Hablo regularmente con clientes que han invertido mucho en costosos sistemas ERP pero no están satisfechos con el nivel de automatización que han podido lograr. Puedo relacionarme totalmente con esto, ya que pasé unos 10 años de mi vida implementando estos sistemas. Cuando el proyecto finalmente se completó, era seriamente cuestionable si todo el tiempo, esfuerzo y gasto realmente valieron la pena.
Nadie cuestiona la necesidad de tener un sistema para administrar todas las transacciones necesarias para ejecutar un negocio en particular. Los sistemas ERP administran transacciones como solicitudes de compra, órdenes de compra, facturas, órdenes de trabajo, documentos de envío, transacciones de almacén y muchas más. No podríamos operar un negocio sin tales sistemas. Sin embargo, una vez que un sistema ERP se ha configurado para su negocio en particular, surgen complejidades operativas en forma de gestión de las llamadas "excepciones" y en la asignación y seguimiento del trabajo. El software de flujo de trabajo puede ayudar en cada una de estas áreas.
Excepciones y casos especiales
Llámelos como quieran, pero la realidad es que los procesos comerciales son complejos. Las empresas pueden vender a través de varios canales (minorista, directo), ejecutar diferentes promociones (de productos, basadas en fechas), ofrecer descuentos especiales (por volumen, combinación de productos) y están ejecutando continuamente experimentos buscando mejorar de miles de maneras diversas.
El software de flujo de trabajo puede ayudar a administrar estos cambios al margen de su sistema de transacciones sin tener que codificar su sistema y puede ser realizado por las personas más cercanas al proceso que lo entienden mejor.
Automatización del flujo de trabajo
Además, los cambios mencionados anteriormente pueden ocurrir a diario, pueden ser temporarios y generalmente no son algo que llegará a la cima de la lista de prioridades de su departamento de TI. El resultado neto es una gran cantidad de trabajo manual adicional, con personas consultando hojas de cálculo al margen que contienen sus "reglas de negocio" para la gestión de sus procesos.
Además, a medida que las empresas escalan, el trabajo que realiza una persona en particular a menudo se vuelve más especializado. Donde en el pasado una persona realizaba todas las transacciones relacionadas con un pedido, ahora lo hacen en diferentes momentos personas más especializadas. Estas personas necesitan ser notificadas de que tienen trabajo que hacer (generalmente todavía se hace por correo electrónico o descargas de informes) y se crean métricas para medir este trabajo.
