El problema
KPN es una empresa líder en telecomunicaciones fijas y móviles que presta servicios a más de 30 millones de suscriptores móviles en Europa. Tiene una presencia de gran alcance, una amplia cartera de productos y diversas fusiones y adquisiciones. Con un gran volumen de contratos que mantener, KPN eligió ProcessMaker IDP para almacenar acuerdos en un repositorio central de contratos. En KPN, el contacto más actualizado era una búsqueda infructuosa. Las copias en papel se almacenaban en archivadores de la trastienda o en unidades compartidas difíciles de navegar. Cuando el equipo necesitaba revisar un acuerdo, llevaba horas encontrar la versión correcta.
Antes de ProcessMaker IDP, KPN almacenaba documentos en una unidad compartida o en papel en archivadores. Así que cuando nuestro equipo de ventas solicitaba un contrato específico, teníamos que buscar en todas estas fuentes para encontrarlo. Nos llevó una cantidad increíble de tiempo. Pero incluso cuando logramos encontrarlo, todavía no estábamos seguros de si era la versión correcta. No había un lugar central para buscar contratos, lo que lo convertía en un proceso ineficiente y que consumía mucho tiempo. HANS BAKKER Consultor de Servicios de Contratos, KPN
La solución
Con el objetivo de eliminar el sistema de almacenamiento desorganizado, KPN decidió digitalizar completamente la gestión de contratos de ventas y crear un repositorio central de contratos. KPN migró seis entornos diferentes a ProcessMaker IDP, creando una vista única y completa de todos los contratos de ventas. ENRIQUECER LA GESTIÓN DE CONTRATOS CON RECONOCIMIENTO ÓPTICO DE CARACTERES Para mejorar aún más la calidad de los datos, KPN integró las herramientas de aprendizaje automático de ProcessMaker IDP. Entre ellas se encontraban funciones inteligentes de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y extracción de metadatos Post-OCR. “Los metadatos son increíblemente importantes para nosotros, pero completar todos los campos manualmente nos llevó mucho tiempo”, dijo Bakker. “Por lo tanto, decidimos automatizar la extracción de metadatos, lo que nos ayudó a reducir el trabajo manual, las limitaciones de tiempo y los errores de entrada de datos”. Entre muchos otros campos de datos, KPN utiliza los algoritmos de ProcessMaker IDP para extraer las fechas de inicio y fin del contrato, proporcionando una base sólida para implementar la gestión de retención de contratos. Los metadatos son fundamentales para obtener resultados de búsqueda precisos, el cumplimiento de la información y los procesos generales de gestión de contratos. Los metadatos avanzados no solo cubren la información básica sobre el contrato, como su título o tipo, sino que también incluyen la información que no aparece en el cuerpo del contrato. Por ejemplo, información sobre si se almacena una copia física, una referencia a su número interno u otros datos de interés o riesgo para la gestión de la relación con el cliente.
