Guía de automatización de flujos de trabajo en educación
Los periodistas y expertos en economía están desafiando a las universidades a preparar a los estudiantes para el futuro del trabajo automatizado. Los educadores están a la altura del desafío, llenando los planes de estudio con nuevos cursos y títulos como automatización industrial, ciencia de datos y gestión de procesos de negocio. Pero, cuando se trata de actualizar sus propias operaciones, cómo funcionan las universidades día a día—el poder de la automatización de flujos de trabajo a menudo se pasa por alto. Para las instituciones de alto rendimiento, es una ventaja competitiva probada que mejora la eficiencia, reduce los costos y otorga a la facultad más ancho de banda para crear una experiencia estudiantil atractiva.
¿Por qué es importante la automatización de flujos de trabajo en la educación superior?
Los estudiantes, los clientes del sistema de educación superior, son como los consumidores de cualquier otro sector—valoran la conveniencia por encima de todoyo. Los teléfonos inteligentes son las varitas mágicas que pueden pedir comida, solicitar un viaje e incluso aceptar solicitudes de empleo. Sin embargo, muchos administradores de educación superior todavía frustran a los estudiantes con formularios y pagos en papel. Los procesos complicados y manuales también son una plaga para la productividad de los educadores y el personal. Un informe reveló que la facultad universitaria pasa 30% de su tiempo en papeleo y tareas administrativas. Ingrese automatización de flujos de trabajo para la educación superior. Con esta tecnología, puede condensar cincuenta pasos manuales en diez, muchos de los cuales pueden ejecutarse sin intervención humana.
El papeleo se archiva ordenadamente en carpetas digitales , a los que puede acceder desde cualquier lugar del mundo.
Los documentos se mueven automáticamente entre las partes aprobadoras, sin necesidad de intercambio cara a cara.
Los departamentos ya no trabajan en silos, sino queintercambian libremente información, accesible sin problemas desde un centro central.
Los estudiantes pueden acceder a servicios del campus y del registrador a través de aplicaciones, y los chatbots responden preguntas rápidas de los prospectos que navegan por las opciones universitarias.
En un estudio de Ernst & Young, los investigadores encontraron que la automatización redujo los puntos de contacto del proceso en una universidad de 40 a 1, reduciendo la carga de trabajo de los educadores hasta en un 13 horas por semana. Con resultados tan potentes, no sorprende cuántos campus están automatizando los procesos de back-office de arriba a abajo.
¿Cómo ayudan los flujos de trabajo automatizados a los administradores universitarios?
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Cientos de colegios y universidades automatizan las operaciones de back-office en cada rincón del campus. Los usuarios de ProcessMaker disfrutan de los beneficios de la automatización en todos los departamentos:
Admisiones
Ayuda financiera
Inscripción y Registros
Asuntos Académicos
Asuntos Estudiantiles
Cuentas de Estudiantes
Tecnología de la Información y Seguridad
Gestión de instalaciones
Finanzas y Contabilidad
Recursos humanos
La automatización ayuda a estos equipos a reducir el papeleo, mejorando la eficiencia y el gasto en funciones como:
Gestionar solicitudes de vacaciones del profesorado
Rastrear la elegibilidad para la graduación
Aprobar solicitudes de graduación
Planificar ceremonias de graduación
Afortunadamente para las universidades, muchos de estos procesos son repetitivos: un problema para los trabajadores humanos, pero una bendición para el software automatizado. Estas son solo algunas de las soluciones de procesos que las mejores escuelas están automatizando. Explore los cientos de procesos que nuestros clientes han automatizado en todo el campus.
Ejemplos populares de cómo colegios y universidades están utilizando la automatización de flujos de trabajo para aprovechar las tendencias tecnológicas
¿Se imagina lo que sus mentes más brillantes podrían hacer si pudieran centrarse más en crear una experiencia estudiantil agradable y próspera que en el papeleo? Las universidades están utilizando la automatización para liberar a la facultad al transferir tareas que consumen mucho tiempo al software. Aquí hay algunas formas populares en que están luchando contra el 10 horas por semana desperdiciado en correos electrónicos tediosos y otro trabajo administrativo.
Atraer nuevos estudiantes
Muchos flujos de trabajo de Incorporación de Nuevos Estudiantes comienzan pidiendo a los estudiantes que descarguen un PDF o completen un formulario web. Si bien el proceso podría sentirse digital del lado del estudiante, implica una serie de tareas manuales internas para satisfacer la solicitud. Y aquí es donde comienzan los inconvenientes y los contratiempos. La automatización de procesos digitales convierte estos dolores de cabeza manuales en potencias automatizadas. Los estudiantes pueden completar formularios como Solicitudes de Admisión directamente en su sitio web. Incluso puede crear aplicaciones personalizadas para programas específicos como la Solicitud CCAMPIS (Child Care Access Means Parents in School) que la mayoría de los CRM no abordan adecuadamente. Al hacer clic en 'enviar' desencadena mágicamente una serie de procesos de back-end. Los sistemas ejecutan las solicitudes por las personas adecuadas, rastrean sus respuestas y almacenan cualquier información que necesite tener a mano en la base de datos correcta. Al reducir la comunicación de ida y vuelta y la necesidad de seguimiento, puede reducir el tiempo que le lleva satisfacer una solicitud de días a meras horas.
Optimizar la inscripción a cursos
Potencie sus formularios estándar de Inscripción y Registros con el poder de la automatización. Al digitalizar los procesos de Añadir/Eliminar Cursos, Cambios de Calificaciones o Declaraciones de Carrera, los estudiantes pueden pasar menos tiempo agobiados por dolores de cabeza administrativos y más tiempo concentrados en sus estudios. La optimización de las operaciones puede ahorrar dinero a los estudiantes y aumentar las tasas de graduación. Tomemos el proceso de créditos de transferencia, por ejemplo. Los inconvenientes administrativos en este departamento pueden cuesta a los estudiantes $12,000 por año y que influyen enormemente en su decisión de permanecer inscrito. Encuentre el que pueda tener el mayor impacto en su escuela aquí.
Gestionar recursos humanos
La Gran Renuncia pone de relieve cómo los procesos desorganizados pueden afectar a la fuerza laboral de la educación superior. ¿Cuántos de sus procesos solo existen en la memoria de un miembro del personal experto? Todo el conocimiento institucional se va con un empleado que se va, lo que hace imposible capacitar adecuadamente a los recién llegados. La automatización de flujos de trabajo ayuda a las instituciones a codificar todas sus reglas y procesos. Todos saben exactamente qué tareas están involucradas, y muchas se ejecutan automáticamente sin interferencia humana. Un departamento que se beneficia enormemente de la automatización de flujos de trabajo es Recursos Humanos. Procesos como la incorporación, la acreditación del profesorado y las solicitudes para contratar profesores adjuntos se convierten en listas de verificación ejecutadas automáticamente por su plataforma DPA.
Identifique los candidatos más fuertes para la automatización en su campus
No todas las secuencias de tareas son adecuadas para la automatización. Aquellas que son repetibles, manuales y especialmente lentas son los lugares ideales para comenzar. Busque estas actividades comunes:
Tareas frecuentes y repetitivas
Copiar y pegar datos entre sistemas
Formularios o solicitudes manuales
Compilar informes
Programación de contacto de ventas
Coordinar aprobaciones
¿Cómo se reduce la lista? Las tareas que ocurren con frecuencia deben ser sus principales objetivos: automatizar tareas que surgen a diario ahorrará más tiempo que las tareas trimestrales.
Enfocarse en áreas que mejoran la experiencia del estudiante
Quiere identificar procesos donde una mejora de la eficiencia repercutirá en el éxito del estudiante. Por ejemplo, un estudio muestra que los estudiantes de transferencia que reciben créditos limitados por su trabajo académico previo son 2.5 veces menos probabilidades de graduarse contigo. Identifique tareas como una mejora flujo de trabajo de créditos de transferencia, lo que puede optimizar la experiencia del estudiante y aumentar las tasas de graduación. Una vez que haya identificado y validado los procesos correctos, puede comenzar a explorar exactamente cómo su equipo realiza cada paso del proceso.
Identificar a las partes interesadas
Muchos procesos involucran a representantes de diferentes departamentos de su universidad. EDUCAUSE anima a los campus a construir iniciativas prósperas en todo el campus, y no a crear pequeños éxitos independientes conocidos como “bolsas de excelencia.” Cuantos más equipos y departamentos consiga a bordo, más probable será que su programa DPA se mantenga. Identifique a cada persona en el proceso e invítela a participar en la identificación de todos los pasos y sistemas involucrados. Gartner llama a este enfoque colaborativo un "equipo de fusión". Los equipos de fusión son grupos interdepartamentales que pueden participar en un proceso que cruza departamentos y diferentes sistemas. Por ejemplo, un proceso de retiro de estudiantes necesitaría la opinión del Registrador, Vivienda, Éxito y Persistencia del Estudiante, Ayuda Financiera y el Tesorero. Se unen como expertos en su dominio, intercambiando ideas sobre cómo integrar mejor la automatización en su paso del flujo de trabajo del que son responsables. Identificar a todas las partes interesadas adecuadas desde el principio garantiza un plan integral que satisface a todas las partes interesadas. Y, no olvidemos incluir a los analistas de negocio de TI que pueden proporcionar experiencia técnica.
Evaluar flujos de trabajo y crear un mapa de procesos
Ahora que ya tienes lista una lista de los objetivos más efectivos para la automatización, es hora de evaluar cómo puedes ejecutarlos mejor. Empieza por preguntar. Entrevista a los mismos miembros del personal responsables de cada función para comprender mejor los pasos involucrados en cada proceso. Considera sentarte un día para estudiar precisamente cómo cada miembro del personal realiza las tareas y luego sigue las pistas. Cuando un proceso se conecta a una base de datos o a un miembro de la facultad en otro departamento, identifica al responsable y analiza también sus procedimientos. Usando un modelador de procesos, puedes mapear eficazmente cada paso de todo el proceso de principio a fin. La automatización está cambiando todas las industrias que toca, desde la manufactura hasta el marketing y la banca. Las universidades están incorporando activamente la automatización en sus programas de cursos, enseñando a los estudiantes cómo aprovechar esta poderosa herramienta en el mundo laboral. Los administradores de educación superior con mejor rendimiento también están reconociendo su vasto potencial para mejorar las operaciones en todo el campus. ¿Está tu universidad lista para lanzar tu estrategia de automatización? [cta title="Explore nearly 200 processes created by our higher education customers using the ProcessMaker Platform" link_text="See Higher Ed Workflow Processes" link="https://www.processmaker.com/solutions/industries/higher-education-automation/"]
