El problema
Como proveedor de seguros comerciales con conciencia social, The Redwoods Group trabaja exclusivamente con organizaciones comunitarias que atienden a jóvenes. Para brindar a sus socios el máximo cuidado, necesitaban un nuevo sistema para recopilar informes de incidentes. Inicialmente, The Redwoods Group utilizó un recopilador de formularios básico diseñado para respuestas de encuestas simples. Procesar decenas a cientos de miles de informes por año era una tarea bastante difícil. Sin embargo, debido al enfoque del equipo en los programas para jóvenes, los periodistas también estaban ubicados en lugares inusuales. Desde campamentos de verano junto a la piscina hasta campamentos de verano en la naturaleza, The Redwoods Group necesitaba una forma de recopilar información crucial sobre incidentes sobre la marcha —y ponerla en manos de los ajustadores de reclamos’ de manera rápida y precisa.
La solución
ProcessMaker trabajó junto con The Redwoods Group para convertir su formulario básico en línea en un flujo de trabajo automatizado completo. Juntos, replicaron la experiencia del front-end para no interrumpir a los usuarios actuales, pero revisaron por completo el back-end para abordar mejor las necesidades de las operaciones de The Redwoods Group. Usando el nuevo sistema, The Redwoods Group podría autenticar a los reporteros (lo que cambió estacionalmente) y recopilar más que entradas basadas en texto—. Los reporteros también podrían adjuntar fácilmente medios de apoyo como videos, fotos y archivos PDF. Bajo el capó, los formularios se distribuyeron automáticamente a los gerentes y ajustadores de reclamos correspondientes para su revisión instantánea. Respaldado por formularios potentes que podían validar la información durante el proceso de presentación, The Redwoods Group se aseguró de que los informes entrantes fueran precisos la primera vez. Los representantes podrían tomar decisiones rápidas sin tener que lidiar durante mucho tiempo con los reporteros de incidentes.
El valor creado
Flujos de trabajo totalmente automatizados: Los informes se enviaban automáticamente al personal adecuado, con accesorios y materiales de apoyo incluidos. Con el nuevo sistema implementado, los ajustadores de reclamos siempre tuvieron la información necesaria al alcance de la mano. Reduzca varios pasos a uno: Los formularios más intuitivos facilitaron a los periodistas enviar información correctamente la primera vez. La capacidad de incrustar archivos multimedia directamente dentro de los informes mejoró la eficiencia general al eliminar pasos de seguimiento redundantes. El Grupo Redwoods observó una reducción significativa en los tiempos de procesamiento, así como una marcada mejora en la calidad de los datos. Ya sea que un incidente ocurriera en una gran ciudad o en un lugar remoto, el formulario de envío era intuitivo en todas las pantallas. La información confidencial y personal se maneja con sumo cuidado según los estándares HIPAA y NPI (Información no pública). El Grupo Redwoods va más allá de ofrecer seguros—también utiliza datos para ayudar a crear comunidades más seguras. Un sistema de archivo más sólido ayuda al equipo a identificar tendencias y oportunidades para el cambio social. Para The Redwoods Group, su asociación con ProcessMaker no se trataba sólo de perfeccionar un proceso; fue un movimiento estratégico. No sólo mejoraron sus flujos de trabajo internos, sino que también establecieron un nuevo punto de referencia en la industria.
