Los procesos de gestión de subvenciones en organizaciones sin fines de lucro y en el ámbito educativo a menudo implican una admisión compleja, aprobaciones multinivel y estrictos requisitos de cumplimiento. Las plataformas BPM heredadas y las herramientas de formulario internas carecían de flexibilidad, procesamiento paralelo y capacidades de auditoría, lo que creaba cuellos de botella y riesgos. Se eligió Decisions para proporcionar una plataforma configurable y sin código capaz de manejar formularios grandes, aprobaciones dinámicas, operaciones multiinquilino e integración con sistemas externos como DocuSign y bases de datos SQL.
Desafío
Antes de Decisions, la empresa enfrentaba varias ineficiencias:
- Los flujos de trabajo de aprobación paralelos eran difíciles de rastrear y gestionar.
- Los datos de formato grande causaron problemas de rendimiento y usabilidad.
- El seguimiento y la presentación de informes de auditoría limitados obstaculizaron la visibilidad del cumplimiento.
- Los BPM heredados (Camunda) y los creadores de formularios internos eran rígidos y difíciles de personalizar, lo que ralentizaba la iteración y la capacidad de respuesta a las necesidades de los usuarios.
Solución
Las características clave incluyeron: generador de flujo de trabajo sin código con enrutamiento dinámico de tareas, aprobaciones paralelas y escalaciones de fechas tardías. Paneles de control e informes intuitivos para administradores y aprobadores para realizar un seguimiento de los KPI y el historial de auditoría. Creador de formularios capaz de manejar grandes conjuntos de datos, archivos adjuntos y configuraciones de múltiples inquilinos. Integraciones con DocuSign para firmas digitales y tablas SQL para validación de datos externos. Seguimiento de auditoría y cumplimiento que captura todas las aprobaciones, reasignaciones y acciones de flujo de trabajo.
- Generador de flujo de trabajo sin código con enrutamiento dinámico de tareas, aprobaciones paralelas y escalaciones de fechas tardías.
- Paneles de control e informes intuitivos para administradores y aprobadores para realizar un seguimiento de los KPI y el historial de auditoría.
- Creador de formularios capaz de manejar grandes conjuntos de datos, archivos adjuntos y configuraciones de múltiples inquilinos.
- Integraciones con DocuSign para firmas digitales y tablas SQL para validación de datos externos.
- Seguimiento de auditoría y cumplimiento que captura todas las aprobaciones, reasignaciones y acciones de flujo de trabajo.
Diferenciadores
- Diferenciadores del motor de flujo: diseño sin código, visibilidad en tiempo real, procesamiento de aprobación paralelo, manejo de errores, escalabilidad.
- Decisiones UX Builders: paneles intuitivos, componentes de interfaz de usuario reutilizables, informes respaldados por API en vivo.
- Integraciones: DocuSign para captura de firmas, conectividad de base de datos SQL para validación de datos externos.
- Atributos a nivel de plataforma: configuración multiinquilino, extensibilidad modular, integración REST, marco de permisos seguros.
Estas características abordaron directamente la complejidad del flujo de trabajo, los requisitos de múltiples inquilinos, los datos de formularios grandes y los desafíos de auditoría/cumplimiento.