¿Qué es la automatización de procesos de negocio (BPA)?
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¿Qué es la automatización de procesos de negocio (BPA)?
¿Qué harías con 2,5 horas extra en tu jornada laboral? Para la mayoría de la gente, la pregunta no tiene sentido. “Encontrar más tiempo” es una hazaña casi imposible.
Pero hay una estrategia que los principales líderes empresariales están utilizando para hacer retroceder el tiempo y comenzar a recuperar horas de productividad perdida. Enter: automatización de procesos de negocio (BPA).
Los investigadores realizaron un estudio con 2.000 trabajadores. El estudio reveló que, en promedio, los trabajadores pasar más de 142 minutos cada día sobre tareas administrativas, trámites e ingreso de datos.
La automatización de procesos de negocio nos permite trasladar la responsabilidad de estas tareas que agotan la productividad a la tecnología. En lugar de dedicar 15 semanas cada año a tareas mundanas, podemos utilizar software para realizarlas por nosotros.
Las organizaciones no sólo simplemente están aumentando la productividad, sino que con la automatización inteligente de procesos y la hiperautomatización, las empresas pueden completar más rápido y mejor que nunca.
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¿Qué es la automatización de procesos de negocio?
La automatización de procesos de negocio (BPA) es un método para que las organizaciones simplifiquen sus procesos principales utilizando una plataforma. Con BPA y automatización inteligente, las organizaciones pueden reducir su dependencia de la intervención humana automatizando una variedad de tareas repetitivas.
A medida que las organizaciones crecen, hay más personas, equipos, departamentos y tareas que coordinar. Confiar en las personas y controlarlas más tarde genera problemas y magnifica pequeños errores. Esto puede causar problemas importantes.
En comparación con una plataforma simple de gestión de tareas, BPA le ayuda a crear, controlar y gestionar flujos de trabajo complejos a escala. La estrategia centraliza todos los procesos que recorren su organización en un solo portal.
A continuación se muestran algunas tareas comúnmente automatizadas dentro de un flujo de trabajo:
Aprobaciones de marketing de contenidos
Incorporar nuevos empleados o despedir al personal saliente
Revisión de solicitudes de tiempo libre
Elaboración de contratos de compraventa
Completar automáticamente acuerdos y otros documentos con información de su CRM
Rellenar hojas de cálculo
Elaboración de informes
Enviar una consulta a una base de datos en línea
Validación de datos
Asignación de tareas
McKinsey dice que la automatización puede ayudar a liberar el potencial sin explotar de los mejores miembros de su equipo en la transformación digital. Al liberarlos de las tareas manuales, pueden centrarse en actividades más generadoras de ingresos que impulsen el crecimiento de la empresa. Los investigadores de McKinsey predicen que la automatización de tareas puede aumentar productividad en un 20-25% en tu organización.
¿cómo? En general, la automatización de procesos de negocio ayuda a las organizaciones:
Acelerar las operaciones cotidianas
Tome decisiones informadas más rápido
Eliminar cuellos de botella en el proceso
Reducir los riesgos regulatorios
Eliminar procesos manuales/basados en papel
Gartner predice que la automatización se automatizará completamente 69% del trabajo rutinario para 2024, considerando sus numerosas ventajas.
¿Cómo funciona la automatización de procesos de negocio?
BPA permite que varias aplicaciones “hablen” entre sí. Por ejemplo, un miembro del equipo de marketing puede unir algunas aplicaciones para optimizar partes de un flujo de trabajo. Esto podría incluir una nueva dirección de correo electrónico al CRM y una plataforma de marketing por correo electrónico separada.
Una estrategia BPA eficaz incluye más de un puñado de automatizaciones que realizan tareas repartidas por toda su organización. Es una iniciativa de toda la empresa que extiende los beneficios de la automatización a todos los roles y equipos. Casi la mitad de los trabajadores aEstoy demasiado ocupado con el administradortareas estratégicas para realizar su trabajo real. Esto resalta la importancia de brindarle a cada empleado la capacidad de utilizar la automatización.
Para gestionar un programa BPA a gran escala, las organizaciones recurren a gestión de procesos de negocio.
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BPA vs. BPM: ¿Cuál es la diferencia?
Para comprender mejor la automatización de procesos de negocio, veamos su primo no tan lejano: la gestión de procesos de negocio (BPM). BPA digitaliza y automatiza tareas, mientras que BPM gestiona y supervisa los flujos de trabajo de principio a fin.
Desde el punto de vista del software, BPA realiza la automatización. Una plataforma BPA ofrece la arquitectura integral necesaria para que una organización administre cada proceso que automatiza. Ayuda a enrutar tareas a través de varias personas, departamentos y herramientas de software. Las plataformas BPA también le brindan la posibilidad de monitorear de manera cohesiva su progreso desde un centro central.
Una plataforma de automatización de procesos debería serlo low-code, lo que significa que trabajadores de todos los niveles de competencia pueden manejarlo. Al utilizar aplicaciones simples de arrastrar y soltar, los gerentes de ventas y los representantes de servicio al cliente pueden colaborar en el diseño del flujo de trabajo. Estos “desarrolladores ciudadanos” pueden incorporar fácilmente tecnologías avanzadas como el procesamiento inteligente de documentos (IDP) o la inteligencia artificial para extender la automatización más allá de la extracción de datos básicos. También conocidas como automatización de procesos digitales, estas plataformas con infusión de IA:
Conecte sistemas heredados a software de terceros para mejorar la automatización de procesos
Aproveche las integraciones de IA de terceros, aprendizaje automático y automatización de procesos robóticos (RPA) para realizar trabajos más complejos, como leer y extraer información de documentos
Dar sentido a los datos no estructurados
Aprende y mejora a partir de la experiencia
Mejorar la experiencia del cliente y de los empleados
Reducir los costos operativos e impulsar los ingresos
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La automatización de procesos digitales inyecta IA en todos sus sistemas para minimizar el manejo manual de datos. El uso de software más rápido puede acelerar la toma de decisiones y el procesamiento de información en su organización.
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Automatización de procesos de negocio en acción
Los representantes de ventas tradicionalmente dedican una parte importante de su jornada laboral a tareas administrativas —desde compilar informes hasta crear listas y generar contratos. Veamos un escenario común, la generación de contratos para equipos de ventas, para ver cómo BPA puede liberar tiempo valioso.
Antes de la automatización:
Entrega manual de información
Amplia entrada de datos
Maniobra entre múltiples aplicaciones
Reenviar correos electrónicos a los gerentes para verificar las aprobaciones
Después de la automatización:
Distribución automática de información a las partes adecuadas
El contrato se envía a un gerente que lo aprueba
Entrada de datos autónoma
Generación de contactos sin automatización:
Los representantes de ventas preparan manualmente el acuerdo final una vez que llega el momento de cerrar una nueva cuenta. Este proceso de varios pasos requiere iniciar sesión en su CRM, copiar los datos del cliente y pegarlos en un documento preformateado.
Los representantes de ventas se comunican con el departamento de contabilidad para compartir los términos del contrato. Luego, otra persona ingresa los datos pertinentes en algunos campos diferentes.
Los representantes de ventas envían el contrato a su gerente para su aprobación. Luego van al departamento de contabilidad para crear cuentas de clientes para el procesamiento de pagos.
Finalmente, el equipo de ventas envía la información al equipo de atención al cliente. El equipo de soporte tuvo que dedicar mucho tiempo y esfuerzo debido a un número de cuenta incorrecto. Tuvieron que buscar la cuenta de la persona que llamó.
Generación de contratos con automatización:
Con solo hacer clic en un botón, un representante de ventas extrae datos en una plantilla preformateada para crear un contrato.
Esto desencadena una secuencia de tareas que se ejecutan en paralelo. Por ejemplo, se crea automáticamente un nuevo perfil tanto en el software de contabilidad como en el de atención al cliente.
El contrato sube automáticamente por la escalera de aprobación. Los gerentes pueden aprobar el contrato dentro del cuerpo de un correo electrónico sin abandonar su cliente de correo electrónico.
El sistema agrega un paso para alertar al administrador de cuentas cuando el cliente se comunica con el servicio de atención al cliente. Pueden intervenir y manejar cualquier inquietud relacionada con el tratamiento de guantes blancos.
Al utilizar BPA, las organizaciones no solo reducen la cantidad de pasos manuales necesarios para realizar las cosas. También integran varios sistemas dispares para formar una máquina bien conectada y altamente eficiente.
Cómo empezar con la automatización de procesos de negocio
Adoptar la automatización de procesos de negocio puede resultar desalentador. Recomendamos tres pasos: comenzar de a poco con un proceso, definir su lógica empresarial y elegir una plataforma de automatización que pueda satisfacer las necesidades del negocio no sólo tal como es sino a medida que crece.
