La industria de gestión de la fuerza laboral y soluciones de talento se define por procesos complejos y de gran volumen que abarcan el reclutamiento, la incorporación y la gestión del cambio interno. Las empresas en este espacio enfrentan una presión cada vez mayor para mejorar la eficiencia operativa, mantener el cumplimiento y brindar experiencias superiores a los empleados y clientes.
Esta organización buscó ampliar sus sistemas RPA y de flujo de trabajo existentes, creando una capa de integración de recursos humanos más cohesiva y automatizada. El equipo necesitaba reducir las transferencias manuales entre sistemas, mejorar la calidad de los datos en las solicitudes de recursos humanos y sentar las bases para una automatización escalable que pudiera adaptarse a medida que evolucionaran las ofertas de servicios.
Desafío
Antes de implementar las Decisiones, el marco de integración de recursos humanos de la organización enfrentaba ineficiencias significativas.
- Interoperabilidad limitada: los flujos de trabajo de ServiceNow y los bots RPA de Blue Prism no pudieron comunicarse sin problemas.
- Transferencias manuales de datos: las solicitudes de cambio requerían transferencias manuales repetitivas, lo que ralentizaba la prestación del servicio.
- Lógica de proceso inconsistente: la variabilidad en los flujos de trabajo aumentó el riesgo de errores.
- Restricciones de escalabilidad: ampliar la automatización o respaldar nuevos proyectos de clientes requería un desarrollo personalizado, lo que creaba cuellos de botella.
Estos desafíos obstaculizaron la eficiencia operativa, aumentaron la carga administrativa y limitaron la capacidad de las organizaciones para escalar la automatización de recursos humanos de manera efectiva.
Solución
La organización implementó Decisiones para centralizar y agilizar los flujos de trabajo de automatización de recursos humanos.
- Automatización integrada del flujo de trabajo: flujos de trabajo conectados de ServiceNow con bots RPA de Blue Prism y sistemas centrales de recursos humanos que utilizan API REST y asignaciones de datos personalizadas.
- Configuración de código bajo: permitió a los equipos comerciales y de recursos humanos modificar flujos de trabajo y reglas sin dependencia de TI.
- Gobernanza y monitoreo de proyectos: centro de proyectos de decisiones aprovechadas, puntuación de salud automatizada y validación de actualizaciones para mejorar la coherencia de la implementación y reducir los riesgos.
- Visibilidad mejorada: los paneles centralizados proporcionaron seguimiento en tiempo real de las solicitudes de cambio, las aprobaciones y el rendimiento del flujo de trabajo.
- Mejoras de procesos basadas en IA: se exploró la extracción de documentos y la automatización del correo electrónico para acelerar aún más los procesos de recursos humanos y reducir el esfuerzo manual.
La solución redujo las transferencias manuales, mejoró la coherencia del flujo de trabajo, mejoró la gobernanza y posicionó a la organización para una automatización de recursos humanos escalable y eficiente en iniciativas futuras.
Diferenciadores
Decisions fue seleccionado por su capacidad para modernizar el ecosistema de automatización de recursos humanos de la organización y al mismo tiempo reducir la dependencia de habilidades de codificación especializadas.
- Gestión lógica liderada por el negocio: permitió a los equipos de TI y RR.HH. modificar reglas y flujos de trabajo de forma colaborativa sin cuellos de botella en TI.
- Diseño de flujo de trabajo de bajo código: permitió un rápido desarrollo, prueba e implementación de procesos de automatización de recursos humanos.
- Reglas centralizadas e independientes de la fuente: lógica sincronizada entre ServiceNow y Blue Prism, lo que reduce la duplicación y los errores.
- Ejecución de alto volumen: admite el procesamiento en tiempo real y por lotes de grandes volúmenes de transacciones de RR.HH.
- Gobernanza y gestión de proyectos: Project Hub y Upgrade Validator proporcionaron control de versiones, experimentación segura e implementaciones controladas.
- Marco de integración extensible: permitió una conexión perfecta con sistemas existentes y futuras arquitecturas híbridas o impulsadas por IA.
La plataforma proporcionó automatización de recursos humanos escalable, auditable y flexible, garantizando eficiencia operativa, cumplimiento y adaptabilidad para futuras innovaciones de procesos.