Las organizaciones de juegos y hotelería deben controlar estrictamente el acceso de los empleados a sistemas sensibles en múltiples propiedades. Los reguladores a menudo revisan estos procesos para garantizar que los permisos se otorguen de manera adecuada y consistente. Los flujos de trabajo manuales basados en hojas de cálculo y aprobaciones por correo electrónico no solo son propensos a errores, sino que también crean riesgos de cumplimiento y demoras en la incorporación. Esta empresa necesitaba una solución automatizada para garantizar la eficiencia, la precisión y el cumplimiento normativo, al tiempo que proporcionaba una supervisión clara de los permisos de los empleados.
Desafío
Antes de adoptar Decisiones, la empresa gestionaba el acceso a través de un mosaico de procesos manuales:
- Matriz de acceso a aplicaciones (AAM) mantenida en Excel, convertida a PDF y enrutada manualmente para firmas.
- Descripciones de posición (PD) almacenadas en documentos de Word con actualizaciones de línea roja y procesos de aprobación manual.
- Formularios de acceso a aplicaciones creados en Adobe, que requieren enrutamiento basado en correo electrónico para las firmas antes de llegar a TI.
- Los técnicos de TI frecuentemente encontraban datos incompletos o incorrectos, lo que causaba retrasos y retrabajos.
- Los gerentes y auditores carecían de una visión consolidada y en tiempo real de los permisos en siete propiedades.
Estos flujos de trabajo fragmentados ralentizaron la incorporación, complicaron los procesos de reasignación y crearon importantes riesgos de cumplimiento durante las auditorías de las comisiones de juego.
Solución
La empresa implementó Decisiones para centralizar y automatizar sus procesos de gestión de acceso.
- Matriz PD centralizada: RRHH y gerentes podrían iniciar actualizaciones, agregar/eliminar aplicaciones y ajustar los niveles de acceso utilizando formularios estructurados con validación.