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La gestión de flujos de trabajo es una disciplina probada que ha estado ayudando a las organizaciones exitosas a gestionar sus flujos de trabajo de manera eficiente durante más de un siglo. Sin embargo, ha recibido una mayor atención en los últimos años tras la proliferación de sistemas innovadores que facilitan a las organizaciones la automatización de tareas. En 2019, el mercado de automatización de flujos de trabajo alcanzó un valor de 8.070 millones de dólares y se proyecta que alcance39.490 millones de dólares para 2027, creciendo a una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 23,68% entre 2020 y 2027.
¿Qué es la Gestión de Flujos de Trabajo?
Un flujo de trabajo es una secuencia de tareas que forman parte de una tarea más grande. Un flujo de trabajo está destinado a ayudar a lograr un objetivo comercial predefinido. Las organizaciones utilizan la gestión de flujos de trabajo para producir mejores resultados basados en un conjunto específico de objetivos. Muchas organizaciones utilizan sistemas de flujo de trabajo para automatizar tareas junto con principios de gestión. Además de automatizar tareas, los sistemas de gestión de flujos de trabajo ayudan a las partes interesadas a mapear fácilmente los flujos de trabajo para identificar tareas repetitivas, cuellos de botella y oportunidades de mejora.Gartner divide la gestión del flujo de trabajo en dos categorías interrelacionadas:
Integración de procesos internos y externos. Un enfoque que proporciona la “definición de procesos de negocio que abarcan aplicaciones” y “generalmente requiere un entorno de desarrollo de flujo de trabajo comercial basado en estándares”.
Eventos o procesos automatizados. Un enfoque que “permite que se realicen tareas automatizadas…”.
Los Beneficios de la Gestión de Flujos de Trabajo
La gestión de flujos de trabajo ofrece a las organizaciones de todas las industrias una amplia gama de beneficios, que incluyen:
La gestión de flujos de trabajo establece canales claros de comunicación. Los empleados saben a dónde acudir para obtener respuestas. Además, un sistema de gestión de flujos de trabajo permite la comunicación en tiempo real y el acceso a datos en toda una organización, lo que conduce a un entorno de trabajo más colaborativo y un servicio al cliente superior.
Improved Compliance
Un flujo de trabajo implica muchas partes móviles. Para las organizaciones que continúan dependiendo de procesos manuales, garantizar que sigan cumpliendo puede resultar un desafío. Con la gestión de flujos de trabajo, las organizaciones pueden mejorar el cumplimiento al optimizar los procesos, reducir el error humano a través de la automatización y aumentar la rendición de cuentas.
Mayor Transparencia
Compartir flujos de trabajo con los empleados les ayuda a comprender qué tareas implica un proceso, quién es responsable de completarlas y cuáles son los próximos pasos. Este nivel de transparencia mejora la moral y la satisfacción laboral, lo que también puede aumentar la productividad.
Costos reducidos
La pandemia provocó medidas generalizadas de reducción de costos que persistirán durante algún tiempo.Deloitte se refiere a estas medidas generalizadas de reducción de costos por COVID-19 como “Ahorrar para prosperar”, señalando que la pandemia arrojó “luz adicional sobre la palanca del talento y aceleró acciones clave de transformación como la automatización y el trabajo remoto que pueden ayudar a las empresas a prosperar una vez que el virus esté contenido y emerja el próximo normal”. La gestión de flujos de trabajo juega un papel integral en la reducción de costos. Las organizaciones pueden implementar automation technologies para optimizar los procesos de trabajo y mejorar la flexibilidad operativa a través de una planificación cuidadosa.
Ejemplos Comunes
Existe un número potencialmente ilimitado de casos de uso para la gestión de flujos de trabajo. Los siguientes son dos ejemplos que pueden darle una mejor idea de lo que es posible:
Employee Onboarding
La incorporación de empleados es un proceso que consume mucho tiempo pero que es esencial para muchas organizaciones. Un proceso de incorporación eficiente juega un papel crucial para garantizar la retención de nuevos empleados. Las tareas iniciales en un flujo de trabajo de incorporación implican una cantidad significativa de comunicaciones internas y externas. Con la gestión de flujos de trabajo, la finalización de cada tarea puede activar notificaciones y aprobaciones automatizadas, eliminando la necesidad de idas y venidas constantes. Una vez que el empleado ha pasado una verificación de antecedentes y otras condiciones de empleo, el flujo de trabajo avanzaría a la siguiente fase. Esto podría activar automáticamente otras tareas, como la asignación de activos y la concesión de acceso al correo electrónico.
Solicitudes de soporte
La mayoría de las organizaciones requieren un sistema para gestionar las solicitudes de soporte de TI. Sin flujos de trabajo establecidos, las solicitudes de soporte de TI a menudo se manejan mal. Los usuarios a menudo deben hacer un seguimiento continuo y experimentar largos períodos de inactividad, lo que sofoca la productividad. Las organizaciones pueden dirigir fácilmente las solicitudes de TI según reglas predefinidas. Los usuarios pueden rastrear fácilmente sus solicitudes y la gerencia puede monitorear el rendimiento para aumentar la rendición de cuentas.
Sistemas de Gestión de Flujos de Trabajo
Un sistema de gestión de flujos de trabajo es una solución de software que facilita la automatización y ejecución de flujos de trabajo. Hay muchos sistemas de gestión de flujos de trabajo para elegir. Si bien cada uno ofrece características únicas, la mayoría incluye las siguientes características:
La capacidad de mapear y definir flujos de trabajo.
Notificaciones personalizadas y automatizadas a las partes interesadas.
Capacidades de integración con otras soluciones.
La capacidad de crear formularios para recopilar datos estructurados del flujo de trabajo.
Capacidades de gestión de documentos.
Funciones avanzadas de informes que brindan información sobre el rendimiento.
La capacidad de otorgar permisos de acceso a partes interesadas externas.
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo a menudo se confunden con las plataformas de BPM. Sin embargo, existen diferencias importantes. La diferencia más significativa involucra su alcance. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo se centran en el nivel de tarea, mientras que BPM puede ayudar a las organizaciones a mejorar un solo proceso o un conjunto completo de procesos de negocio. ProcessMaker es una plataforma galardonada de gestión de procesos de negocio (BPM) y automatización de flujos de trabajo de bajo código. ProcessMaker fue galardonado con el “Sistema de Gestión de Diseño del Añopremio” en 2020 por Remote Breakthrough, una organización líder independiente de inteligencia de mercado.
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