El problema
Antes de implementar la solución ProcessMaker TCE Applicant, Stetson dependía de un proceso de evaluación de créditos de transferencia 100% manual. Cada expediente académico se revisaba línea por línea, y las equivalencias de cursos se introducían manualmente en Ellucian Banner, incluso cuando los mismos cursos aparecían repetidamente de las instituciones de origen. Los expedientes académicos con muchos créditos añadían mayor complejidad. Los evaluadores a menudo trabajaban con docenas de cursos manualmente, lo que aumentaba la carga de trabajo y dificultaba la escalabilidad del proceso en consonancia con los objetivos de matriculación.
La solución
Stetson implementó la solución ProcessMaker TCE Applicant, colaborando estrechamente con el equipo de ProcessMaker para digitalizar, estandarizar y automatizar la evaluación de créditos de transferencia, preservando al mismo tiempo la supervisión académica. En lugar de volver a introducir los datos de los cursos manualmente, la información del expediente académico se captura ahora mediante Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y se dirige a través de un proceso de revisión estructurado. Los cursos que ya han sido revisados se emparejan automáticamente con las equivalencias existentes, garantizando decisiones de crédito consistentes sin repetidas introducciones de datos. El sistema centraliza el historial de evaluación, rastrea la justificación de las decisiones y proporciona visibilidad del estado de cada expediente académico. Esto crea un proceso consistente y repetible, al tiempo que permite a los expertos en la materia revisar cursos nuevos o complejos. Al integrar la lógica de evaluación en un flujo de trabajo guiado, Stetson transformó la evaluación de créditos de transferencia de una tarea impulsada por el individuo a un proceso institucional.
El Valor Creado
Stetson ha transformado la evaluación de créditos de transferencia de un proceso manual y dependiente de personas a una operación estandarizada y escalable que apoya tanto la equidad estudiantil como el crecimiento institucional. Durante un período pico reciente, los casos de transferencia aumentaron de aproximadamente 20 por mes a casi 300, sin embargo, la oficina del Registrador gestionó el aumento sin incrementar la carga de trabajo del personal. La diferencia radica en la automatización y la inteligencia histórica. Donde el personal anteriormente introducía cada curso manualmente, la mayoría de los cursos ahora se emparejan automáticamente según las equivalencias establecidas.
