El problema
La Municipalidad Provincial de Trujillo, que administra la organización territorial y el desarrollo económico urbano, quiso mejorar y simplificar los trámites necesarios para la obtención tanto de permisos de construcción como de permisos de operación. Los usuarios sentían que no se les atendía bien y que los formularios eran demasiado largos, perdían demasiado tiempo y, sobre todo, eran demasiado costosos. Como resultado, había edificios que no tenían permisos de construcción y empresas que no tenían permisos de operación. Toda esta confusión afectó negativamente al desarrollo. Era necesaria información sobre los requisitos, así como sobre la compatibilidad del uso del suelo con el estado de la documentación iniciada anteriormente.
- Demasiados requisitos para iniciar el papeleo (incluidos formularios que ni siquiera fueron evaluados), lo que genera retrasos debido a la falta de información
- Falta de control en la asignación de puestos de trabajo, lo que resulta en sobrecarga.
- Numerosas visitas administrativas al municipio para determinar el avance del papeleo y falta de datos estadísticos para evaluar el desempeño de estos administradores
- Cuello de botella en el escritorio del jefe para firmar el permiso o aprobar una medida.
- Dificultad para seguir y gestionar la gran cantidad de archivos físicos
- Se requieren muchas llamadas telefónicas para determinar el estado de las solicitudes
La solución
Con ProcessMaker, el personal y los administradores de la Municipalidad Provincial de Trujillo pudieron automatizar su proceso de distribución de permisos previamente desorganizado y eliminar gran parte del papeleo físico. Una vez completados inicialmente los formularios, se ingresaban inmediatamente al sistema (y mediante integración con el sistema de documentos del Municipio [SISTRAM]), garantizando que los datos faltantes se reconocieran y mejoraran rápidamente. Cada solicitud de permiso sería un nuevo caso automatizado, que ProcessMaker podría seguir fácilmente, en función de los requisitos de los distintos roles y procesos del sistema. Además, todos los archivos fueron digitalizados, lo que los hace fáciles de administrar. Por lo tanto, las aprobaciones de casos son sencillas y utilizan firmas escaneadas. Además, a partir de los datos del sistema se podrían generar informes estadísticos, así como documentos de resultados (por ejemplo, para consultas sobre compatibilidad del uso del suelo mediante la integración con la base de datos del impuesto a la propiedad urbana).
El valor creado
- Mayor control sobre la evaluación de los requisitos para iniciar el proceso de permisos.
- Mayor registro de datos esenciales que podrían utilizarse para medir el desempeño del proceso de permisos operativos y de construcción.
- Disminución de la ineficiencia resultante de los procesos basados en papel. Los documentos en papel se generaron únicamente para cumplir con las normas y regulaciones.
- Se necesita menos tiempo para atender los casos dado que ya no habría problemas de clasificación en el momento del registro inicial.
