El problema
La oficina de Medio Ambiente del Ministerio de Vivienda del Perú regula y promueve medidas que minimicen el impacto ambiental de las actividades de vivienda y construcción del Ministerio. Como parte de sus responsabilidades, la oficina de Medio Ambiente mantiene un registro de empresas que podrían ser contratadas para grandes proyectos de construcción que podrían tener un impacto potencialmente significativo en el medio ambiente. Antes de utilizar ProcessMaker, el registro era un proceso manual que almacenaba información en hojas de cálculo de Excel.
- Proceso lento y difícil de manejar para determinar el estado de una solicitud de registro
- La evaluación de las solicitudes de registro requiere mucho tiempo y es ineficiente
- No existe ningún registro de auditoría para hacer cumplir los requisitos de presentación ante los solicitantes.
- Falta de acceso a información centralizada, lo que dificulta la evaluación del desempeño ambiental de los solicitantes
La solución
La implementación de ProcessMaker automatizó el proceso de registro centralizando los datos y las actividades de administración, lo que resultó en una mayor integridad de los datos y accesibilidad de la información. El estado de la solicitud ahora se puede consultar en el portal del Ministerio. La información estadística, en particular los datos recopilados durante la fase inicial del proceso de registro, podrían generarse automáticamente desde el sistema para evaluar las solicitudes. La integración con los sistemas de correo electrónico mejoró la distribución de la información de estado. Con base en los plazos establecidos para completar diferentes tareas en el proceso de registro, ProcessMaker enviaría avisos por correo electrónico al jefe de la Oficina indicando que una solicitud puede haber caducado. Cuando la Oficina iniciaba las solicitudes, ProcessMaker enviaba automáticamente notificaciones por correo electrónico a los solicitantes que incluían información de inicio de sesión, para que pudieran acceder al portal del Ministerio de Vivienda y ver el estado de su solicitud. La integración con otros formularios/documentos del Ministerio y sistemas financieros permitió al personal capturar pagos y otros datos.
El valor creado
- Mayor calidad del servicio, ya que los solicitantes y el personal pueden determinar más fácilmente el estado de una solicitud
