En la fabricación aeroespacial y de defensa, las aprobaciones operativas, como gastos, autorizaciones de obsequios y solicitudes de visitantes, requieren una supervisión estricta y un enrutamiento preciso. Las herramientas heredadas y los flujos de trabajo basados en correo electrónico eran inadecuados para manejar múltiples procesos simultáneos, lo que creaba demoras y posibles riesgos de cumplimiento. Se requirió automatización con decisiones para reemplazar un sistema Oracle BPM rígido y permitir una gestión de flujo de trabajo dinámica y escalable.
Desafío
Antes de tomar decisiones, la empresa se enfrentaba a varios problemas:
- Las aprobaciones basadas en correo electrónico tienen una visibilidad limitada tanto para los solicitantes como para los aprobadores.
- El sistema Oracle BPM existente era difícil de mantener y carecía de flexibilidad.
- Múltiples flujos de trabajo simples (14+) dispersos entre equipos, lo que genera un enrutamiento inconsistente.
- Las notificaciones y el seguimiento manuales aumentaron el riesgo de que se perdieran aprobaciones.
- Acceso móvil limitado y capacidades de generación de informes.
Solución
Decisions implementó una plataforma integral de automatización del flujo de trabajo con las siguientes características:
- Página de destino/Lista de trabajo/Panel de control: los usuarios solo ven los flujos de trabajo para los que tienen permiso, realizan un seguimiento de las tareas asignadas y monitorean el estado del envío, accesible a través de una computadora de escritorio o un dispositivo móvil.
- Creación de formularios web personalizados: formularios accesibles desde el navegador y desde dispositivos móviles con campos personalizados, menús desplegables en cascada, campos calculados, archivos adjuntos y validación de datos de grandes fuentes de datos.
- Motor de flujo de trabajo: enrutamiento dinámico, creación de tareas (aprobación o para su información), reasignación, rechazo, solicitud de información adicional, recordatorios automáticos, manejo fuera de la oficina y registros de auditoría completos.