Las universidades manejan miles de transacciones de personal anualmente, incluidas contrataciones, promociones, renovaciones de contratos y ajustes salariales. Tradicionalmente, estos procesos son manuales e involucran formularios en papel, correos electrónicos y múltiples traspasos, lo que crea ineficiencias y desafíos de cumplimiento. Una institución adoptó la plataforma de automatización de bajo código Decisions para agilizar la gestión de PAR, reducir errores y brindar visibilidad en tiempo real entre los equipos administrativos y de recursos humanos.
Desafío
Antes de las Decisiones, la universidad se enfrentaba a:
- Envíos manuales de PAR en papel o correo electrónico, lo que provoca retrasos.
- Cadenas de aprobación complejas y difíciles de monitorear.
- Transparencia limitada en el estado de las solicitudes para recursos humanos, profesores y administradores.
- Captura de datos inconsistente, creando riesgos de auditoría y cumplimiento.
- Alta carga de trabajo administrativo para actualizaciones rutinarias de RRHH.
Estos problemas ralentizaron las acciones del personal e introdujeron riesgos operativos y de cumplimiento innecesarios.
Solución
Las decisiones automatizaron el ciclo de vida completo de la gestión de PAR:
- Flujos de trabajo configurables para enrutar PAR según el rol, el tipo de empleado y la acción.
- Aprobaciones basadas en reglas que imponen el cumplimiento institucional y regulatorio.
- Formularios dinámicos que garantizan una captura de datos consistente y completa.
- Paneles de control basados en roles que brindan visibilidad a profesores, recursos humanos y administradores.
- Integración con HRIS y sistemas de nómina para actualizar automáticamente las acciones aprobadas.
La automatización redujo los procesos manuales, mejoró la precisión y permitió la colaboración entre las partes interesadas.
Diferenciadores
Se seleccionaron decisiones para:
- Diferenciadores de reglas: garantiza aprobaciones consistentes y que cumplan con las políticas.
- Diferenciadores de motores de flujo: automatizan el enrutamiento y las escaladas en los flujos de trabajo de recursos humanos.
- Integraciones: Se conecta con HRIS y sistemas de nómina para una sincronización de datos perfecta.
- Decisiones UX Builders: los paneles y formularios basados en roles brindan transparencia y usabilidad.
Estas capacidades redujeron el esfuerzo manual, minimizaron el riesgo de cumplimiento y mejoraron la eficiencia general de recursos humanos.