El problema
Renaissance Construction, fundada por un ingeniero civil turco de 26 años en 1994, construye centros comerciales, aeropuertos, fábricas, plantas de cemento, oficinas, hoteles, puertos deportivos y plantas hidroeléctricas como contratista general o inversor de capital en 7 países diferentes alrededor del mundo. La fuerza laboral global de la empresa planteó varios desafíos al departamento de recursos humanos, particularmente en el manejo de los numerosos flujos de trabajo de solicitudes en papel de la empresa.
Desafíos
- Los flujos de trabajo requerían que el personal de recursos humanos recopilara múltiples firmas de diferentes gerentes de la organización.
- Recursos Humanos se vio abrumado por las consultas del personal sobre el estado de sus solicitudes. Para responder a las solicitudes, el personal de recursos humanos necesitaba realizar llamadas a muchas personas diferentes de la organización para determinar el estado de sus solicitudes.
- Las solicitudes en papel se olvidaron en los escritorios o se perdieron.
- Los gerentes viajaban mucho entre sitios de construcción de ciudad en ciudad y, a veces, de país en país. Cuando un gerente estaba en un largo viaje de negocios o de vacaciones, las solicitudes esperaban en su escritorio, en lugar de continuar con el flujo de trabajo apropiado.
La solución
Los formularios en papel fueron reemplazados por dynaforms de ProcessMaker y flujos de trabajo automatizados que recopilaban las firmas requeridas. El personal ahora puede verificar el estado de sus solicitudes en ProcessMaker, eliminando las numerosas llamadas que antes eran necesarias. Con el sistema ProcessMaker, las solicitudes ya no se perderían ni se olvidarían en los escritorios. Debido a que ProcessMaker está basado en la web, los gerentes podían continuar los flujos de trabajo con una conexión a Internet mientras estaban de viaje. Los siguientes procesos de RRHH se automatizaron con ProcessMaker:
El valor creado
Como parte del proyecto, también se implementó un sistema de gestión documental. El sistema de gestión documental KnowledgeTree, totalmente integrado con ProcessMaker, almacena automáticamente todos los documentos relacionados con el proceso.
