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¿Qué es la mejora de procesos? ¿Cómo puede ayudar a mi empresa?
Si diriges una empresa, te dedicas a mantener tus balances en orden. Comprender dónde ahorrar recursos como tiempo y dinero mientras se maximiza la eficiencia es fundamental para cualquier propietario de negocio exitoso. La mejora de procesos ayuda a las empresas a hacer precisamente eso. En este artículo, descubre cómo la mejora de procesos puede ayudar a tu propia organización a crear una forma de trabajar más flexible, ágil y cost-effective, y forma productiva de trabajar.
¿Qué es la mejora de procesos?
Business process improvement implica la práctica empresarial de identificar, analizar y mejorar los procesos empresariales existentes para optimizar el rendimiento, cumplir con las mejores prácticas o simplemente mejorar la calidad y la experiencia del usuario para los clientes y usuarios finales. En pocas palabras, se trata de observar tu organización y averiguar cómo puedes hacer las cosas mejor. La mejora de procesos tiene como objetivo eliminar puntos débiles o cuellos de botella en business operations. Al identificar esos puntos débiles, ayudas a tu empresa a lograr lo siguiente:
Reducir el tiempo de finalización del proceso
Mejorar la eficiencia y calidad del proceso
Eliminar esfuerzos desperdiciados
Reducir la fricción en los procesos de negocio
Cumplir con el cumplimiento normativo
En última instancia, la mejora de procesos es una forma para que tu negocio sea lo mejor posible. Sin ella, la innovación sería casi imposible.
Implementar técnicas de mejora de procesos con éxito en tu empresa generará resultados positivos en organización, agilidad y productividad. Más específicamente, se ha demostrado que la mejora de procesos mejora lo siguiente dentro de las empresas: 1. Calidad del producto 2. Satisfacción del cliente 3. Lealtad del cliente 4. Mayor transparencia y rendición de cuentas del trabajo del empleado 5. Desarrollo de las habilidades de los empleados 6. Eficiencia empresarial 7. Aumento de las ganancias Sin un plan adecuado, tus esfuerzos de mejora de procesos fracasarán. ¿Necesitas ayuda para empezar? Sigue estos siete pasos a continuación:
Mapear el proceso
Una vez que hayas seleccionado un proceso para mejorar, mapea los pasos actuales con diagramas para ver el proceso en su conjunto. Esto te ayuda a encontrar áreas de mejora.
Analyze the process
Después de haber mapeado el proceso, observa más de cerca cada paso. Usa el mismo diagrama del primer paso para identificar dónde ocurren los problemas. Observa cualquier lugar donde ocurran retrasos o donde uses demasiado tiempo o gastes demasiado dinero. Rastrear el problema hasta la fuente es una parte crítica de esto. ¿De qué otra manera entenderás de dónde o por qué proviene el problema? Necesitas averiguar qué parte del flujo de trabajo causa cuellos de botella para comprender verdaderamente cómo solucionar el problema.
Rediseñar el flujo de trabajo
Aquí es cuando realmente rediseñas el flujo de trabajo para reflejar los cambios a los problemas identificados anteriormente. Es aconsejable hacer esto con tus partes interesadas clave. Inicia una conversación honesta con tu equipo sobre los problemas que encontraste y cómo pueden trabajar juntos para resolver los problemas en cuestión. Habla con tu equipo sobre los problemas que has encontrado y cómo pueden resolver el problema juntos. Después de una lluvia de ideas, determina cómo tu equipo llevaría a cabo cada idea, cuánto tiempo tomaría y cuáles son los riesgos potenciales.
Asignar los recursos
¿Qué partes interesadas necesitas identificar para que el cambio ocurra? Ten siempre en cuenta a los miembros del equipo más afectados por los nuevos procesos. Anticipa la necesidad de ayuda de partes interesadas clave fuera de tu departamento, pero no tengas miedo. Involucrarlos asegurará que nada se pase por alto y que la transición se desarrolle sin problemas. Después de ver a quién incluir, hazles saber su rol y los recursos asignados. Explica el nuevo flujo de trabajo y cómo cambiar el flujo de trabajo actual beneficiará a la empresa. Los mapas de procesos que desarrollaste anteriormente aclaran este proceso y pueden ser una referencia para estas partes interesadas. Agregar grupos y carriles para delimitar roles y responsabilidades es útil, como esto:
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Desarrollar un plan de implementación
Ahora es el momento de crear un plan de implementación. Este debe ser lo más detallado posible. Debes incluir a los miembros del equipo del paso anterior en tu plan. Enumera las tareas específicas en las que trabajará cada uno de tus recursos para evitar confusiones. Después de este punto, crea una línea de tiempo que muestre el inicio y el final de cada tarea. Crear un plan de implementación de procesos detallado ayuda a ejecutar tu plan al pie de la letra.
Ejecuta, pero no olvides comunicarte también
Aquí es donde puedes comenzar a ejecutar tu plan. Antes de la ejecución, debes comunicar este plan a todas las partes interesadas clave. Recuerda, recordarle a tu equipo el nuevo proceso reduce la probabilidad de resistencia al cambio, algo común al comenzar una nueva forma de hacer las cosas en una empresa. Una vez que todo se ha comunicado nuevamente, sigue el plan que creaste.
Monitorear y optimizar
No olvides ajustar para mejorar incluso después de haber puesto en marcha tus procesos. Debes asegurarte de que los empleados sigan el nuevo flujo de trabajo monitoreando de cerca el nuevo proceso y sus resultados. De lo contrario, no tienes forma de medir los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI), también conocidos como progreso real. Si surgen cuellos de botella, trabaja con tu equipo para encontrar cómo superarlos. Al continuar mejorando tus flujos de trabajo incluso después de que se pongan en marcha, puedes asegurarte de que tus esfuerzos de mejora de procesos se mantengan y tengan éxito a largo plazo.
Summary
Comenzar a mejorar tus procesos comienza con una vista macro de tu empresa. En el caso de las técnicas de mejora de procesos que se encuentran en la gestión de procesos de negocio, BPM proporciona el marco y la estrategia para una mayor eficiencia empresarial. La mejora de procesos es la práctica real de mejorar los flujos de trabajo que pueden ser parte de una estrategia BPM más amplia. ¡La mejora continua de procesos es una mentalidad, no un evento único, sino un esfuerzo continuo! Una excelente solución BPM incorpora este pensamiento y tiene un software BPM inteligente (iBPM) disponibles en las instalaciones, en la nube o como una combinación híbrida. Esta opción híbrida ofrece la mejor manera de preservar recursos al introducir nuevo software en una empresa. ¿El resultado? Un mejor negocio marcado por una estrategia empresarial rentable, organizada y flexible. ¿Estás considerando una solución de automatización de flujos de trabajo inteligentes? Nuestra galardonada plataforma iBPM se especializa en ofrecer soluciones que impulsan la eficiencia operativa, conectando tus sistemas actuales en una sola plataforma. Obtén más información sobre nuestra robusta solución de gestión de flujos de trabajo de bajo código en www.processmaker.com
About ProcessMaker
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