El problema
Muchos residentes de StoneGate necesitaron Medicaid para pagar parte o la totalidad de su estadía. El ingreso a una de sus instalaciones inició un largo proceso de solicitud de varios pasos con la organización gubernamental. Con aplicaciones que implicaban montones de papeleo y manejo por parte de varios miembros del personal, el largo proceso ahogó la productividad del equipo. Esto dio lugar a un ciclo de facturación prolongado que afectó drásticamente sus ingresos operativos. Al trabajar con Medicaid, existen muchos procedimientos regulatorios para gestionar y monitorear. Una vez que el equipo de StoneGate admite a un residente en sus instalaciones, comienza a correr un tiempo crítico—StoneGate tiene 30 días para organizar, preparar y enviar la solicitud de Medicaid a la agencia estatal. Si el equipo no presenta una solicitud dentro de este plazo, el gobierno rechaza su solicitud de reembolso. El personal de StoneGate y Medicaid intercambiaba documentos manualmente de un lado a otro. Las aplicaciones incompletas se marchitaron en el sistema y la visibilidad de su progreso fue limitada. En el caso de solicitudes afectadas por procesos de pérdida de eficiencia, StoneGate con frecuencia perdió el plazo de 30 días para solicitar reembolsos y terminó financiando la estadía del residente hasta el momento en que pudieron lograr que Medicaid lo aceptara completamente. El proceso prolongado y que requería mucho tiempo provocó un aumento de las cuentas por cobrar y una tensión indebida en el balance para el director financiero. Las solicitudes retrasadas aumentaron, lo que se tradujo en una avalancha de pérdidas financieras diarias.
La solución
StoneGate recurrió a ProcessMaker en busca de una solución muy necesaria. El equipo de servicios profesionales de ProcessMaker creó e implementó a medida el nuevo sistema de flujo de trabajo en tres meses con una participación 100 % remota. Gracias a integraciones únicas y personalizaciones personalizadas de ProcessMaker, StoneGate finalmente pudo optimizar sus procesos de solicitud y recertificación de Medicaid.
El valor creado
El proceso de solicitud de Medicaid a menudo requiere la atención práctica de un mínimo de cinco miembros del personal de StoneGate:
- Gerente de la oficina comercial
- Trabajador de casos
- Agente de navegación del pagador (ejecutor)
- Gestor de navegación del pagador
- Director de Navegación
En lugar de recopilar información a través de formularios en papel y ejecutar formularios manualmente entre departamentos, ProcessMaker ayudó a implementar nuevas herramientas para automatizar el proceso. Los formularios en línea facilitaron la solicitud inicial, permitiendo una colaboración fluida entre residentes o familiares con el personal de StoneGate. El personal podría adjuntar fácilmente documentos digitales si fuera necesario, estableciendo un repositorio en línea al que cualquier persona dentro del flujo de trabajo podría acceder. Cualquier información faltante fue marcada inmediatamente. Los flujos de trabajo automatizados distribuyeron las aplicaciones a lo largo de la escalera hasta el siguiente paso en el proceso de aprobación. Cada miembro del personal tenía plena visibilidad del progreso de la solicitud, eliminando el costoso problema de las solicitudes languidecidas. ProcessMaker no solo aumentó la productividad y la cooperación del equipo, sino que también mejoró la visibilidad general de toda la organización. Los nuevos flujos de trabajo potentes dieron como resultado una reducción del 25% en las cuentas por cobrar en los primeros 12 meses de implementación, asegurando el flujo de ingresos de StoneGate y permitiéndoles brindar un nuevo nivel de servicio al cliente para sus residentes.
