El sector energético intermedio gestiona infraestructuras complejas de tuberías, almacenamiento y agua, lo que requiere una supervisión rigurosa de las actividades de gestión de activos. Los procesos tradicionales de aprobación manual a menudo ralentizan las operaciones y crean riesgos de cumplimiento. Para mejorar la precisión, la eficiencia y la gobernanza, la empresa recurrió a Decisions para automatizar y orquestar sus aprobaciones de EAM.
Desafío
Antes de la automatización, la empresa dependía de intercambios de correo electrónico y actualizaciones manuales en archivos Excel almacenados en SharePoint para realizar un seguimiento de las aprobaciones de tareas de medición y compresión. Este proceso introdujo ineficiencias significativas:
- Actualizaciones manuales que consumen mucho tiempo y son propensas a errores.
- Seguimiento inconsistente de las aprobaciones entre equipos.
- Falta de un registro de auditoría confiable para el cumplimiento y la presentación de informes.
- Altos gastos administrativos para garantizar la rendición de cuentas.
Solución
La empresa implementó Decisiones para automatizar las aprobaciones de EAM, integrándose directamente con SharePoint para agilizar el seguimiento y la documentación de las tareas. Elementos clave de la solución incluidos:
- Flujos de trabajo activados por correo electrónico que iniciaban procesos de aprobación cuando se utilizaban líneas de asunto específicas (por ejemplo, medición o compresión).
- Integración de SharePoint para actualizar archivos de Excel automáticamente, garantizando registros precisos y oportunos.
- Registros de auditoría basados en formularios para capturar aprobaciones, mantener la responsabilidad y brindar transparencia en el cumplimiento.
- Notificaciones automatizadas para mantener actualizado al equipo de EAM y cerrar el círculo en las aprobaciones de tareas.
Esta automatización redujo el esfuerzo manual al tiempo que garantizó flujos de trabajo consistentes y documentados en todos los departamentos.
Diferenciadores
Se eligió Decisions por su capacidad de ofrecer automatización sin codificación personalizada pesada ni reemplazo del sistema:
- Diferenciadores de reglas: Las reglas centralizadas facilitaron a los equipos comerciales gestionar y adaptar la lógica de aprobación sin depender de TI.
- Diferenciadores de motores de flujo: los flujos de trabajo sin código convirtieron los correos electrónicos en activadores, y cada proceso se puede reutilizar como API para la integración con sistemas futuros.
- Integraciones: la integración lista para usar de SharePoint y los puntos finales REST permitieron una conectividad perfecta con las fuentes de datos existentes.
- Pruebas: las pruebas unitarias integradas y la depuración garantizaron que los flujos de trabajo de aprobación fueran confiables antes de la implementación.
- Atributos a nivel de plataforma: las opciones flexibles de implementación local e híbrida respaldaron las necesidades regulatorias y de seguridad de la empresa, mientras que la extensibilidad modular garantizó la escalabilidad.