El problema
Nuevatel SA, es una de las empresas líderes en el sector de las telecomunicaciones en Bolivia, Haití y República Dominicana con más de un millón de clientes móviles solo en el mercado boliviano. Con operaciones en todo el país, Nuevatel SA con su marca VIVA es uno de los principales proveedores de telefonía celular y de larga distancia. Para mejorar su calidad de servicio en los últimos años, la empresa invirtió fuertemente en su infraestructura de gestión de información, incluida una implementación exitosa de SAP Business One. Con su información y datos mejor administrados gracias a un sistema ERP moderno, el enfoque en Nuevatel se centró en mejorar otros procesos de negocio en sus operaciones. Para su sistema de automatización de procesos, Nuevatel quería una herramienta 100% basada en web y seleccionó ProcessMaker. Nuevatel identificó el proceso de adquisición como uno que tenía un alto nivel de visibilidad dentro de la empresa y sería un punto de partida ideal para una implementación de BPM en ProcessMaker. Prácticamente todos los departamentos de la empresa se vieron afectados por este proceso debido a las necesidades de contratación diarias y la gerencia se dio cuenta de que necesitaba una mejor manera de actualizar a los usuarios sobre el estado de las compras y también asegurar que todos los usuarios siguieran un procedimiento estándar al realizar compras para sus departamentos.
- Como muchos procesos de adquisición, el proceso de Nuevatel estaba centralizado, lo que significaba que los empleados de las oficinas centrales y regionales tenían que contactar a los oficiales de adquisiciones en la sede para presentar solicitudes de compra. Esto generalmente se hacía por teléfono o correo electrónico. Estos empleados generalmente tenían que llamar varias veces para verificar el progreso de la solicitud. Como consecuencia de esto, los oficiales pasaban demasiado tiempo respondiendo y verificando el estado de estas solicitudes de compra.
- Los formularios de solicitud a menudo tenían que viajar físicamente de un lugar a otro para su aprobación.
- Los agentes de compras recibían solicitudes sin ningún tipo de formato estándar, lo que obligaba a los agentes a realizar numerosas llamadas a sus clientes internos para aclarar aspectos de las solicitudes.
- Dependiendo de los tipos de compra y los montos relacionados, cada caso tenía diferentes niveles de aprobación antes de ser aceptado. Algunos podían hacerse de inmediato, mientras que otros podían requerir la aprobación de la alta gerencia o del departamento legal de la empresa.
- Cada uno de estos pasos resultó en un posible punto de retraso, ya que los empleados a menudo no tenían acceso directo a los funcionarios responsables de aprobar o continuar el proceso.
Tampoco había información estadística o fáctica sobre los procesos, por lo que tampoco había información correspondiente sobre dónde existían cuellos de botella.
La solución
NUEVATEL S.A. implementó ProcessMaker para la automatización del proceso de adquisición. La implementación se logró y tuvo las siguientes características:
- Los usuarios de todos los departamentos ahora tienen acceso al sistema.
- Los formularios de solicitud están estandarizados y permiten a los solicitantes definir los bienes y servicios comprados bajo los parámetros definidos en el sistema ERP de la empresa - SAP Business One.
- ProcessMaker utiliza Microsoft Active Directory (AD) para permitir la autenticación de un solo usuario.
- El proceso se conecta a SAP Business One para determinar los parámetros válidos de bienes o servicios y recibir el estado del proceso de compra de SAP.
- La aplicación incluye plantillas legales para crear contratos que han sido previamente aprobados por el Departamento Legal.
- El proceso determina automáticamente los niveles de aprobación necesarios y emite notificaciones a los usuarios responsables en cada punto del proceso. El sistema también envía notificaciones al originador para informar al solicitante sobre el estado de su solicitud.
El valor creado
- Estandarización de actividades relacionadas con adquisiciones.
- Tiempos de adquisición más cortos y eficientes.
- Trazabilidad completa de cada proceso de adquisición.
- Reemplazo de formularios en papel por formularios electrónicos.
- Camino claro para automatizar procesos adicionales de la empresa.
