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Muchas organizaciones están familiarizadas con el concepto de transformación digital a través de la automatización. Saben que la automatización de procesos hace que las empresas sean más eficientes, más rentables y, lo que es quizás más importante, ahorra a las organizaciones un tiempo precioso. Sin embargo, el miedo a reemplazar los procesos familiares, así como la falta de conocimiento sobre por dónde empezar, impide que muchos dueños de negocios avancen hacia la automatización. En este artículo, analizamos brevemente la transformación digital a través del lente de la automatización de procesos y por qué las empresas lo hacen, además de proporcionar algunos consejos sobre dónde empezar a transformar digitalmente tu negocio.
El proceso y las razones de la automatización
Digital transformation puede ser un concepto intimidante para algunas organizaciones. Sin embargo, en su nivel más fundamental, la transformación digital simplemente significa reemplazar los procesos obsoletos por otros más eficientes y digitales. Por ejemplo, reemplazar los sistemas manuales de registro en papel por software basado en la nube. Sin duda, hay innumerables razones por las que las empresas, tanto grandes como pequeñas, buscan automatizar sus procesos. Algunas de las razones más comunes incluyen:
Reducción de costos (es decir, reducción de papeleo)
Aumentando la organización
Optimizando las comunicaciones
Mejora de la comunicación y el servicio al cliente
Reduciendo el error humano
Manteniendo la coherencia
Aumentando la responsabilidad
Muchos de tus competidores tienen la intención de moverse hacia la automatización o ya lo han hecho. Según un McKinsey report que encuestó a 1.500 ejecutivos de negocios de todas las industrias y regiones, el 66% respondió que abordar las posibles brechas de habilidades relacionadas con la automatización y la digitalización era una prioridad entre las 10 principales, mientras que el 30% dijo que era una de las 5 principales. Además, un encontró que el 67% de los participantes identificaron la implementación de soluciones digitales como un factor importante para seguir siendo competitivos. Para seguir siendo competitivos en los próximos años, las organizaciones deberán implementar continuamente procesos eficientes y rentables para servir mejor a sus clientes.
Sin duda, hay más de una forma de empezar con la automatización. El proceso, sin embargo, generalmente incluye los siguientes pasos:
Identifying
Evaluando
Preparante
Implementando
Analyzing
Identificar procesos para automatizar
En muchos sentidos, este primer paso es el más importante. Definir claramente el problema es un precursor necesario para encontrar la solución. Muchas empresas que no logran automatizar procesos lo hacen porque adoptan un enfoque de "todo o nada". Quieren automatizar completamente sus negocios. Sin embargo, el mejor enfoque es identificar cada proceso en los flujos de trabajo de tu organización que deseas automatizar, pero concéntrate en uno a la vez. Busca áreas de tu negocio que sean repetitivas y consuman mucho tiempo. Por ejemplo, la incorporación de clientes puede consumir una cantidad desproporcionada de tiempo de tu equipo. Los procesos escalables como la incorporación son un excelente lugar para empezar. Podrías automatizar tu proceso de incorporación y probarlo con un cliente a la vez. Una vez que el proceso esté optimizado, puedes integrarlo en todo el sistema antes de pasar al siguiente. Mantén una lista detallada de cada proceso que deseas automatizar. En el segundo paso, evaluarás tus opciones.
Evalúa tus opciones
Revisa la lista que compilaste en el primer paso. Para cada elemento, escribe cuáles son los problemas existentes para tus flujos de trabajo. Identifica y considera cualquier ineficiencia en tus procesos. Ten en cuenta que no puedes automatizar un proceso roto. En otras palabras, si no está funcionando, simplemente agregar automatización a la mezcla no lo arreglará. A continuación, enumera los riesgos asociados con la automatización. El mayor para la mayoría de las organizaciones es la interrupción de las actividades comerciales normales. De hecho, muchas organizaciones evitan la automatización por esta misma razón. También es importante considerar cómo la automatización de un proceso afectará a otros aspectos de tus flujos de trabajo. Por ejemplo, si la función admite otro proceso, puede ser necesario automatizar ambos aspectos.
Preparándose para automatizar
Uno de los mayores obstáculos que enfrentan las organizaciones es la resistencia de los empleados. La razón es esencialmente doble. Primero, los empleados se sienten cómodos con la forma en que realizan sus trabajos actualmente y temen el cambio. Segundo, existe un miedo subyacente en la economía global de que las nuevas tecnologías como el aprendizaje automático y la IA eventualmente reemplazarán los elementos humanos. Las claves aquí son un nivel de sensibilidad y un compromiso con la educación y la capacitación. Tómate el tiempo para explicar a tus empleados que la automatización no está destinada a reemplazarlos, sino a facilitarles el trabajo. Identifica nuevas responsabilidades y roles que conducirá la implementación. Determina cómo capacitarás a tus empleados para que manejen sus nuevas responsabilidades. También deberás identificar claramente tu equipo de automatización y definir responsabilidades. En organizaciones más grandes, el equipo incluirá uno o más ejecutivos, el equipo de TI, proveedores y/o clientes afectados, y jefes de departamento. Las organizaciones más pequeñas generalmente tendrán equipos de uno o unos pocos miembros y probablemente dependerán más de contratistas independientes. Elegir la solución de automatización adecuada para tu organización es crucial. Desarrollar soluciones internas, particularmente para pequeñas y medianas empresas, puede ser costoso e ineficiente. Seleccionar un socio que ofrezca plataforma de automatización de flujos de trabajo de extremo a extremo puede ser crucial para el éxito de tu automatización.
Analizando tus esfuerzos de automatización
Al igual que al lograr cualquier objetivo organizacional, monitorear tu progreso regularmente es esencial para tener éxito. Mantén registros detallados, documentando cosas básicas como los cambios que has implementado, tus costos, así como lo que ha funcionado bien y lo que no. Reúnete regularmente con tu equipo y partes interesadas para pedir comentarios y proponer ideas de mejora. Implementa los cambios y revisa y modifica continuamente tus procesos hasta que estés satisfecho con los resultados.
Algunos consejos finales
Cada negocio tiene sus propios desafíos y necesidades únicas. Siempre que empieces poco a poco y sigas el proceso descrito en este artículo, deberías experimentar algunos éxitos inmediatos de automatización. Si te sientes abrumado y aún no estás seguro de por dónde empezar, concéntrate en los siguientes procesos e identifica la tarea más simple que puedes elegir solo para empezar.
Tareas administrativas básicas
Tecnología de back-office (como la gestión de documentos)
Contabilidad
Purchasing
Distribución, envío y gestión de pedidos
Marketing, ventas y desarrollo de negocios
Investigación y desarrollo
Procesos basados en decisiones
Recursos humanos
Recuerda que “Roma no se construyó en un día”. Empieza poco a poco, basa tus éxitos, escala tus procesos, repite y revoluciona.
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