El problema
La Facultad de Derecho de CUNY tenía varios procesos manuales que debían simplificarse y automatizarse. Antes de la solución de flujo de trabajo en la nube AWS de ProcessMaker, la escuela no tenía forma de realizar un seguimiento del progreso y las deficiencias dentro de cada proceso. Sin esta información, no existía ningún sistema de rendición de cuentas. Los cuellos de botella eran difíciles de identificar, ya que el sistema heredado anterior no ofrecía la misma funcionalidad que garantizaba la transparencia en los flujos de trabajo entre el personal. Además, los flujos de trabajo manuales de la escuela implicaban la entrada humana de información y correos electrónicos, además de caminar físicamente para notificar a otra parte interesada que un proceso había comenzado. Por lo tanto, consumían muchísimo tiempo, eran propensos a errores humanos e implicaban muchas horas de trabajo, tiempo y dinero que podrían haberse utilizado de manera más efectiva en otros lugares. Uno de los departamentos más maduros para la digitalización es la Oficina de Admisiones. Por ejemplo, los estudiantes tendrían que completar formularios en papel para la mayoría de las solicitudes. El ir y venir entre admisiones y estudiantes desperdició tiempo, papel y dinero en el proceso. A partir de este flujo de trabajo intensivo en papel, la escuela creó una aplicación digital que automatizó este proceso y coordinó una mayor flexibilidad entre varios departamentos para resolver este problema.
La solución
Después de comparar la funcionalidad de las plataformas, la Facultad de Derecho de CUNY se propuso automatizar sus principales procesos operativos en la nube a través de ProcessMaker. La nube ofrecería la seguridad necesaria para las preocupaciones de cumplimiento y privacidad de datos, junto con un grado de flexibilidad que ayudaría a la Escuela a ser más ágil ante los cambios. Al incorporar una solución de automatización de flujo de trabajo inteligente basada en la nube, la Facultad de Derecho de CUNY podría modernizar sus comunicaciones entre el personal y las interacciones entre el personal y los estudiantes para facilitar tiempos de respuesta más rápidos y eficiencia interna. El primer proceso creado fue un proceso simple de Recursos Humanos que requirió otros seis departamentos. Celebraron una reunión de grupo para presentar el flujo de trabajo desde el principio y vieron resultados positivos inmediatos. De boca en boca, rápidamente se seleccionaron otros flujos de trabajo para la automatización y la escuela comenzó a automatizar más procesos.
El valor creado
Desde que pasó a ProcessMaker, la Facultad de Derecho de CUNY ha mejorado la responsabilidad, la productividad y la transparencia de su personal en sus operaciones principales. Los tomadores de decisiones y las partes interesadas en la gestión ahora pueden localizar la fuente de los obstáculos para abordar el problema directamente, creando visibilidad y promoviendo la apropiación entre los roles y responsabilidades de las partes interesadas. Los seis procesos activos hasta la fecha implican notificar a los estudiantes cuando se necesita cierta información o solicitarles que tomen medidas para el siguiente paso. Se pueden enviar mensajes al estudiante que lo dirijan automáticamente a la persona adecuada sin interferencia humana. Todo el proceso se realiza electrónicamente. Hoy en día, la Facultad de Derecho de CUNY puede operar con mayor agilidad ante las solicitudes de los estudiantes y el personal, lo que ayuda a mejorar la experiencia entre campus. La Facultad de Derecho de CUNY se enorgullece de brindar experiencias excepcionales a los estudiantes — con la oferta en la nube de ProcessMaker a través de Amazon Web Services, la escuela espera automatizar más procesos para superar este estándar.
