En los servicios financieros, las operaciones de cuentas por pagar requieren rapidez, precisión y total auditabilidad. Los procesos AP tradicionales a menudo dependen de sistemas fragmentados, aprobaciones basadas en correo electrónico y manejo manual de documentos, lo que crea cuellos de botella y riesgos de cumplimiento. Ante altos volúmenes de transacciones, la empresa necesitaba una solución para unificar las solicitudes de AP, hacer cumplir la gobernanza y brindar acceso seguro basado en roles mientras escalaba con el crecimiento del negocio.
Desafío
Antes de Decisions, los flujos de trabajo de AP de las empresas eran en gran medida manuales y desarticulados:
- Las presentaciones y aprobaciones se produjeron fuera de un sistema unificado, lo que limita la transparencia.
- La gestión documental fue inconsistente, lo que aumentó el riesgo de errores y brechas de cumplimiento.
- Escalar el proceso para aumentar los volúmenes de transacciones era insostenible.
- La gobernanza y los permisos basados en roles fueron difíciles de aplicar entre más de 50 usuarios.
Solución
La empresa implementó Decisions como su plataforma central para la automatización del flujo de trabajo de AP.
- Formularios de usuario integrados Solicitudes AP capturadas y enrutadas directamente al sistema de contabilidad.
- La integración de SharePoint con gestión de documentos garantizó un manejo seguro de archivos con total auditabilidad.
- La integración de Active Directory con acceso basado en roles impuso permisos seguros y gobernanza para 50+ usuarios.
- Experiencia basada en UI Interfaces limpias e intuitivas simplificaron los envíos, el seguimiento y las aprobaciones, reduciendo los errores del usuario.