Consejos de flujo de trabajo para tomar mejores decisiones como organización
En el corazón de cada negocio se encuentra el proceso de toma de decisiones. De hecho, tomar las decisiones organizacionales correctas es la clave del éxito. Ya sea en el trabajo o en la vida, todos tenemos experiencia tomando decisiones. Algunas son bastante simples, mientras que otras pueden sentirse extremadamente difíciles y cambiar la vida. Además, las malas decisiones constantes pueden hacer que las empresas fracasen. Sin embargo, con demandas en constante evolución, las empresas deben tomar decisiones rápidas todo el tiempo.
¿Qué hace que una decisión sea mala?
En el gran esquema de las cosas, las decisiones comerciales siempre deben alinearse con los objetivos a largo plazo de la empresa. Aún así, hay momentos en que se deben tomar decisiones difíciles que se desvían de la misión de la organización. Entonces, ¿qué causa una mala decisión? Hemos enumerado algunas de las características a continuación:
Desalineación con tu estrategia: Si tu empresa no tiene una estrategia clara, a menudo fallarás en el objetivo al tomar decisiones. Sin una visión bien comunicada de lo que significa el éxito para tu empresa, tomarás decisiones que llevarán a tu negocio en todas las direcciones excepto hacia arriba.
Roles poco claros: ¿Quién se supone que debe tomar todas las decisiones clave? En algunos casos, cada individuo busca a otra persona para tomar una decisión y, desafortunadamente, esto resulta en un mal resultado. En la mayoría de los casos, una persona toma todas las decisiones y lo arruina todo.
El proceso es defectuoso: ¿Cuál es tu flujo de trabajo de toma de decisiones? ¿Tienes procesos específicos implementados para permitir mejores decisiones? Por lo general, las malas decisiones provienen de malos flujos de trabajo y una asignación de recursos desalineada.
Comunicación deficiente: Vivimos en la era del conocimiento, y nuestros roles laborales son demostrativos de esta era. Como resultado, la colaboración es fundamental para el éxito de la toma de decisiones. Sin los canales adecuados de comunicación, y una comunicación consistente y de alta calidad, la calidad de la decisión se degrada.
Falta de información suficiente: Algunas organizaciones son bastante complejas. Por lo tanto, la toma de decisiones puede ser lenta y dispersa. Ya sea un hilo de correo electrónico perdido o notas de reunión perdidas; puede parecer un obstáculo mantener a todos los responsables de la toma de decisiones relevantes informados.
No obstante, las decisiones correctas ayudan a las empresas a aprovechar las oportunidades relevantes mientras las preparan para enfrentar desafíos e incertidumbres. No hay duda de que mejorar tu proceso de toma de decisiones también puede aumentar significativamente los niveles de productividad y el éxito de tu empresa.
¿Qué pasa con la fatiga de decisión?
En medio del espectro está la fatiga de decisión. ¿Demasiadas decisiones conducen a una menor productividad? En una palabra, sí. Hay momentos en que tomar decisiones puede hacer que tu empresa se sienta descontenta, e incluso infeliz. Considera salir a correr. Cuando empiezas, estás lleno de energía y listo para abordar varias millas. Sin embargo, una vez que has estado corriendo durante quizás cinco millas, la fatiga comienza a apoderarse. Y, realmente, no tiene sentido correr 20 millas más. Sin mencionar que terminarás haciendo más daño que bien. Lo mismo ocurre con las decisiones. Parece haber un espacio dorado donde tomar buenas decisiones conduce a una mayor productividad. En contraste, cuantas más decisiones tenemos que tomar, más agotados nos sentimos. Esto luego disminuye nuestra capacidad para tomar buenas decisiones. Además, no todas las decisiones son iguales. Ciertamente hay una diferencia entre quién elige tu empresa como proveedor de agua y si necesitas recortar el 15 por ciento del presupuesto este año. Por otra parte, está la parálisis de decisión que viene con tener demasiadas opciones. El punto es este: Enfócate en las decisiones relevantes, evita poner demasiadas opciones sobre la mesa y crea un proceso de negocio.
¿Qué es la gestión de procesos de negocio?
Cuando se trata de tomar mejores decisiones, gestión de procesos de negocio incluiría todas las prácticas - y configuraciones - necesarias para refinar tus procesos de toma de decisiones para que mejoren tanto la rentabilidad como la eficiencia. También se puede dividir en tres aspectos importantes:
Identifica los procesos actuales.
Mejóralos.
Mantén tus procesos actualizados.
Incluso algo tan simple como pasar un papel, con tu aporte, a un compañero de trabajo puede considerarse un proceso de negocio. Lo que lo convierte en gestión de procesos de negocio (BPM) es cuando estableces un método para estandarizar cómo y cuándo se pasa ese papel. En cuanto a BPM, necesitarás crear un flujo de trabajo, o una serie de procesos repetibles, diseñados para lograr tus objetivos. El primer paso sería desencadenado por un evento externo, como la necesidad de tomar una decisión de negocio. Una cosa a tener en cuenta sobre BPM es que todavía funciona mejor con la adición del elemento humano. Para ilustrar, no fue diseñado para automatizar todo y eliminar por completo el aspecto humano como RPA. En contraste, BPM está destinado a alinear datos, tecnología y procesos para dar a las empresas una ventaja en términos de servicio a los clientes. Como resultado, el elemento humano todavía juega un papel crucial en las interacciones personalizadas. Cada paso posterior es una versión estandarizada del proceso que has creado. ¿Por qué es importante un flujo de trabajo? Bueno, el flujo de trabajo correcto puede ayudar a mejorar la coordinación de la comunicación entre las partes interesadas clave en el proceso de toma de decisiones. También puede ayudar a sincronizar eficientemente los datos. Al final, los flujos de trabajo están destinados a automatizar el flujo de tareas, disminuir errores y hacer los procesos más ágiles.
El lado humano de los flujos de trabajo y la mejora de la toma de decisiones
Ahora que tienes una idea básica de BPM y flujos de trabajo, volvamos a refinar tus procesos de toma de decisiones. Una forma de hacerlo es utilizando un árbol de decisión. Es similar a diagramación de flujos de trabajo y traza una secuencia de resultados potenciales. Las ramas transmiten opciones y/o resultados. Por ejemplo: Si reducimos el pago de horas extras, podría conducir a estos tres resultados potenciales. Aunque, en cada punto del proceso puede haber otra opción. También es importante tener una jerarquía: ¿qué decisiones son urgentes vs. no urgentes? En el lado humano del proceso de flujo de trabajo, aquí tienes algunos pasos estándar para empezar:
Diseña e implementa reglas de negocio: Explica cómo esperas que los responsables de la toma de decisiones gestionen diversos escenarios creando reglas de negocio. Esto ayudará a eliminar las conjeturas.
Delega tareas de toma de decisiones: Determina quién toma las decisiones urgentes, quién toma las decisiones no urgentes, quién toma las decisiones financieras, y así sucesivamente.
Fomenta los descansos: Para prevenir la fatiga de decisión, anima a tus partes interesadas a tomarse un tiempo para sí mismos.
Automatiza los flujos de trabajo: Crea formularios y procesos electrónicos. Define respuestas a través de menús desplegables. Indica a dónde deben dirigirse los formularios completados. La automatización ayuda a reducir el número de decisiones que tu personal necesita tomar.
Pensamiento final
Como puedes ver, el proceso de toma de decisiones de tu empresa puede mejorarse de inmediato. De hecho, todo lo que se necesita es BPM, los flujos de trabajo correctos, la delegación y descansos mentales bien merecidos.
