Sistema de gestión documental integrado

ProcessMaker presenta un Sistema de Gestión Documental nativo integrado en su núcleo, disponible tanto en versiones Community como Enterprise. Este sistema permite a los usuarios definir una estructura de carpetas para Documentos de Entrada y Documentos de Salida. Mapa de procesos Los Documentos de Entrada son archivos asociados con un caso particular. Estos archivos pueden ser documentos de texto, hojas de cálculo, imágenes, etc. Desde la barra de herramientas principal, haga clic en el botón "Crear" junto a "Documentos de entrada". En la siguiente pantalla, asigne un título, un tipo y una descripción a su documento si lo desea. Puede habilitar el control de versiones si es necesario. La ruta de destino es un directorio en el repositorio de documentos, que puede ser estático o dinámico. Para una ruta de destino dinámica, utilice el selector de variables para seleccionar una variable de la lista. El valor de esta variable se utilizará en la ruta de destino cada vez que se cargue un documento. Puede definir etiquetas para el documento de la misma manera. Además, es posible definir extensiones de archivo permitidas y el tamaño máximo de archivo para los documentos cargados. Haga clic en "Guardar" cuando haya terminado. Los Documentos de Salida son archivos generados durante la ejecución de un caso, que están destinados a ser impresos o almacenados digitalmente fuera de ProcessMaker. Para crear un Documento de Salida; desde la barra de herramientas principal, haga clic en el botón "Crear" junto a "Documentos de Salida". Asigne un título a su documento y especifique un nombre de archivo estático o dinámico. Luego puede dar una descripción a su documento y especificar un tipo de medio y un tamaño de margen. Los documentos de salida se pueden generar en formato Doc o PDF, o ambos. También puede especificar la seguridad de PDF, que le permite establecer permisos y protección con contraseña para mantener su documento restringido a usuarios seleccionados. Al igual que con los Documentos de Entrada, puede habilitar el control de versiones, una ruta de destino dinámica y etiquetas. Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar". Ahora que se han definido las propiedades de su Documento de Salida, haga clic en "ABRIR EDITOR" para comenzar a diseñar su contenido. Puede usar el editor de texto para crear una plantilla, o simplemente cargar un diseño HTML preconstruido desde su disco duro. Utilice el selector de variables para insertar información de su proceso. Haga clic en "Guardar" para finalizar. Cargador de archivos múltiples Los Documentos de Entrada pueden ser vistos como referencia por usuarios posteriores; y también descargados, actualizados y recargados gracias a la capacidad de control de versiones de ProcessMaker. Generar Documento de Salida Los Documentos de Salida son útiles para crear registros externos de datos de casos; así como para crear salidas formateadas como facturas, recibos y cartas. Tenga en cuenta que los datos ingresados en el Dynaform, han reemplazado los nombres de los campos de la plantilla del Documento de Salida. También observe el nombre de archivo dinámico en la parte superior. Sistema de Gestión Documental (DMS) Puede ver los Documentos de Entrada y Salida completados en cualquier momento, navegando al área "Inicio" y haciendo clic en "Documentos" en el menú del caso. Aquí verá los directorios que especificó al crear sus documentos. Puede navegar fácilmente por los directorios y ver información relacionada con cada documento. Además, también tiene la capacidad de cargar y descargar documentos del repositorio. La Gestión de Procesos de Negocio y la Gestión Documental siempre han sido dos aplicaciones estrechamente relacionadas. Gracias al Sistema de Gestión Documental nativo de ProcessMaker, puede utilizar ambas, desde una interfaz fácil de usar.