El problema
En abril de 2009, Bar XH Air introdujo un Sistema de Gestión de Seguridad (SMS) formal dentro de la organización para garantizar el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones aplicables con respecto a la seguridad en el lugar de trabajo. SMS es un sistema manual basado en papel que permite a los empleados informar a sus supervisores si son conscientes de alguna amenaza a la seguridad de ellos mismos o de otras personas en el lugar de trabajo. Si bien existía un proceso de seguridad formal, era necesario mejorarlo aún más para que la presentación de informes y la respuesta a las cuestiones relacionadas con la seguridad pudieran realizarse de manera oportuna y eficaz. Además, la administración podría centrar sus esfuerzos en el análisis de la causa raíz y la gestión de riesgos para las cuestiones de seguridad adecuadas. También era necesario tener acceso a un análisis detallado de tendencias para poder identificar y ejecutar eficazmente medidas proactivas y de mitigación de riesgos. ProcessMaker ayudó a Bar XH Air a mejorar sus SMS automatizando el proceso y permitiendo así a los empleados informar rápidamente sobre problemas de seguridad en línea independientemente de su ubicación y notificar a la gerencia correspondiente para que responda de manera oportuna. Además, ayudó a lograr los siguientes objetivos para el negocio:
- Proporcionar un sistema de informes de seguridad en línea accesible para todos los empleados.
- Distribuir informes de seguridad para revisión, evaluación y acción al personal apropiado.
- Supervisar el estado y el progreso de los informes de seguridad presentados.
- Mantener un repositorio centralizado para informes, análisis de tendencias y medición de indicadores clave de desempeño.
Puntos de dolor
- No se pudo mantener y realizar un seguimiento rentable de los informes en papel completados.
- El coordinador de SMS dedica una gran parte del tiempo a gestionar el documento generado a partir del proceso en lugar de supervisar el cumplimiento de los procedimientos de seguridad.
- Fue difícil realizar actualizaciones oportunas a los empleados sobre las acciones de la gerencia.
- No se pudo recuperar rápidamente un caso particular.
- Es difícil para la dirección comprender las áreas problemáticas relacionadas con la seguridad y el impacto que sus decisiones estaban teniendo en la seguridad en el lugar de trabajo.
- Comprender el impacto en el lugar de trabajo como resultado de las decisiones relacionadas con la seguridad.
- Es difícil controlar y auditar eficazmente el acceso a los informes de seguridad.
- El proceso manual no podría escalar de manera rentable cuando la organización crece.
La solución
- Proceso SMS en línea: un empleado completa un formulario de ProcessMaker en el lugar de trabajo o desde una ubicación remota.
- Revisión e investigación preliminar: según la naturaleza, gravedad y víctimas del incidente reportado, se notifica por correo electrónico a los gerentes de departamento, oficiales de seguridad y gerentes ejecutivos correspondientes. El enlace en el correo electrónico proporciona una versión PDF del incidente reportado.
- Notificación a los empleados y supervisión del coordinador de SMS: el remitente se mantiene actualizado por correo electrónico a medida que se completan las tareas en ProcessMaker. El Coordinador de SMS puede ver eficientemente todos los casos en curso y aquellos que necesitan atención inmediata.
- Análisis de causa raíz: la gerencia realiza un análisis de causa raíz del incidente reportado en ProcessMaker y el informe PDF completo se compila y mantiene en un servidor de archivos seguro.
- Informes: Los datos SMS de ProcessMaker se cargan periódicamente a una base de datos de informes y se compilan informes mensuales de análisis de tendencias en Excel para su gestión.
Funciones adicionales / personalizaciones
- Un sistema de archivo para cada problema de seguridad reportado. Todos los artefactos, incluidos los documentos de salida generados desde ProcessMaker y copiados por un complemento de ProcessMaker a una carpeta de número de seguimiento de SMS. Esta carpeta proporciona acceso seguro al personal apropiado para ver artefactos relacionados con un informe de seguridad en particular.
- Matriz de aprobación para determinar automáticamente el gerente del departamento en función del departamento afectado por el problema de seguridad.
- El sistema de importación de informes carga los datos de ProcessMaker a una hoja de cálculo de Excel para fines de generación de informes.
El valor creado
Aumentado
- Precisión y puntualidad a la hora de informar un problema de seguridad desde cualquier ubicación, con un formulario en línea fácil de usar basado en navegador.
- Capacidad de gestión de documentos, ya que todos los artefactos relacionados con un problema de seguridad particular son accesibles desde un único repositorio con los controles de acceso adecuados implementados.
- Conciencia de la cultura de seguridad dentro de la organización y transparencia en el manejo de todas las cuestiones relacionadas con la seguridad.
- Responsabilidad de la gerencia para responder a un problema de seguridad y realizar análisis de causa raíz y gestión de riesgos.
- Acceso a datos de seguridad para informes operativos y de gestión.
Disminuido
- Costos de capacitación debido a la interfaz gráfica intuitiva e interactiva para informar un problema de seguridad.
- Duración de la notificación al remitente y al personal apropiado a medida que se completa cada tarea relacionada.
- Tiempo de respuesta para abordar un problema relacionado con la seguridad.
- Esfuerzo para generar informes de gestión basados en los datos relacionados con la seguridad.
