El problema
Antes de ProcessMaker, Telefónica CAM reingresaba datos manualmente entre Microsoft Excel y su software heredado. La entrada manual siempre deja margen para el error humano, junto con retrasos en el servicio y costosos costos laborales. Por ejemplo, Telefónica Guatemala procesaba manualmente más de 100 nuevas suscripciones de cuentas comerciales al día antes de implementar ProcessMaker. Cada una de estas producía 20 nuevas cuentas que debían crearse. Todo esto se completaba manualmente, lo que significaba que la activación de nuevas cuentas a menudo tardaba más de tres días en completarse. Telefónica se dio cuenta de que perdía dinero y tiempo durante el proceso de apertura de cuentas a gran escala. En ese momento, Telefónica CAM no podía determinar el costo y el ROI de sus nuevas suscripciones. También tenía una visibilidad limitada de los flujos de trabajo de su organización y la eficiencia de sus procesos.
La solución
En 2013, Telefónica comenzó a usar ProcessMaker primero en Guatemala y luego se expandió a Costa Rica. Sus flujos de trabajo financieros ahora funcionan juntos sin problemas entre múltiples sistemas para coordinar gastos y pagos en una ubicación centralizada. Telefónica también agiliza las actividades y aprobaciones asociadas con cada proceso de pago. Sus procesos y la generación de informes ahora están automatizados utilizando la plataforma ProcessMaker. El equipo de Telefónica CAM se benefició de la agilidad de la plataforma, implementando nuevos procesos y creando integraciones entre sistemas y procesos para satisfacer las necesidades en constante evolución de Telefónica. Otro beneficio incluyó la automatización del proceso de activación de servicios móviles y en la nube, Internet y teléfonos fijos. Cuando un cliente se suscribe a un servicio, su información se enruta a través de un proceso de aprobación y luego directamente al operador. ProcessMaker también se integra con el servicio de gestión documental de la división, DocMe, para automatizar todos los contratos de principio a fin. ProcessMaker crea el formulario que los empleados completan y firman electrónicamente, luego ProcessMaker registra el contrato en DocMe. A través de ProcessMaker, se pueden tomar decisiones de alto nivel con datos precisos y exactos en tiempo real. El sistema garantiza que los datos contables y financieros se basen en información de transacciones precisas a través de la automatización.
El Valor Creado
Hoy en día, Telefónica automatiza actualmente más de 100 procesos utilizando ProcessMaker en Guatemala, Costa Rica, El Salvador, Nicaragua y Panamá. A través de ProcessMaker, Telefónica CAM se volvió más eficiente y consistente en toda su gama de funciones comerciales, incluidas finanzas, contabilidad, ventas, recursos humanos, legal, marketing, TI y operaciones comerciales. Además, la organización agregó un nuevo nivel de responsabilidad a sus operaciones diarias. Los paneles y los registros de auditoría brindan información sobre cada uno de sus procesos y, hasta la fecha, se han procesado y registrado más de 187.000 documentos legales utilizando el flujo de trabajo de gestión documental de DocMe. Su proceso de activación de servicios móviles se ha ejecutado más de 119.000 veces, y la activación de servicios fijos, en la nube e Internet se ha ejecutado más de 60.000 veces. ProcessMaker ahora puede calcular los costos y el retorno de la inversión automáticamente para Telefónica, lo que resulta en que las nuevas cuentas se puedan abrir y aprobar en un día en lugar de 3 a 7 días como antes. El proceso anterior de creación de cuentas había sido costoso para Telefónica CAM como resultado de sus tiempos de respuesta más lentos en el servicio al cliente. Ahora, la plataforma de ProcessMaker garantiza que cada nuevo cliente móvil o fijo cumpla con el margen de beneficio objetivo de la empresa y pueda ajustarse en consecuencia en tiempo real. La plataforma ProcessMaker permite a Telefónica aprovechar múltiples sistemas para eliminar el trabajo tedioso, todo sin eliminar el elemento clave de la interacción humana. Hoy en día, la agilidad recién descubierta de Telefónica y la adopción de ProcessMaker han permitido a la compañía de telecomunicaciones mantenerse flexible y adaptable a los nuevos desafíos empresariales que se presenten.
