El problema
Obtener un inventario de 60.000 pies cuadrados utilizando una red de proveedores con diferentes descripciones y números de artículos fue un enorme desafío. Era fundamental automatizar los sistemas de inventario de piezas y consolidarlos en una única búsqueda. Al no comprender completamente qué partes estaban asignadas a varios pozos productores de petróleo, CRC no pudo crear verdaderas asociaciones con proveedores cuando surgieron solicitudes fuera del catálogo. Los proveedores no podían proporcionar servicios de gestión de inventario en los márgenes o niveles de servicio deseados por ambas partes. CRC sólo tenía su inventario de piezas catalogado por descripción, un campo con mucha variabilidad. Las adquisiciones fueron difíciles y los proveedores de CRC buscaron rápidamente en el inventario para localizar las piezas necesarias. Las solicitudes fuera de catálogo eran demasiado altas y las adquisiciones de piezas superaban en un 20% el presupuesto.
La solución
CRC se basó en una docena de sistemas de adquisiciones heredados antes de ProcessMaker. Con ProcessMaker, se creó una búsqueda automatizada, similar a la de Google, de distintas fuentes de inventario. Luego, CRC pudo introducir un proceso “de búsqueda antes de comprar” que hizo que las adquisiciones fueran eficientes. Ahora los pozos se reparan más rápidamente, lo que repercute positivamente en la producción de petróleo. Al reunir datos de inventario de fuentes dispares, estandarizar y mejorar los criterios de indexación y ponerlos a disposición para la toma de decisiones posteriores, CRC está transformando su negocio y convirtiéndose en un administrador mucho mejor de los recursos financieros. El acceso a los datos correctos en un proceso estructurado y fácil de encontrar reduciría la variabilidad y los costos de los procesos de adquisición, contratación, gestión de proveedores y gestión de inventario.
El valor creado
El protocolo de adquisiciones “Busque antes de comprar” redujo inmediatamente las llamadas y los correos electrónicos entre departamentos, solicitantes, el almacén y proveedores externos. Como resultado, las piezas se encontraron más rápido y con mayor precisión dentro del inventario existente, lo que redujo en gran medida la cantidad de compras fuera del catálogo. Cada compra fuera de catálogo había cobrado un aumento del 20% o más. Además, se informaron métricas sobre muchos datos nuevos. Esta información indicó piezas utilizadas con frecuencia, lo que muestra la demanda de que varias piezas se obtengan localmente. Es preferible que el proveedor incurra en el costo del inventario y que el acuerdo de nivel de servicio se entregue al CRC para las piezas locales. Finalmente, la automatización permitió a CRC comprender lo que había en su almacén de piezas de 60.000 pies cuadrados. Las partes no vinculadas a activos activos sobre el terreno estaban obsoletas. Algunos fueron reciclados, vendidos como chatarra o desechados. El espacio de almacén recientemente liberado redujo la necesidad de almacenamiento adicional. Los servicios profesionales de ProcessMaker trabajaron en estrecha colaboración con CRC durante casi cuatro meses para desarrollar una solución de adquisiciones automatizada y con capacidad de búsqueda. Ejecutivos de campo, líderes en TI, adquisiciones y relaciones con proveedores participaron en la implementación de una solución exitosa. Dado que aumentó la transparencia en el inventario, CRC pudo traducir estos aprendizajes en mejores condiciones contractuales con los proveedores para reducir las compras no catalogadas. CRC experimentó menores costos gracias a los ahorros y al mismo tiempo aumentó los ingresos debido a la mejora de los procesos basados en la aprobación y que requieren un uso intensivo de documentos. Flujos de trabajo más fluidos y una mayor eficiencia de los recursos han cambiado fundamentalmente las estrategias de adquisiciones, gestión de inventario, contratación y relaciones con proveedores en la industria del petróleo y el gas en California.
