El problema
La Universidad Nacional de Colombia implementó ProcessMaker en su División de Recursos Humanos para integrar los procesos de negocio de 5 áreas diferentes de la Universidad de una manera más ágil y sencilla. La Universidad Nacional de Colombia es líder en educación superior en Colombia con 8 sedes, más de 45.000 estudiantes y un importante personal de profesores y empleados administrativos. Dentro de la universidad existe un departamento de Recursos Humanos que tiene la responsabilidad de gestionar todo lo relacionado con los recursos humanos (profesores y personal) de la universidad. Esta división recibe aproximadamente 20 solicitudes por día de diferentes tipos, como certificados de empleo, solicitudes de ausencia, informes de gestión y procesos relacionados con la contratación e inducción de nuevo personal. Hasta 2009, la división de RR. HH. gestionaba estas solicitudes utilizando documentos impresos y las controlaba con documentos de Word y hojas de cálculo; tenían 5 oficinas y más de 30 personas manejando estos documentos al mismo tiempo, lo que provocaba que el departamento perdiera el control de las solicitudes, perdiera tiempo buscando los documentos físicos y también recibieran quejas constantes de sus clientes (profesores, personal administrativo y entidades externas) que no estaban satisfechos con los tiempos de respuesta asociados a sus solicitudes.
- Actividades que tomaban mucho tiempo, como la búsqueda de documentos físicos y archivos históricos.
- Riesgos en la seguridad e integridad de la información debido al número de participantes en el proceso y al método de almacenamiento de las hojas de cálculo.
- Quejas constantes de los clientes debido a los tiempos de respuesta y la información precisa sobre sus solicitudes.
- Información ambigua sobre la productividad de la división para los supervisores y gerentes de oficina.
La solución
A finales de 2009, la universidad inició un proyecto con Landsoft, S.A. en Medellín, Colombia, con el objetivo de mejorar los procesos de RR. HH. de la universidad. Después de analizar los procesos de las 5 áreas, se decidió que la universidad comenzaría aplicando ProcessMaker a los procesos de gestión de solicitudes, contratación de nuevos empleados e inducción de nuevos empleados; dadas las necesidades de la división de RR. HH., también se decidió que los procesos se integrarían con KnowledgeTree® para proporcionar un almacenamiento y control de versiones más avanzados de los documentos que se cargarían y generarían durante los procesos del flujo de trabajo.
