La reingeniería de procesos es un aspecto importante de análisis del proceso que puede ayudar a agilizar las operaciones, mejorar la eficiencia y reducir costos. La ingeniería de procesos de negocio implica analizar los procesos existentes y realizar cambios significativos para optimizarlos. Esto puede incluir la racionalización de procesos, la eliminación de pasos innecesarios y la introducción de tecnologías de automatización.
¿Qué es exactamente la reingeniería de procesos?
La reingeniería de procesos de negocio (BPR) es una estrategia para rediseñar los procesos de negocio principales. BPR puede optimizar los procesos comerciales de extremo a extremo, identificar procesos clave que requieren reingeniería y ayudar a los equipos a alcanzar objetivos comerciales específicos. BPR puede realizar mejoras radicales en aspectos como calidad, costo o velocidad en comparación con la mejora incremental de procesos comerciales (BPI). Sin embargo, BPR también puede interrumpir los flujos de trabajo y cambiar fundamentalmente las operaciones comerciales. Entonces, antes de rediseñar sus procesos comerciales, asegúrese de que todos comprendan el status quo que están cambiando y sus objetivos clave. BPR es un enfoque holístico que tiene como objetivo transformar las operaciones comerciales identificando ineficiencias y agilizando los procesos. Al hacerlo, las organizaciones pueden competir mejor en un mercado dinámico, logrando mejoras espectaculares en sus procesos comerciales principales. El objetivo final de BPR es crear una organización más eficiente y eficaz que pueda adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado y a las necesidades de los clientes.
Historia y evolución
El concepto de BPR se introdujo por primera vez en un innovador artículo de 1990 de Michael Hammer, titulado “Trabajo de reingeniería: no automatizar, obliterar” publicado en Harvard Business Review. En este artículo fundamental, Hammer argumentó que los métodos tradicionales para mejorar los procesos de negocio, como la automatización y la mejora incremental, ya no eran suficientes en un entorno empresarial que cambiaba rápidamente. En cambio, abogó por un enfoque más radical que implicaba repensar y rediseñar fundamentalmente los procesos de negocio para lograr mejoras espectaculares en calidad, costo y velocidad. El artículo de Hammer encendió una ola de interés en BPR, ganando rápidamente popularidad entre los líderes empresariales y los consultores de gestión. En 1993, Hammer y James Champy profundizaron en los principios y prácticas de BPR en su influyente libro “Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution” Este libro se convirtió en una piedra angular para comprender e implementar BPR, proporcionando una guía completa para transformar radicalmente los procesos de negocio. Desde su introducción, BPR ha evolucionado para incorporar nuevas tecnologías, herramientas y metodologías. Hoy en día, el BPR es reconocido como un componente clave de que implica la gestión sistemática de los procesos de negocio para alcanzar objetivos estratégicos. BPR también está estrechamente relacionado con otras iniciativas de mejora empresarial, como la mejora continua, y automatización de procesos de negocio. [cta title="Aprenda los entresijos de la gestión de procesos de negocio con esta guía completa" link_text="Más información" link="/"] A pesar de su evolución, los principios básicos de BPR siguen siendo los mismos: lograr mejoras espectaculares en los procesos de negocio identificando y eliminando actividades sin valor agregado, agilizando los procesos y aprovechando la tecnología para mejorar la eficiencia y la eficacia. Al aplicar estos principios, las organizaciones pueden crear una organización más ágil, receptiva y centrada en el cliente que esté mejor equipada para competir en un mercado que cambia rápidamente.
¿Por qué estás emprendiendo un rediseño de procesos de negocio?
¿por qué estás pensando en BPR ahora mismo? ¿Por qué no realizarlo en seis meses o incluso en un año? Una mirada rápida al entorno macro actual le dará muchas razones. La guerra, una pandemia y las restricciones a la libre circulación de mercancías han empujado al mundo a una nueva era de desglobalización. El resultado es el aumento de los precios de la energía, la debilidad de las cadenas de suministro, las prohibiciones comerciales y la escasez de mano de obra. Las empresas pueden sobrevivir a estos problemas con procesos que se adapten mejor al cambiante panorama empresarial. En pocas palabras, BPR puede ser una solución radical cuando las interrupciones externas amenazan operaciones clave.
Ventajas del BPR
Los procesos de negocio se llevaron a cabo durante muchos años en silos individuales y a menudo olvidados. Ahora, como la tecnología facilita la integración de información y departamentos, muchas organizaciones aún no han alcanzado una visión digital unificada. Sin embargo, los expertos pueden introducir nuevas tecnologías y flujos de trabajo automatizados para mejorar todos los aspectos del negocio. La reingeniería de procesos de negocio es una oportunidad para que los estrategas analicen muchas áreas de negocio, como la experiencia del cliente y las cadenas de suministro, etc. Esto puede mejorar significativamente la satisfacción del cliente al satisfacer sus necesidades de manera más efectiva. BPR también brinda a los equipos de varios departamentos la oportunidad de reunirse e identificar cualquier proceso que necesite mejoras para desarrollar nuevos objetivos comerciales.
Beneficios de la reingeniería de procesos de negocio:
Claridad de propósito
La mayoría de las organizaciones no documentan sus procesos de principio a fin y probablemente tampoco puedan describirlos. Entonces, antes de hacer cualquier otra cosa, asegúrese de comprender todos los aspectos de su negocio al dedillo, desde su declaración de misión hasta su base de clientes.
Operaciones optimizadas
BPR puede reducir procesos innecesarios y ofrecer flujos de operaciones comerciales optimizados y una clara sensación de ejecución. El camino entre el inicio y el final de un proyecto se vuelve mucho más corto. Los métodos de trabajo simples y efectivos aumentan la productividad y la satisfacción de los empleados.
Mayor eficiencia
Una mayor eficiencia acelera las actividades diarias y elimina la burocracia para que el trabajo sea más significativo. Los procesos mejorados dan a los empleados más tiempo para mejorar los productos y servicios. En pocas palabras, BPR saca lo mejor de cada uno.
Mayores ganancias
Implementar estilos de trabajo eficientes y flujos de trabajo más fluidos significa empleados más informados que se centren en maximizar las ganancias y aumentar la productividad.
5 pasos de la planificación de la reingeniería de procesos de negocio
1. Mapee sus procesos comerciales actuales
Recopile información sobre todos los recursos, desde herramientas de software hasta las partes interesadas, para comprender el rendimiento actual de su proceso mapeo de procesos.Desarrollar un modelo integral de procesos de negocio es esencial para comprender los procesos actuales de su organización y visualizar mejoras futuras.
2. Identificar errores en los procesos actuales
Antes de mejorar sus procesos, debe identificar y analizar los errores actuales y los retrasos en los flujos de procesos. Consulte todos los detalles que se pueden encontrar en los pasos respectivos para ayudar a las partes interesadas a tomar decisiones rápidas y sencillas.
3. Compruebe la necesidad de oportunidades
Identifique los pasos y juzgue su necesidad. Los pasos innecesarios se pueden eliminar o automatizar. Por ejemplo, un empleado puede perder el tiempo escribir y enviar manualmente correos electrónicos de seguimiento. Automatizar pequeñas tareas puede ahorrar a las organizaciones mucho tiempo y dinero.
4. Diseñar procesos futuros
Ahora que has identificado los procesos buenos y malos, es hora de crear un nuevo mapa de procesos con nuevos objetivos. Durante esta etapa, es vital medir los pasos del proceso con indicadores clave de desempeño (KPI).
5. Informar y actualizar a los empleados
Educar a los equipos sobre los nuevos procesos y mantener a todos actualizados y alineados a lo largo del camino. Continúe monitoreando este proceso con KPI.
Pasos del BPR hacia el éxito
Educar a los empleados sobre los cambios a largo plazo
BPR no es un ejercicio único que mágicamente reduce costos y hace que todo sea más eficiente. De hecho, la reducción de costos es un subproducto de procesos eficientes que necesitan ser analizados, comunicados y comprendidos continuamente. Los empleados necesitan recibir capacitación sobre nuevos métodos de trabajo para que una empresa prospere.
No dejes ningún departamento atrás
Las organizaciones pueden evaluar los procesos de un departamento y dejar que otros sigan funcionando con normalidad. Esta es una mala idea. Cada departamento está conectado, por lo que cada proceso debe ser evaluado.
Construye un equipo BPR
Un equipo de BPR es un grupo de tomadores de decisiones capaces de recomendar cambios y comunicar los beneficios de BPR. Un equipo BPR típico involucra a la alta gerencia, grupos tecnológicos, expertos en finanzas y grupos de usuarios de procesos. Asegúrese de mantener el tamaño de su equipo BPR lo suficientemente pequeño como para administrarlo. Demasiados cocineros estropean el caldo.
Inspírate en los competidores
Muchas organizaciones sólo analizan sus propios procesos. Sin embargo, también deberían ver qué están haciendo sus competidores y mantenerse actualizados con las tendencias de la industria. Incluso puedes construir tus puntos de referencia en torno a las mejores prácticas de tu competencia.
Ford: un ejemplo de un BPR exitoso
Un ejemplo famoso de rediseño exitoso de procesos de negocio proviene de Ford Motor Company. Ford alguna vez tuvo un proceso de cuentas por pagar ineficaz, que requería la atención de alrededor de 500 personas. Sin embargo, Mazda, el competidor de Ford, contaba con un sistema mucho mejor. Este sistema inspiró a Ford a analizar su ineficaz proceso de cuentas por pagar, que causaba cuellos de botella y requería la atención de muchos trabajadores. Al inicio del proceso, el departamento de compras redactó la orden de compra antes de enviar manualmente una copia a las cuentas por pagar. Luego, la persona encargada de la asignación de recursos recibiría los bienes necesarios para enviar una copia del documento relacionado a las cuentas por pagar. Finalmente, el vendedor envió un recibo de la mercancía a cuentas por pagar. El siguiente diagrama de flujo ilustra el antiguo proceso de cuentas por pagar de Ford.
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Antiguo proceso de cuentas por pagar de Ford
Con la nueva tecnología, Ford adoptó un proceso sin facturación. Ahora la empresa cuenta con un proceso más eficiente realizado por alrededor de 100 empleados. Los pagos se realizan automáticamente y se pierde menos tiempo esperando las facturas de los proveedores. El siguiente diagrama de flujo ilustra el actual proceso simplificado de cuentas por pagar de Ford.
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Diagrama de flujo de BPR exitoso
El resultado final
La reingeniería de procesos de negocio puede mejorar drásticamente los procesos organizacionales, la productividad de los empleados, el retorno de la inversión y la satisfacción de los empleados. Un plan de reingeniería de procesos de negocio debe ser eficaz para que la fase de implementación del proceso de negocio sea un éxito. El procedimiento requiere planificación, comunicación y dedicación. Puede obtener más información sobre Implementación de procesos de negocio aquí.
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