Las organizaciones sin fines de lucro a menudo gestionan una amplia variedad de solicitudes operativas, desde vehículos hasta equipos de TI e iniciativas de financiación de proyectos. El manejo manual de estas solicitudes genera cuellos de botella, riesgos de cumplimiento y dificultades para realizar un seguimiento de los resultados en los equipos globales. La automatización con decisiones proporcionó una forma estructurada de digitalizar las aprobaciones de solicitudes, garantizando transparencia y velocidad sin requerir sistemas codificados a medida.
Desafío
Antes de Decisions, la organización sin fines de lucro dependía del correo electrónico y las hojas de cálculo para las solicitudes de financiación de proyectos. Esto creó:
- Ciclos de aprobación largos con visibilidad limitada.
- Documentación inconsistente y falta de registros de auditoría.
- Dificultad para escalar a medida que las solicitudes crecían en volumen.
- Riesgo de mal asignación de fondos debido a errores humanos.
Solución
Las decisiones automatizaron todo el flujo de trabajo de solicitud de financiación:
- Formularios basados en roles para que los solicitantes presenten las necesidades del proyecto (por ejemplo, vehículos, computadoras, recaudación de fondos).
- Flujos de trabajo de aprobación con enrutamiento dinámico a los gerentes y equipos financieros adecuados.
- Lógica basada en reglas para hacer cumplir las políticas de financiación, los presupuestos y los requisitos de cumplimiento.
- Paneles para realizar un seguimiento del estado, las aprobaciones pendientes y las asignaciones generales de fondos.
- Notificaciones automatizadas para garantizar que las solicitudes nunca se estanquen.
En esta implementación, las capacidades nativas de Decisiones, como paneles, informes y trabajos programados, fueron suficientes para satisfacer las necesidades de la empresa, eliminando el requisito de herramientas de orquestación o análisis de terceros.