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10 características que necesita su sistema de gestión de flujos de trabajo
¿Qué es un sistema de gestión de flujos de trabajo?
Un sistema de gestión de flujos de trabajo (WMS) ayuda a su empresa a reducir procesos repetitivos o simplificar un conjunto de tareas. Es la infraestructura para un conjunto de tareas que fluirán automáticamente de una a otra hasta que el proceso (un flujo de trabajo) se complete de la manera más eficiente posible. Para configurar un flujo de trabajo, su equipo primero debe mapear la tarea tal como debe hacerse. Luego, establezca los desafíos que se interponen en el camino y elimine los procesos redundantes. Por último, determine qué miembros del equipo o departamentos deben participar. Este trabajo no debe centrarse en quién o cómo se hacen las cosas ahora. Para ahorrar tiempo y dinero, las empresas recurren al software de gestión de flujos de trabajo para automatizar sus procesos y mejorar la generación de informes sobre sus KPI. En otros escenarios, se puede implementar un nuevo sistema de gestión de flujos de trabajo en torno a optimización del flujo de trabajoA menudo, después de que una organización ha realizado un análisis de flujos de trabajoExisten numerosas herramientas que pregonan los beneficios de un Sistema de Gestión de Flujos de Trabajo, por lo que hemos proporcionado una guía de 10 cosas importantes a tener en cuenta para obtener un sistema de la más alta calidad.
10 características de un sistema de gestión de flujos de trabajo
1. Diseño de formularios sencillo
Un sistema de gestión de flujos de trabajo necesita una forma muy sencilla para que los usuarios creen nuevos formularios sin la ayuda de un ingeniero de sistemas. El diseño debe ser de arrastrar y soltar y rápido de construir o modificar. La interfaz debe ser intuitiva para agregar diferentes tipos de campos, como campos de texto, campos numéricos, menús desplegables, selecciones múltiples, cálculos, cargas de archivos y más. La interfaz también debería facilitar el prellenado de formularios. Como resultado, esta función que ahorra tiempo permite al usuario ingresar los datos una sola vez y usarlos en una variedad de formularios diferentes.
Cuando los empleados necesiten asignar un formulario, tarea o consulta a otra persona, deberían poder hacerlo directamente en la herramienta de gestión de flujos de trabajo. Tener que enviar un correo electrónico desde fuera del sistema con enlaces a dónde se debe realizar el trabajo puede volverse engorroso y una pérdida de tiempo. Un gran sistema permite a su equipo discutir procesos, etiquetar a otros miembros del equipo, agregar documentos, archivos e imágenes directamente en la interfaz.
3. Procesos automatizados
Su WMS debería facilitar la creación de procesos automatizados y repetibles que varios miembros del equipo puedan utilizar. Un ejemplo es un proceso de incorporación de nuevos empleados que comienza con una evaluación previa a la contratación. Luego envía un correo electrónico al candidato para programar entrevistas y solicita completar la documentación de nuevo ingreso. Finalmente, informa a su departamento de TI para que configure una cuenta y un portátil para su primer día. Además, esta información se compartiría entre varios departamentos, y su proceso automatizado podría notificar a cada miembro del equipo sobre los pasos del flujo de trabajo relevantes para sus funciones y enviar recordatorios según sea necesario.
4. Fácil integración con otras herramientas
Una herramienta de gestión de flujos de trabajo bien diseñada podrá ayudar a su equipo más allá de las tareas o los procesos automatizados. Idealmente, podrá trabajar con otras herramientas que utiliza, como su CRM, software de propuestas, sistema de contabilidad, calendarios o incluso correos electrónicos de empleados. La herramienta debe incluir integración integrada con aplicaciones populares o permitir la integración a través de API o herramientas como Zapier para conectar sus sistemas. Verifique con su equipo de incorporación para asegurarse de que la herramienta que elija se integre con todas sus aplicaciones existentes.
5. Informes personalizables
Los informes son una herramienta esencial para ver qué tan bien funcionan su equipo y el WMS. Debe ser fácil crear informes de numerosos tipos: gráficos, gráficos circulares, finanzas y KPI en la interfaz. Necesita la capacidad de ejecutar informes automáticamente en un horario establecido y configurar un sistema de distribución para que se compartan con los miembros del equipo apropiados. Debe ser fácil para cualquier usuario modificar informes existentes, crear nuevas versiones de ellos o cambiar un conjunto de datos para que se adapte a sus necesidades. También debe verificar que los niveles de permisos sean fáciles de establecer para la generación de informes, de modo que limite qué informes y datos pueden ver todos los empleados (esto es especialmente importante para la información de RR. HH. y contabilidad).
6. Acceso móvil
Sus empleados deben poder acceder al sistema de gestión de flujos de trabajo en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Debe estar optimizado para que sea fácil de usar en una tableta o teléfono inteligente. También debería funcionar bien tanto en dispositivos Android como iOS. La velocidad de carga en un dispositivo móvil y la cantidad de datos en la página deben ser una consideración, por lo que la versión receptiva de su interfaz puede tener intencionalmente menos funciones que la versión de escritorio completa. Asegúrese de probar cómo se ve el WMS en un teléfono inteligente antes de comprometerse con la herramienta.
7. Control de permisos
Es importante facilitar la concesión de acceso al grupo adecuado de personas en su empresa. Los archivos confidenciales de RR. HH. o financieros deben tener un acceso muy limitado para ver o editar. Mientras que los datos como la información del cliente y los contratos pueden ser algo que todos sus empleados deberían poder ver. También debería poder limitar a qué procesos y acciones tienen acceso diferentes departamentos. Es especialmente importante tener algunos administradores de sistemas de alto nivel que puedan cambiar estos permisos rápidamente, incluida la capacidad de apagar todo el acceso al sistema para un empleado cuando abandone la empresa.
8. Actualizaciones automáticas del sistema
Pocas empresas tienen una flota de personal de TI en plantilla capaz de realizar actualizaciones del sistema o reparar computadoras. Los miembros del equipo deben estar capacitados en la realización de actualizaciones, procedimientos de seguridad y adquisición de soporte. El socio ideal proporcionará capacitación y soporte continuo para varios miembros de su equipo, en caso de que la persona inicial que fue capacitada esté de vacaciones o deje su empresa. Cuando necesite ayuda del equipo de soporte del WMS, deberían estar disponibles para ayudarlo en unas pocas horas, en lugar de esperar hasta un día para obtener una respuesta o asistencia.
9. Alojamiento en la nube
Existen muchas razones conocidas para alojar software o aplicaciones en la nube. El alojamiento en la nube es escalable, permite un fácil acceso desde cualquier ubicación fuera de su oficina física, permite copias de seguridad redundantes y, en general, cuesta menos que el alojamiento en las instalaciones.
10. Precios fáciles de entender
Antes de comprometerse con un Sistema de Gestión de Flujos de Trabajo, asegúrese de comprender todos los costos involucrados con la herramienta. ¿Hay tarifas de alojamiento? ¿Por usuario? ¿Por el automation process? ¿Cómo cambiarán los costos si el tamaño de su empresa se expande o se reduce drásticamente? ¿Está comprometido con un paquete específico? El proveedor con el que elija asociarse debe poder responder todas sus preguntas sobre precios de inmediato y darle una idea clara de lo que obtiene por su nivel de precios. Idealmente, el plan será mensual y podrá ajustar el nivel de servicio si el tamaño o las necesidades de su empresa cambian.
Qué considerar al elegir un software de gestión de flujos de trabajo
1. Complejidad del flujo de trabajo
Considere la complejidad de sus procesos que necesitan automatización y el tamaño de su empresa. Es posible que necesite algo que pueda escalar a miles de empleados. Alternativamente, es posible que solo necesite una solución ligera para procesos menos complejos.
2. Funciones imprescindibles
La mayoría de los sistemas de gestión de flujos de trabajo son similares, pero varían enormemente en sus características y escalabilidad. ¿La organización necesita un BPM en la nube o en las instalaciones? ¿Qué nivel de informes? ¿Hay ciertos formularios y funcionalidades que la organización necesita absolutamente?
3. Cantidad de usuarios
¿Cuántos usuarios y departamentos pueden utilizar el software de gestión de flujos de trabajo? Asegúrese de calcular esto en el precio. Algunas empresas de software serán gratuitas, pero el número de usuarios será más caro en el backend.
4. Velocidad de implementación
La velocidad de implementación es fundamental cuando los procesos afectan a toda la organización. Algunos BPM heredados en las instalaciones serán engorrosos y tediosos de implementar, pero ProcessMaker está diseñado para la velocidad en la nube. Seamos realistas. Elegir una herramienta de gestión de flujos de trabajo para su empresa no es fácil. Debe considerar tantos factores que podrían pasar desapercibidos. Como se mencionó anteriormente, hay tantas características que pueden confundirlo y dificultar la decisión.
Reflexiones finales sobre los sistemas de gestión de flujos de trabajo
Al buscar un nuevo sistema de gestión de flujos de trabajo para su empresa, considere las características enumeradas anteriormente. ¿La herramienta incluye todas ellas, o faltan elementos y por qué? Los flujos de trabajo están diseñados para ahorrar tiempo y dinero a su empresa. Asegúrese de gastar el suyo sabiamente al tomar esta importante decisión. [cta title="Sistema de gestión de flujos de trabajo n.º 1" link_text="Comience su prueba gratuita" link="/free-trial"]
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