El problema
- Procesos atrapados en cuellos de botella creados por formularios en papel, escaneo, hojas de cálculo de Excel y documentos de Word
- Flujos de trabajo que a veces salieron mal, retrasando la entrega del proyecto, porque todos los interesados no fueron incluidos en el proceso en el momento óptimo
- Parte del trabajo no era repetible, lo que resultaba en una falta de consistencia en la calidad de ese trabajo
- Manejo de procesos globales que requerían la participación de personal en diferentes ubicaciones comerciales o gerentes de proyecto que viajaban a diferentes sitios de clientes
- Las solicitudes en papel se olvidaron accidentalmente, causando retrasos
- Lagunas en los sistemas existentes para completar eficientemente algunos flujos de trabajo relacionados con proyectos
La solución
Inicialmente, ProcessMaker se probó en un subconjunto de los procesos de Maptek. Estos procesos incluían solicitudes de gastos y compras, gestión de licencias, mantenimiento de archivos de empleados y gestión y procesamiento de hojas de tiempo de proyectos. Después de la prueba, los comentarios positivos llevaron a la decisión de expandir la adopción de Dynaforms de ProcessMaker para automatizar otros flujos de trabajo y procesos. Todos los procesos se transfirieron progresivamente a flujos de trabajo basados en Dynaform; los supervisores desarrollaban soluciones de flujo de trabajo para su área y las implementaban cuando estaban listas. A diferencia de otros sistemas empresariales que se habían implementado en el pasado, no se informaron problemas de rendimiento lento cuando se lanzó ProcessMaker. Además de una mayor adopción de Dynaforms, Maptek decidió utilizar ProcessMaker como un elemento clave en un sistema de gestión de calidad (QMS), por lo que todo el trabajo sería repetible, consistente y medible para la mejora continua. ProcessMaker Dynaforms proporcionó la capacidad de automatizar procesos seleccionados, mientras que una wiki describía la filosofía, el enfoque y las políticas del QMS. ProcessMaker no reemplazó las herramientas especializadas existentes que Maptek utilizaba para rastrear errores y gestionar proyectos para el desarrollo de software, gestionar el ciclo de vida del proyecto y otras actividades de desarrollo de software. En cambio, ProcessMaker se utilizó para extender la funcionalidad de los sistemas existentes para integrarse más fácilmente con otros departamentos y sistemas de la organización.
