La guía para principiantes de automatización de flujos de trabajo
¿Alguna vez siente que tiene demasiado trabajo? ¿Las tareas pequeñas y que consumen tiempo se acumulan, distrayéndolo de proyectos más interesantes y desafiantes? Cualquiera, desde la alta dirección hasta los nuevos aprendices, puede verse agobiado por actividades monótonas. Afortunadamente, hay una solución: la automatización de flujos de trabajo. Podría aumentar la productividad y la eficiencia automatizando muchos procesos. Sus empleados, mientras tanto, pueden centrarse en trabajos de mayor valor. Según la Federación Internacional de Robótica, el 70% de los trabajadores cree que la automatización ofrecerá más oportunidades para dedicarse a trabajos estratégicos.
¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo es el diseño y la ejecución de procesos automatizados para completar tareas o dirigir datos y archivos entre personas y sistemas basados en reglas de negocio. Es especialmente útil para reducir el tiempo dedicado a acciones manuales específicas, como la nutrición de leads o el autocompletado de formularios.
Usando software y herramientas de automatización de flujos de trabajo
Las empresas que buscan automatizar procesos a menudo recurren a herramientas de TI, incluido el software de gestión de flujos de trabajo. Las herramientas adecuadas pueden dirigir la información y completar acciones sin demora. En última instancia, le permiten reducir costos, aumentar la productividad y disminuir el error humano. Incluso puede mejorar la moral y la retención de los empleados al eliminar tareas tediosas. Considere el proceso de enviar una factura a un cliente. Puede hacerlo a la antigua, abriendo un documento prefabricado, ingresando la información del cliente, enumerando los artículos/servicios vendidos y escribiendo los precios. A continuación, podría guardar el archivo, cargar su correo electrónico, luego enviárselo y esperar una respuesta. Una vez que el cliente realiza un pago, podría marcarlo como pagado. No hay nada complicado en el proceso anterior, pero consumirá mucho tiempo. Con un sistema automatizado configurado correctamente, es posible eliminar muchas de las molestias anteriores. Sus herramientas de automatización pueden detectar cuándo escanea y envía artículos, por ejemplo. A partir de ahí, podría calcular cuánto se debe y tomar la información del cliente en archivo para generar una factura. Luego, enviará la factura (quizás por correo electrónico) al cliente y anotará cuándo se paga. La facturación es solo una de las muchas oportunidades. Si su organización gasta demasiados recursos en tareas manuales simples, puede aumentar drásticamente la productividad con las herramientas adecuadas. Veamos algunas otras áreas donde puede aprovechar la automatización de flujos de trabajo.
Las herramientas de automatización adecuadas cambiarán los flujos de trabajo para mejor. Al reducir el tiempo dedicado a tareas mundanas, permitirá a sus empleados centrarse en actividades de mayor valor. La automatización también puede mejorar la satisfacción de los empleados, lo que conduce a un mayor compromiso y retención.
Tecnologías de la información
La TI a menudo implica mucho trabajo manual simple. Considere las actualizaciones. El software debe actualizarse y parchearse regularmente; podría estar expuesto a riesgos de seguridad y perderse nuevas funciones. En el pasado, actualizar a menudo significaba descargar e instalar archivos manualmente. Ahora, Los departamentos de TI pueden automatizar muchos procesos redundantes, que incluyen:
Copia de seguridad y recuperación
Compartir datos
Gestión de incidentes
Ciclo de vida del producto
Ciclos de lanzamiento
Recursos humanos
Recursos Humanos a menudo se ve agobiado por tareas que consumen mucho tiempo. Completar formularios obligatorios, buscar firmas, proporcionar documentación, enviar revisiones de desempeño, procesar solicitudes de viajes o permisos: las tareas pendientes pueden parecer interminables. Cada día, parece haber una nueva ronda de reclutamiento. Los profesionales de Recursos Humanos solo tienen tantas horas en el día. Es una pérdida de tiempo pasar horas copiando y pegando datos de archivos en papel o digitales. Sin embargo, muchos flujos de trabajo de Recursos Humanos se pueden automatizar. Por ejemplo, podría enviar automáticamente manuales de orientación a los nuevos empleados una vez que se les asigna una dirección de correo electrónico de la empresa. Aquí hay otros procesos de Recursos Humanos que se pueden automatizar:
El software de automatización de flujos de trabajo es un excelente asistente de ventas. Por ejemplo, podría configurar una campaña de goteo para fortalecer las relaciones con los clientes. En lugar de enviar cada mensaje manualmente, puede enviar mensajes de goteo en un horario preestablecido o después de ciertas actividades del cliente. Si un cliente potencial descarga un libro blanco sobre una solución tecnológica en particular, su sistema podría enviarle automáticamente más información sobre dichas soluciones unos días después. A continuación, se detallan otros flujos de trabajo de ventas que se pueden automatizar:
Correos electrónicos de bienvenida/incorporación de clientes
Programación de citas
Tareas de seguimiento
Entrada de datos del cliente
Creación de listas
Finanzas
La gestión de finanzas es un gran problema para muchas empresas. Se debe completar papeleo, realizar aprobaciones y distribuir dinero, entre otras cosas. Las herramientas automatizadas pueden completar formularios, transferir datos y desembolsar fondos. Empodere al departamento de finanzas y permítales centrarse en actividades más desafiantes. También es crucial cumplir con las normativas, y la automatización puede ayudar con estas otras tareas también:
Aprobaciones de presupuesto
Reembolsos de viajes
Órdenes de compra
Gastos de capital
Contabilidad
Tradicionalmente, los procesos contables están llenos de tareas manuales, como la conciliación de cuentas, la generación de informes y la preparación de nóminas. A través de la automatización, puede automatizar parte o la totalidad de estas actividades. Esto podría mejorar la moral de los empleados y aumentar la retención. No olvide automatizar también estos procesos:
Validación de datos
Seguimiento de facturas
Aprobaciones
Legal
Los abogados a menudo exigen un salario alto por los muchos años que pasaron formándose para una carrera en este campo. Las herramientas de automatización de flujos de trabajo adecuadas eliminan o reducen el tiempo dedicado a tareas manuales, como la generación de documentos, la garantía de la firma de los acuerdos de confidencialidad, la entrada de datos y más. De esta manera, puede asegurarse de que su equipo legal esté utilizando sus habilidades y esfuerzos de manera justa. Aquí hay varios otros procesos que se benefician de la automatización:
Facturación
Investigación
Revisiones de contratos
Codificación LEDES
Otros departamentos
La lista anterior está lejos de ser exhaustiva. Esencialmente, cualquier departamento puede beneficiarse de la automatización. Si bien tiene sentido apuntar inicialmente a aquellos procesos que se beneficiarán más, debe considerar cada oportunidad cuando sea apropiado. De hecho McKinsey ha descubierto que más de 2.000 actividades laborales en 800 ocupaciones pueden ser automatizadas. Invariablemente, las herramientas automatizadas adecuadas aumentarán la eficiencia y la productividad en toda su empresa.
Diseñar y construir flujos de trabajo automatizados
Construir flujos de trabajo automatizados es una tarea desalentadora, pero que se puede lograr con una planificación adecuada. Para facilitar el proceso, divídalo en tareas más pequeñas y ejecutables.
Crear un flujo de trabajo visual
El primer paso para construir una casa es dibujar los planos. Es inteligente dibujar también una guía visual para sus flujos de trabajo, como un diagrama de flujo de sus procesos comerciales. Puede diseñar el proceso en pasos y usar códigos de colores para que cada etapa sea distinta.
Obtener la entrada del usuario
Es inteligente obtener comentarios de los empleados que actualmente completan actividades manuales y luego usar las herramientas automatizadas. Pueden proporcionar sugerencias sobre cómo automatizar tareas y maximizar la producción y la productividad.
Establecer los KPI correctos
Las empresas no invierten ni configuran herramientas de automatización por diversión. Quieren lograr resultados medibles. Al diseñar procesos automatizados, considere los diversos KPI que podrían medir su éxito. Podría observar las horas de mano de obra ahorradas por semana o las conversiones a través de campañas de goteo.
Utilice las herramientas de automatización de flujos de trabajo adecuadas
Se pueden utilizar muchas herramientas y plataformas para automatizar procesos comerciales. Por ejemplo, podría utilizar la automatización robótica de procesos (RPA), que generalmente requiere una codificación mínima para realizar tareas en computadoras (como abrir, recopilar y ingresar datos) realizadas tradicionalmente por humanos. Asegúrese de identificar herramientas para las que su empresa tiene (o podría obtener) la experiencia necesaria para tener éxito.
Ejecutar pruebas
Debe probar exhaustivamente la automatización de su flujo de trabajo antes de implementarla en toda la organización o incluso en un departamento. Es inteligente realizar varias pruebas e intentar con diferentes variables. Y una vez que haya completado las pruebas iniciales, pida a las personas que podrían usar las herramientas de automatización que las prueben. Pueden descubrir cosas que usted pasó por alto u ofrecer sugerencias para mejorar el proceso.
Lanzar, monitorear, ajustar
Finalmente, ha llegado el momento de que su automatización de flujos de trabajo entre en funcionamiento. Debe capacitar a los empleados sobre cómo usar las herramientas y explicarles los beneficios. Un poco de esfuerzo ahora podría ahorrar mucho tiempo a las personas más adelante. A medida que sus herramientas se pongan en uso, debe monitorearlas. ¿Están funcionando correctamente? ¿Los empleados informan problemas? Si surge algo, no lo ignore. En cambio, realice ajustes lo más rápido posible.
La automatización de flujos de trabajo es la elección correcta
Los recursos son escasos, es difícil encontrar el talento adecuado y nunca hay suficientes horas en un día determinado. Sin embargo, al automatizar varios flujos de trabajo, puede reducir el tiempo perdido en tareas triviales. Como resultado, puede experimentar un impulso significativo en la productividad, un mayor compromiso de los empleados y una alineación eficiente con sus objetivos. Processmaker ofrece una interfaz unificada para administrar todos los procesos con una implementación simple, lo que lo hace fácil de usar para todo su personal. Las empresas de todo el mundo utilizan Processmaker para optimizar sus procesos comerciales, ¿quizás sea hora de que lo pruebe?
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