El problema
Al atender a más de 50 mercados locales en los Estados Unidos de América, Kaiser Permanente tiene la tarea de organizar procesos financieros críticos entre tres grupos interdependientes ubicados en regiones geográficamente diversas. Procesos como la evaluación de solicitudes de equipos y capital, o la reorganización de recursos de personal estaban plagados de ineficiencias, lo que provocaba plazos de aprobación y revisión prolongados, frecuentes errores de comunicación y una grave falta de visibilidad. Varios de los procesos internos de Kaiser Permanente comenzaron con una hoja de cálculo, salpicada de celdas con instrucciones complejas. Las complicadas plantillas dificultaban la identificación de errores a lo largo del camino, ya que los miembros del equipo pasaban manualmente hojas de cálculo a la cadena de mando, moviendo frecuentemente datos de un lado a otro entre los usuarios. La estructura informal dificultaba la localización del progreso preciso de un proyecto pendiente, dejando archivos sin revisar languideciendo en las bandejas de entrada. Las hojas de cálculo engorrosas eran difíciles de descifrar y carecían de un registro de auditoría claro.
La solución
Kaiser Permanente se dio cuenta de que la estructura informal necesitaba cambiar, por lo que recurrió a ProcessMaker. El equipo de servicios profesionales de ProcessMaker creó a medida tres nuevos flujos de trabajo para eliminar las tareas manuales que agobiaban la productividad del equipo de servicios financieros de Kaiser Permanente. Utilizando automatizaciones de flujo de trabajo personalizadas, Kaiser Permanente transformó cuatro de sus procesos financieros más importantes en flujos de trabajo automatizados que ahora ejecutan más de 5.000 casos al año.
El valor creado
ProcessMaker proporcionó los elementos básicos para que Kaiser Permanente introdujera la estructura tan necesaria en sus procesos financieros. En lugar de lidiar con tareas manuales innecesarias, ProcessMaker redujo el número de pasos necesarios para que una solicitud pasara de la presentación a la aprobación. La automatización ayudó a simplificar los procesos de aprobación de varios niveles al ajustar dinámicamente los requisitos de aprobación de la gerencia según el tipo de solicitud. Usando ProcessMaker, Kaiser Permanente adquirió un nuevo nivel de visibilidad en sus procesos. Los empleados podían rastrear fácilmente el progreso de una solicitud pendiente e identificar la razón exacta detrás de cualquier cuello de botella o retraso. Las nuevas herramientas de automatización crearon un registro de auditoría preciso, anotando y registrando todos los cambios a lo largo del camino. Las presentaciones que contenían errores eran marcadas instantáneamente por el nuevo sistema. Sin la necesidad de que las solicitudes hicieran paradas en boxes para una revisión manual de cada celda y paso independiente, las presentaciones se movieron más fluidamente a través de los flujos de trabajo. Kaiser Permanente pudo reducir la cantidad de tiempo dedicado a cada solicitud, lo que permitió a sus equipos desembolsar rápidamente el capital y el equipo muy necesarios a los centros de atención médica en todo el país.
