BPM vs. Automatización de flujos de trabajo: ¿Cuál es la diferencia?
Conclusiones clave:
La gestión de procesos de negocio, o BPM, es la práctica continua de comprender, gestionar y mejorar los procesos de negocio.
La automatización del flujo de trabajo utiliza software para llevar a cabo pasos definidos, enrutar tareas y coordinar acciones con menos esfuerzo manual.
La automatización de procesos de negocio, o BPA, aplica tecnologías de automatización a las actividades y procesos de negocio. La automatización del flujo de trabajo es un enfoque dentro de ese esfuerzo más amplio.
Cuando investiga formas de mejorar la productividad, es probable que se encuentre con la gestión de procesos comerciales y la automatización del flujo de trabajo. Si tienes problemas para distinguir los dos, no estás solo.
Ambos ayudan a las organizaciones a mejorar la forma en que se realiza el trabajo, pero abordan cuestiones diferentes. BPM pregunta si un proceso es efectivo y cómo debería mejorar. La automatización del flujo de trabajo determina cómo el software puede llevar a cabo y coordinar partes específicas de ese proceso.
Comprender la diferencia ayuda a los equipos a elegir el enfoque correcto— y evitar automatizar trabajos que primero deberían simplificarse.
¿Qué es la gestión de procesos de negocio?
La gestión de procesos de negocio es la práctica continua de analizar, diseñar, implementar, monitorear y mejorar los procesos de negocio.
Un enfoque BPM mira más allá de las tareas individuales. Considera cómo las personas, los sistemas, la información y las decisiones contribuyen a un resultado.
Por ejemplo, un equipo que investiga la incorporación lenta de clientes podría examinar los requisitos de los documentos, las políticas de aprobación, las transferencias de sistemas y la propiedad. La solución podría implicar eliminar una aprobación innecesaria, aclarar responsabilidades, introducir automatización o combinar esos cambios.
Software de gestión de procesos de negocio apoya este trabajo a través de capacidades como diseño de procesos, ejecución, monitoreo y colaboración. Pero BPM es una disciplina de gestión, no simplemente otro nombre para el software.
La automatización del flujo de trabajo utiliza software para ejecutar y coordinar actividades definidas según activadores, condiciones y reglas.
Puede mover información entre aplicaciones, asignar tareas, enviar notificaciones, solicitar aprobaciones y enrutar excepciones a la persona adecuada.
Un flujo de trabajo automatizado de incorporación de empleados, por ejemplo, podría:
Envíe los formularios necesarios a un nuevo empleado.
Crear una solicitud de equipo.
Enrutar una solicitud de acceso a TI.
Notifique a un gerente cuando se necesite una aprobación.
Realice un seguimiento de qué tareas permanecen incompletas.
Automatización del flujo de trabajo Puede soportar una secuencia corta de tareas o un proceso complejo que abarque varios equipos y sistemas. Su alcance depende de los requisitos y las capacidades de la plataforma—no simplemente de la etiqueta.
BPM vs automatización del flujo de trabajo: las diferencias clave
Propósito: mejorar el proceso vs automatizar su ejecución
BPM examina si un proceso produce el resultado deseado y cómo puede mejorar.
La automatización del flujo de trabajo lleva a cabo pasos definidos y coordina el trabajo. Puede hacer que la ejecución sea más consistente, pero no determina por sí solo si cada paso es necesario.
Alcance: el ciclo de vida del proceso versus el flujo de trabajo
BPM cubre el ciclo de vida del proceso, desde la comprensión del estado actual hasta el monitoreo y el perfeccionamiento de las mejoras.
La automatización del flujo de trabajo se centra en cómo se ejecutan las actividades: qué las desencadena, quién o qué las realiza, qué condiciones se aplican y qué sucede a continuación.
Estos alcances se superponen. Un flujo de trabajo automatizado puede respaldar un proceso grande y multifuncional, mientras que BPM también puede mejorar un proceso que sigue siendo en gran medida manual.
Método: análisis y gestión vs lógica configurada
BPM implica descubrimiento de procesos, aportes de las partes interesadas, diseño, medición del desempeño y revisión continua.
La automatización del flujo de trabajo traduce los requisitos en activadores, reglas, tareas, integraciones y rutas de excepción.
A mapa de proceso Puede conectar ambos documentando cómo se realiza el trabajo e identificando los requisitos que debe soportar un flujo de trabajo automatizado.
Medidas de éxito: resultados y desempeño de la ejecución
BPM evalúa el proceso en función de objetivos comerciales, como un mejor servicio al cliente, menores costos operativos o un cumplimiento más sólido.
La automatización del flujo de trabajo puede respaldar esos objetivos mediante medidas más inmediatas, como tiempos de aprobación más cortos, menos entradas manuales y menos transferencias perdidas.
Las medidas deberían conectarse. Un flujo de trabajo más rápido no es necesariamente un mejor proceso si produce más errores o empeora la experiencia del cliente.
Tecnología: soporte opcional versus ejecución basada en software
BPM no siempre requiere nueva tecnología. Un equipo puede mejorar un proceso eliminando trabajo innecesario o cambiando responsabilidades.
La automatización del flujo de trabajo requiere software para llevar a cabo o coordinar las actividades definidas.
Muchas plataformas admiten tanto la gestión de procesos como la automatización, por lo que las categorías no son mutuamente excluyentes.
¿Dónde encaja la automatización de procesos de negocio?
Automatización de procesos de negocio utiliza la tecnología para reducir el trabajo manual y coordinar las actividades comerciales. Puede implicar automatización del flujo de trabajo, integraciones de aplicaciones, automatización de procesos robóticos, procesamiento de documentos e inteligencia artificial.
Los términos BPA y automatización del flujo de trabajo a veces se usan indistintamente, pero es útil distinguir su énfasis:
Por ejemplo, el procesamiento de facturas podría combinar la extracción de documentos, verificaciones automatizadas de datos, enrutamiento de aprobación y actualizaciones de un sistema financiero. La automatización del flujo de trabajo coordina los pasos, mientras que la implementación más amplia de BPA incluye las tecnologías que los realizan.
BPM ayuda a la organización a decidir si el proceso está bien diseñado y si esos cambios producen el resultado previsto.
Cómo funcionan juntos BPM y la automatización del flujo de trabajo
Considere la incorporación de empleados.
Un flujo de trabajo básico podría preparar formularios para la firma, solicitar un pase de estacionamiento y programar una reunión de bienvenida. La automatización puede coordinar esas tareas y notificar a las personas involucradas.
Una revisión de BPM plantea preguntas más amplias:
¿La incorporación comienza lo suficientemente temprano?
¿Se les pide repetidamente a los nuevos empleados la misma información?
¿Quién es el propietario del proceso desde la aceptación de la oferta hasta la preparación para el trabajo?
¿Qué aprobaciones son necesarias?
¿Dónde ocurren retrasos entre RRHH, TI, gerentes y otros equipos?
Los hallazgos configuran un mejor proceso. La automatización del flujo de trabajo luego ayuda a ejecutarlo.
1. Comprender el proceso actual
Mapee las actividades, responsabilidades, sistemas y excepciones. Hable con las personas que realizan el trabajo en lugar de confiar únicamente en la documentación existente.
2. Simplifique antes de automatizar
Elimine solicitudes duplicadas, aclare la propiedad y revise aprobaciones innecesarias.
Automatizar un paso evitable puede hacerlo más rápido, pero eliminarlo puede ser la mejor mejora.
3. Definir decisiones y controles
Identifique requisitos de aprobación, reglas de acceso, plazos y rutas de escalada.
A motor de reglas de negocio puede centralizar condiciones que deben permanecer consistentes en todos los flujos de trabajo.
4. Conectar los sistemas involucrados
La incorporación puede depender de aplicaciones de recursos humanos, identidad, finanzas y gestión de servicios.
Integración de aplicaciones permite que esos sistemas intercambien la información y las acciones que requiere el proceso.
5. Automatizar y medir
Configure el flujo de trabajo, pruebe las rutas normales y de excepción y monitoree los resultados.
Realice un seguimiento de las medidas que son importantes para la empresa, como si los empleados tienen el equipo y el acceso que necesitan en su primer día—, no solo la rapidez con la que se envían las notificaciones individuales.
¿Cuándo se debe utilizar BPM, automatización del flujo de trabajo o ambos?
Comience con BPM cuando el problema no esté claro
Utilice un enfoque BPM cuando un proceso no alcanza repetidamente sus objetivos, la propiedad está fragmentada o los equipos no están de acuerdo sobre el origen de los retrasos.
El análisis de procesos ayuda a distinguir una brecha tecnológica de un problema de política, responsabilidad o diseño.
Comience con la automatización del flujo de trabajo cuando los requisitos estén claros
La automatización del flujo de trabajo es útil cuando se comprende el proceso pero la ejecución depende de un esfuerzo manual repetitivo.
Los ejemplos incluyen aprobaciones de enrutamiento, envío de recordatorios, movimiento de datos entre aplicaciones y asignación de trabajo según condiciones definidas.
Incluso entonces, verifique que los pasos existentes sean necesarios antes de automatizarlos.
Combínalos cuando el proceso necesite rediseño e implementación
Utilice ambos cuando mejorar el proceso requiera cambios en su estructura y en la forma en que se ejecuta el trabajo.
BPM guía el rediseño. La automatización apoya la ejecución. El seguimiento proporciona evidencia para la próxima ronda de mejora.
Elección de software de automatización de flujo de trabajo y BPM
Evalúe las capacidades que necesita en lugar de asumir que una categoría de producto determina su complejidad, escalabilidad o costo.
Busca:
Diseño visual de procesos y flujos de trabajo para hacer comprensibles los requisitos.
Reglas de negocio para gestionar condiciones, aprobaciones y enrutamiento.
Tareas humanas y manejo de excepciones para mantener a las personas involucradas donde sea necesario.
Seguimiento y pistas de auditoría para rastrear la ejecución e investigar los resultados.
Permisos, pruebas y control de versiones para controlar los cambios.
Opciones de implementación y rendimiento que se ajusten a la carga de trabajo esperada.
Para procesos que abarcan sistemas, equipos e IA, orquestación universal Amplía el debate desde las automatizaciones individuales hasta la ejecución coordinada en toda la empresa.
Mejorar el proceso y luego automatizar el trabajo
BPM y automatización del flujo de trabajo resuelven problemas relacionados. BPM ayuda a los equipos a comprender qué es necesario mejorar, mientras que la automatización ayuda a realizar las actividades correctas de manera consistente.
Decisions reúne flujos de trabajo, reglas comerciales, integraciones, inteligencia artificial y gobernanza en un entorno de código bajo. Explora la plataforma Decisiones para ver cómo estas capacidades apoyan la ejecución coordinada de procesos.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre BPM y automatización del flujo de trabajo?+−
BPM es la práctica continua de comprender, gestionar y mejorar los procesos de negocio. La automatización del flujo de trabajo utiliza software para ejecutar y coordinar tareas y decisiones definidas. BPM ayuda a determinar cómo debe mejorar un proceso; la automatización puede ayudar a implementar esas mejoras.
¿La automatización del flujo de trabajo es parte de BPM?+−
Puede ser. La automatización del flujo de trabajo es una herramienta que utilizan las organizaciones dentro de un enfoque BPM. BPM también puede generar cambios en políticas, responsabilidades o pasos de proceso que no requieren automatización.
¿En qué se diferencia la automatización de procesos de negocio de la gestión de procesos de negocio?+−
La automatización de procesos de negocio utiliza tecnología para reducir el trabajo manual y coordinar actividades. La gestión de procesos de negocio es la disciplina más amplia de analizar y mejorar procesos. La automatización puede admitir BPM, pero los términos no son intercambiables.
¿Necesita BPM antes de automatizar un flujo de trabajo?+−
No necesita un programa BPM formal, pero debe comprender el proceso antes de automatizarlo. Confirme los pasos, responsabilidades, reglas y excepciones para que la automatización no reproduzca trabajo innecesario o transferencias poco claras.
