¿qué es el registro de actividad del usuario: funciones de lanzamiento de verano
Imagine un entorno de trabajo donde cada clic, acción y decisión se registre, analice y aproveche para mejorar sus procesos. Ya sea que los miembros del equipo operen desde la sede central o al otro lado del mundo, tiene un panel en tiempo real sobre cómo editan, administran y cambian los flujos de trabajo más esenciales de su organización. No es una fantasía de gestión descabellada; está lista para lanzarse en el último lanzamiento de verano de ProcessMaker. El registro de actividad del usuario documenta cada acción realizada por los empleados como una pieza de un rompecabezas más grande que, cuando se junta, revela una imagen completa de la eficiencia de su flujo de trabajo, los desafíos y las oportunidades de mejora. Los empleados ya no son usuarios pasivos de la automatización, sino participantes activos en la configuración de los procesos. Sus interacciones proporcionan retroalimentación inmediata para que los gerentes y los equipos de TI puedan adaptar el sistema para satisfacer mejor sus necesidades. Desde la identificación de brechas de capacitación hasta la optimización de procesos para lograr hiperproductividad, los conocimientos obtenidos a partir del registro de la actividad del usuario son invaluables. [free_trial type="create"]
¿Qué información puedes ver en el nuevo panel de registro de actividad de usuario de ProcessMaker?
El registro de actividad del usuario le permite monitorear y registrar las acciones y comportamientos detallados de los usuarios dentro de ProcessMaker Platform—, todo en tiempo real. De un vistazo, puedes ver:
Fecha/Hora
Nombre de usuario
Dirección IP
Acción
Breve descripción
¿Qué tipos de comportamientos es importante vigilar?
Cómo se editan los procesos
Agregar o deshabilitar usuarios
Creando nuevos formularios
Instalación de complementos
Cambios en roles/permisos
Eliminar datos de una fuente como una tabla PM
Ediciones de procesos como rutas, activadores o reglas
Seguimiento de subprocesos
Edición de eventos
Eliminar grupos de tareas
Borrando el caché
Actualización de conectores de bases de datos
Importar o activar nuevos procesos
Mover líneas, textos o notaciones dentro de los procesos
Intercambiar logotipos corporativos o cambiar el aspecto de la instancia
Un pequeño cambio en un proceso —como un error tipográfico en su motor de reglas— puede tener consecuencias importantes si se pasa por alto. A pesar de tener ‘automatización’ en el nombre, los procesos automatizados no deberían ser totalmente independientes. Revisar cómo interactúan los miembros del equipo con los flujos de trabajo es una pieza vital del rompecabezas.
¿Cómo revisar la actividad del usuario en ProcessMaker?
Abra su registro de auditoría para ver el registro completo de las acciones ejecutadas. Puede ordenar por usuario, buscar acciones específicas o ver qué hizo una dirección IP en particular. En el sector bancario, por ejemplo, es necesario saber quién ajustó el umbral para las aprobaciones automáticas de préstamos o eliminó un paso del proceso de apertura de una cuenta. Este registro de auditoría totalmente compatible le permite saber quién realizó los cambios y cuándo en tiempo real. ¿Necesitas saber cuándo ocurre una acción, como ‘Crear usuario’? Marcar ciertos comportamientos para recibir notificaciones instantáneas. Reciba una alerta por correo electrónico o mensaje de texto si el sistema detecta un comportamiento sospechoso.
¿Cuáles son los beneficios del registro de actividad del usuario?
Una plataforma de automatización de procesos de negocio con registro de actividad del usuario le brinda una herramienta poderosa para comprender cómo interactúan los empleados con el sistema. Conduce a procesos más optimizados, mayor transparencia, mejor seguridad y, en general, una mayor eficiencia de la plataforma. A continuación se presentan cinco beneficios de registro de actividad de usuario que los usuarios de ProcessMaker disfrutan en la última versión de verano.
Mejorar la seguridad y el cumplimiento
Al manejar procesos complejos orientados al cliente y a los empleados, necesita una certificación BPA ISO 27001. Una acreditación ISO 27001 demuestra el más alto nivel de seguridad de la información. Verifica que una organización tenga controles de clase mundial para monitorear cómo se transmiten y manejan los datos internamente. La nueva función de registro de actividad del usuario de Summer Release sigue las pautas ISO para el seguimiento de comportamientos. Puede asignar a los usuarios permisos detallados y proteger sus procesos contra cambios no autorizados. No todos los cambios no deseados son maliciosos—los usuarios inexpertos pueden modificar accidentalmente un proceso sin los permisos correctos. La nueva función impide de manera experta que los usuarios básicos realicen ediciones radicales, lo que reduce la probabilidad de errores. [free_trial type="create"]
Responsabilidad férrea y resolución de disputas
¿No estás seguro de quién realizó una edición de proceso reciente? No es necesaria una investigación que dure semanas. Los registros de auditoría mejorados le brindan una visión nítida de los clics críticos de cada usuario. Vea quién redirigió un proceso y cuándo lo hizo. Filtre la actividad de los comportamientos recientes de ese usuario para ver qué otros cambios realizó. Puede reconstruir rápidamente el propósito de una actividad determinada o saber con precisión con quién consultar para obtener una actualización.
Obtenga monitoreo en tiempo real
El registro de actividad del usuario no es una instantánea del final del día. Puede ver en tiempo real cómo los usuarios navegan por ProcessMaker. No esperes hasta más adelante para descubrir que se cometió un error. Vea quién está haciendo qué y aborde los problemas más urgentes al instante. El registro de actividad del usuario en vivo muestra las acciones a medida que ocurren. Vea cómo los usuarios avanzan en una tarea crítica o cuántas veces al día los empleados interactúan con un proceso específico. La monitorización en tiempo real también significa soporte en tiempo real. Si un empleado tiene dificultades con una tarea o proceso en particular, los equipos de apoyo pueden intervenir rápidamente para brindar capacitación ad hoc.
Mejorar la formación y el apoyo
El análisis de los registros de usuarios puede resaltar errores o malentendidos comunes. Este conocimiento puede orientar el desarrollo de programas de formación específicos y recursos más intuitivos. De manera similar, puede identificar qué características utilizan más los miembros del equipo para poder concentrarse en esas actividades al dar la bienvenida a nuevos empleados a bordo.
Monitorear el rendimiento y optimizar los procesos
Los registros de actividad del usuario hacen más que patrullar su instancia de ProcessMaker en busca de riesgos. También puede utilizar la información para mejorar continuamente los procesos actuales. Revelar dónde los empleados encuentran retrasos en el flujo de trabajo o identificar la frecuencia de acciones específicas. Por ejemplo, es posible que descubra que una tarea de aprobación con frecuencia se queda atrás. Al observar de cerca los registros de actividad, se observa que el personal a menudo necesita redirigir la tarea debido a la alta rotación. Con esta información, usted puede transferir las aprobaciones a los gerentes superiores, quienes tienen menos probabilidades de abandonar el barco. Los conocimientos adquiridos a partir del monitoreo en tiempo real de las interacciones de los usuarios van mucho más allá de los meros puntos de datos. Representan el corazón de su estrategia de automatización—las experiencias, desafíos y éxitos diarios de quienes mantienen el negocio en funcionamiento. Al aprovechar esta información, las organizaciones pueden crear un entorno de trabajo que no sólo satisfaga sino que anticipe las necesidades de sus empleados, lo que conduce a una mayor eficiencia y, en última instancia, a mejores resultados comerciales.
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