesamiento, integrarse con Swift Financial Messaging Service para transacciones de cambio de divisas y aumentar la automatización en todas las sucursales utilizando software de automatización de procesos digitales. Utilizando BPA, el banco logró la automatización integral de procesos críticos, proporcionó a los clientes aplicaciones de autoservicio y redefinió los flujos de trabajo de su departamento de TI. Hoy en día, GTBank cuenta con 7.500 usuarios que trabajan 20.000 casos a través del sistema—, lo que convierte a su plataforma BPA en la aplicación más utilizada en el banco. Lea el estudio de caso de la banca BPA
Cómo la BPA puede beneficiar a las organizaciones de atención médica
La oficina regional de Kaiser Permanente tuvo dificultades para gestionar las solicitudes de equipos, capital y personal. Estos procesos implicaban instrucciones complejas y múltiples hojas de cálculo, lo que dificultaba la identificación de errores y el seguimiento del progreso para los usuarios comerciales. Para agilizar estos procesos, Kaiser Permanente recurrió a la automatización BPM personalizada. Los flujos de trabajo automatizados transformaron tres de los procesos financieros más importantes, eliminando tareas manuales y aumentando la productividad del equipo de servicios financieros, que ahora ejecuta más de 1500+ casos al año. [cta title="Descubra cómo Kaiser Permanente obtuvo control total y visibilidad de cuatro de sus procesos comerciales más críticos" link_text="Lea la historia de éxito" link="/recursos/éxito-del-cliente/éxito/kaiser-permanente/"]
¿Cómo empezar con la automatización de procesos de negocio?
¿Listo para empezar a automatizar tus procesos de negocio? Aquí tienes una lista de verificación rápida para poner en marcha tu plan. 1. Identificar las mejores oportunidades para la automatización ¿Cómo elegir los mejores procesos para automatizar? A continuación se presentan algunos candidatos y características ideales a tener en cuenta:
Alto volumen
Repetible
Varias veces al día
Alto impacto en los negocios
Colaborativo, compartido entre al menos dos departamentos multifuncionales diferentes
Aprobación de terceros externos
Requerir la aprobación o el aporte de varios miembros del equipo
Normas de cumplimiento normativo
Propenso a errores y/o de alto riesgo
Datos confidenciales
Entrada manual pesada de datos
Obligatorio, requiere coherencia
Mundano y aburrido
Si bien es tentador automatizar todo, eso no significa que debas hacerlo. Comience con tareas que cumplan con los criterios anteriores y crezca a partir de ahí. ¿no estás seguro de por dónde empezar? Sin presión auditoría de inteligencia de procesos es un gran punto de partida. 2. Enumere los pasos o mapee los procesos automáticamente Tradicionalmente, usted mismo tendría que preparar un mapa detallado del proceso preguntando, entrevistando a personas y observando cómo se realizan los procesos. Al tratarse de un procedimiento tan manual, el resultado a menudo estaría lejos de la realidad. Afortunadamente, hoy en día existen herramientas que pueden mapear automáticamente los procesos con gran precisión. [cta title="Pruebe una herramienta de documentación de procesos impulsada por IA que pueda mapear incluso sus procesos más complejos en minutos." link_text="Prueba gratuita" link="/solutions/initiatives/process-documentation/"] 3. Elija los mejores proveedores de automatización Una vez que haya mapeado su proceso, explore las herramientas de software adecuadas para automatizarlo. Hay muchos disponibles, incluida la automatización del flujo de trabajo, la automatización robótica de procesos y el software BPM. Asegúrese de que las características del software coincidan exactamente con las necesidades de sus procesos principales. [cta title="La mejor plataforma BPA completa que combina inteligencia de procesos y capacidades de automatización para llevar sus procesos a nuevas alturas operativas". link_text="Más información" link="/solicitud-demostración/"] 4. Capacitar a los empleados Vender a los miembros del equipo los beneficios de la automatización. Según Harvard Business Review, los empleados “que no lo utilizan” son la principal razón de los fracasos en la implementación de tecnología. Puedes descubrir posibles resistencias y superar cualquier obstáculo mediante una amplia mejora de habilidades. 5. ¡Prueba, prueba y prueba otra vez! La automatización de procesos es una favorita entre los profesionales que han hecho carrera persiguiendo la excelencia organizacional. Tener éxito con BPA es una búsqueda continua. Siga probando sus flujos de trabajo, probando nuevas secuencias y utilizando herramientas de IA para optimizar el orden de las tareas.
Las últimas tecnologías de automatización de procesos de negocio
Ahora, profundicemos en cómo automatizar tareas. Detrás de escena de cada flujo de trabajo bien optimizado hay un conjunto de tecnologías que dirigen el espectáculo. Las organizaciones generalmente orquestan cada uno de sus movimientos a través de una plataforma de gestión de procesos de negocio (BPM). Aquí, un BPM te permite conectarte con todo tipo de herramientas, integrándolas en cada paso de tu negocio. Vea cómo las organizaciones conocedoras de la tecnología utilizan la tecnología emergente para aprovechar al máximo su estrategia de automatización.
Automatización de código bajo y sin código
Las plataformas con poco código y sin código como ProcessMaker hacen que la automatización de tareas sea accesible para cualquier persona. No es necesario conocer lenguajes de programación complejos para configurar las cosas. Crear su próximo flujo de trabajo es simple e intuitivo con un diseñador de diagramas de flujo de arrastrar y soltar. Comando software de código bajo a través de métodos similares: herramientas de arrastrar y soltar, lienzos estilo pizarra e interfaces fáciles de seguir hacen que la automatización sea muy sencilla. Incluso puedes tomar una fotografía de una pizarra o un boceto de servilleta y convertirla en un mapa de proceso funcional.
Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP)
BPA también puede manejar los trabajos sucios detrás del procesamiento de muchos formularios, solicitudes y otros documentos. Procesamiento inteligente de documentos, o automatización de documentos, equipa las computadoras con un par de ojos, convirtiendo sus sistemas en un mega escáner siempre activo. Las cargas y los archivos adjuntos ingieren y siguen rápidamente un flujo de trabajo de tareas —completar una hoja de cálculo con los datos de un documento, transferir información entre sistemas de educación superior y archivar para su custodia regulatoria, son solo algunos. Al utilizar la automatización de documentos BPA e IDP en conjunto, los documentos pueden ser funcionales en su estrategia de automatización. [cta title="Obtenga una prueba gratuita de un software integral que combina BPA e IDP". link_text="Prueba gratuita" link="/free-trial/"]
Inteligencia artificial (IA)
Los chatbots, la minería de datos y los flujos de trabajo—reconocimiento de patrones también pueden ejecutar herramientas de IA. En finanzas, puedes utilizar IA para identificar comportamientos sospechosos y marcar actividades fraudulentas. Los equipos de atención al cliente pueden utilizar chatbots y agentes virtuales para conversar con los clientes. Las empresas manufactureras recurren a la IA para monitorear el rendimiento de los equipos, predecir las necesidades de mantenimiento e identificar el momento más conveniente para realizar reparaciones. Un informe sugiere que el 72% de las empresas que utilizan IA para predecir las condiciones del mercado confían en su retorno de la inversión. Con la IA y la automatización trabajando de la mano, las empresas pueden lograr una mayor velocidad, precisión en la toma de decisiones y flexibilidad. [cta title="La plataforma ProcessMaker ofrece varias funciones de IA de generación para ayudarlo a diseñar más rápido, construir mejor y automatizar de manera más inteligente". link_text="Más información" link="/blog/spring-platform-release-2024-gen-ai-automation/"]
Automatización robótica de procesos (RPA)
Los procesos pueden pedir ayuda a lo largo del camino. Una ayuda común es la automatización robótica de procesos (RPA). Puede pedirle a RPA que copie y pegue el nombre de un cliente de un acuerdo firmado en un CRM. También puede iniciar sesión en una base de datos, recuperar información y agregar sus hallazgos a otra aplicación. Proporcione una lista estricta de instrucciones —pulsaciones de teclas, clics, comandos— y los bots de RPA la seguirán minuciosamente. La inclinación de RPA por la perfección es su principal ventaja, ya que ahorra a las empresas más de 25.000 horas de reelaboración evitable al año.
Interfaces de Programación de Aplicaciones (API)
Las API conectan dos o más aplicaciones. Una API como la tarjeta de acceso de un hotel: brinda a una aplicación autorizada acceso a datos específicos. Alexa de Amazon no es meteoróloga; la empresa puede obtener las condiciones climáticas locales de AccuWeather a través de una API. Una tarea dentro de una secuencia de flujo de trabajo puede incluir integración de API. Por ejemplo, un sitio web de reservas de viajes se coordina con el servicio de reservas de un hotel para verificar la disponibilidad y reclamar las fechas de su habitación. Un minorista en línea puede sincronizar las ventas de Shopify en tiempo real con su ERP. Las API le ayudan a aprovechar una automatización extremadamente valiosa que reúne sus operaciones.
Análisis y automatización de procesos de negocio
Análisis de procesos de negocio y la automatización son dos caras de la misma moneda, ambas esenciales para mejorar la eficiencia operativa. El análisis de procesos implica examinar sus procesos actuales para identificar áreas de mejora, mientras que la automatización de procesos de negocio utiliza tecnología para implementar esas mejoras. Al combinar estas prácticas, las organizaciones pueden lograr beneficios significativos:
Mejorar la eficiencia operativa: Automatizar tareas repetitivas y agilizar procesos puede reducir drásticamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para completarlas. Por ejemplo, automatizar el proceso de aprobación de informes de gastos puede eliminar retrasos y garantizar reembolsos oportunos.
Mejorar la experiencia del cliente: Los procesos más rápidos y precisos conducen a un mejor servicio al cliente. Los sistemas automatizados pueden proporcionar actualizaciones en tiempo real y respuestas más rápidas, mejorando la satisfacción general del cliente.
Aumentar la productividad: La automatización libera a los empleados para centrarse en tareas de mayor valor. En lugar de dedicar horas a la entrada de datos, pueden trabajar en proyectos estratégicos que impulsen el crecimiento empresarial.
Consideremos una empresa minorista que automatiza la gestión de su inventario. Al utilizar BPA, la empresa puede actualizar automáticamente los niveles de existencias, reordenar productos y generar informes de ventas. Esto no sólo mejora la eficiencia sino que también garantiza que los clientes siempre encuentren los productos que necesitan. En resumen, el análisis y la automatización de procesos de negocio trabajan mano a mano para crear organizaciones más eficientes, productivas y centradas en el cliente.
BPA vs. BPM: ¿Cuál es la diferencia?
Para comprender mejor la automatización de procesos de negocio, veamos su primo no tan lejano: gestión de procesos de negocio (BPM). BPA digitaliza y automatiza tareas, mientras que BPM gestiona y supervisa los flujos de trabajo de principio a fin. Desde el punto de vista del software, BPA realiza la automatización. Una plataforma BPA ofrece la arquitectura integral necesaria para que una organización administre cada proceso que automatiza. Ayuda a enrutar tareas a través de varias personas, departamentos y herramientas de software. Las plataformas BPA también le brindan la posibilidad de monitorear de manera cohesiva su progreso desde un centro central. Una plataforma de automatización de procesos debería serlo low-code, lo que significa que trabajadores de todos los niveles de competencia pueden manejarlo. Al utilizar aplicaciones simples de arrastrar y soltar, los gerentes de ventas y los representantes de servicio al cliente pueden colaborar en el diseño del flujo de trabajo. Estos “desarrolladores ciudadanos” pueden extraer fácilmente tecnologías avanzadas como procesamiento inteligente de documentos (IDP) o inteligencia artificial para extender la automatización más allá de la extracción de datos básicos. También conocidas como automatización de procesos digitales, estas plataformas con infusión de IA:
Conecte sistemas heredados a software de terceros para mejorar la automatización de procesos
Aproveche las integraciones de IA de terceros, aprendizaje automático y automatización de procesos robóticos (RPA) para realizar trabajos más complejos, como leer y extraer información de documentos
Dar sentido a los datos no estructurados
Aprende y mejora a partir de la experiencia
Mejorar la experiencia del cliente y de los empleados
Reducir los costos operativos e impulsar los ingresos
La automatización de procesos digitales inyecta IA en todos sus sistemas para minimizar el manejo manual de datos. El uso de software más rápido puede acelerar la toma de decisiones y el procesamiento de información en su organización.
Automatización de procesos de negocio en acción (ejemplo de contrato de venta)
Los representantes de ventas tradicionalmente dedican una parte importante de su jornada laboral a tareas administrativas —desde compilar informes hasta crear listas y generar contratos. Veamos un escenario común, la generación de contratos para equipos de ventas, para ver cómo BPA puede liberar tiempo valioso.
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Generación de contratos sin automatización:
Los representantes de ventas preparan manualmente el acuerdo final una vez que llega el momento de cerrar una nueva cuenta. Este proceso de varios pasos requiere iniciar sesión en su CRM, copiar los datos del cliente y pegarlos en un documento preformateado.
Los representantes de ventas se comunican con el departamento de contabilidad para compartir los términos del contrato. Luego, otra persona ingresa los datos pertinentes en algunos campos diferentes.
Los representantes de ventas envían el contrato a su gerente para su aprobación. Luego van al departamento de contabilidad para crear cuentas de clientes para el procesamiento de pagos.
Finalmente, el equipo de ventas envía la información al equipo de atención al cliente. El equipo de soporte tuvo que dedicar mucho tiempo y esfuerzo debido a un número de cuenta incorrecto. Tuvieron que buscar la cuenta de la persona que llamó.
Generación de contratos con automatización:
Con solo hacer clic en un botón, un representante de ventas extrae datos en una plantilla preformateada para crear un contrato.
Esto desencadena una secuencia de tareas que se ejecutan en paralelo. Por ejemplo, se crea automáticamente un nuevo perfil tanto en el software de contabilidad como en el de atención al cliente.
El contrato sube automáticamente por la escalera de aprobación. Los gerentes pueden aprobar el contrato dentro del cuerpo de un correo electrónico sin abandonar su cliente de correo electrónico.
El sistema agrega un paso para alertar al administrador de cuentas cuando el cliente se comunica con el servicio de atención al cliente. Pueden intervenir y manejar cualquier inquietud relacionada con el tratamiento de guantes blancos.
Al utilizar BPA, las organizaciones no solo reducen la cantidad de pasos manuales necesarios para realizar las cosas. También integran varios sistemas dispares para formar una máquina bien conectada y altamente eficiente.
Cómo empezar con la automatización de procesos de negocio
Adoptar la automatización de procesos de negocio puede parecer aterrador al principio, pero es más fácil de lo que crees. Recomendamos tres pasos: comenzar de a poco con un proceso, definir su lógica empresarial y elegir una plataforma de automatización que pueda satisfacer las necesidades del negocio no sólo tal como es sino a medida que crece. Chatea con uno de nuestros expertos en automatización inteligente para comenzar su viaje de automatización hoy.
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