Los servicios para estudiantes, que incluyen asesoramiento, ayuda financiera, vivienda y apoyo profesional, son esenciales para guiar a los estudiantes a lo largo de su trayectoria académica. Muchas instituciones todavía dependen de sistemas aislados y procesos manuales, lo que genera retrasos, confusión y una mala experiencia estudiantil. Para modernizar y ampliar el apoyo a los estudiantes, una universidad adoptó la plataforma de automatización de bajo código Decisions para unificar los flujos de trabajo, mejorar la visibilidad y brindar un servicio consistente.
Desafío
Antes de las Decisiones, la universidad experimentó:
- Recepción y enrutamiento manual de solicitudes de servicio estudiantil.
- Procesos inconexos en materia de asesoramiento, vivienda y ayuda financiera.
- Opciones de autoservicio limitadas, lo que provoca largos tiempos de espera para los estudiantes.
- Comunicaciones inconsistentes entre personal y estudiantes.
- Dificultad para rastrear el rendimiento debido a informes limitados sobre los tiempos de respuesta y la calidad de la resolución.
Estos problemas obstaculizaron el apoyo oportuno y centrado en los estudiantes y crearon ineficiencias operativas.
Solución
Las decisiones transformaron los servicios estudiantiles a través de:
- Recepción y enrutamiento automatizados de solicitudes de servicio al departamento correcto.
- Portales de autoservicio que permiten a los estudiantes enviar solicitudes y monitorear el progreso en tiempo real.
- Flujos de trabajo basados en reglas que priorizan los casos urgentes y garantizan la aplicación consistente de políticas.
- Paneles de control basados en roles que brindan al personal y a los administradores visibilidad sobre los niveles de servicio y el rendimiento.
- Integración con Sistemas de Información Estudiantil (SIS) para centralizar datos y eliminar entradas redundantes.
La institución unificó con éxito sus servicios estudiantiles bajo un marco de automatización único y eficiente.
Diferenciadores
Se seleccionaron decisiones porque establece:
- Diferenciadores de reglas: las reglas centralizadas garantizan la aplicación y priorización consistentes de políticas sin depender de TI.
- Diferenciadores de motores de flujo: los flujos de trabajo automatizados con diseño sin código, manejo de errores y visibilidad en tiempo real mejoran la eficiencia y la confiabilidad.
- Integraciones: Las conexiones fluidas a las plataformas SIS y CRM permiten la validación automatizada de datos y el seguimiento de comunicaciones.
- Atributos a nivel de plataforma: la extensibilidad modular, los permisos seguros y las opciones de implementación híbrida respaldan la seguridad de los datos al escalar a nuevas áreas de servicio.
Estas capacidades resolvieron ineficiencias operativas, aumentaron la transparencia y mejoraron la experiencia de los estudiantes.