El problema
Tulsa Community College (TCC) es una institución con varios campus, que dependía en gran medida de solicitudes en papel y formularios de solicitud. Antes de recurrir a ProcessMaker, su personal tenía dificultades para obtener aprobaciones oportunas. Sus formularios en papel tienen que ir de un campus a otro para obtener diversas aprobaciones y permisos. “[El personal] tuvo que adivinar”, dice Craig Cook, administrador de la base de datos de la universidad. “Es posible que un destinatario esté fuera de la oficina cuando enviamos los formularios, pero no lo sabrías si no estuvieras en ese campus específico. Además, fácilmente podríamos haber tenido una persona diferente en otro campus que pudiera aprobar el formulario” Esto provocó que sus flujos de trabajo administrativos se volvieran muy tediosos. Los procesos de la universidad eran 100% manuales, lo que hacía que el papeleo fuera una molestia y el proceso de aprobación consumiera mucho tiempo.
La solución
TCC dependía de un sistema de correo interno que funcionaba dos veces al día, lo que significa que los formularios tenían, en el mejor de los casos, un retraso de cuatro a cinco horas. La organización multicampus, los departamentos, el cuerpo docente y la administración de bases de datos de Tulsa necesitaban una solución de flujo de trabajo lo suficientemente sólida como para impulsar toda su empresa. Con ProcessMaker, Tulsa podría mantener sus soluciones existentes y al mismo tiempo aprovechar las capacidades de su sólida plataforma de flujo de trabajo. Lo mejor de todo es que ProcessMaker permitió a Tulsa integrar sin problemas sus sistemas existentes con la nueva plataforma para coordinar más movimiento en sus flujos de trabajo, una dinámica que es fundamental para el éxito interdepartamental. “ProcessMaker es instantáneo”, dice Craig. “Ahora, las notificaciones van directamente a los teléfonos de las personas. Desde el punto de vista de la eficiencia, ProcessMaker ha reducido en gran medida nuestra carga de trabajo, ha disminuido el tiempo necesario para las aprobaciones y la retroalimentación de los documentos y terminó siendo una opción perfecta para nosotros” ProcessMaker se integra perfectamente con los numerosos sistemas de TCC, incluidos:
- Financiar
- Cuentas por cobrar
- Oficina de Avance
- Recursos humanos
- Ayuda financiera
- Asesoramiento estudiantil
- Registro de estudiantes
El valor creado
Antes de implementar ProcessMaker, los estudiantes tenían que llevar la documentación a diferentes oficinas del campus y buscar firmas. Hoy en día, el actual proceso de aprobación de graduación es electrónico y se ejecuta simultáneamente, lo que permite que las solicitudes se aprueben infinitamente más rápido. En cuanto al proceso de solicitud de acceso al sistema, antes de la implementación de ProcessMaker también estaba completamente basado en papel. Cuando finalmente recibió la solicitud, los formularios carecían de las firmas necesarias o incluían información incorrecta debido a un error humano. Una vez que TCC comenzó a utilizar ProcessMaker, los elementos precargados redujeron en gran medida la información incorrecta del formulario. Uno de los beneficios más importantes es que TCC puede llevar entradas a los formularios web de ProcessMaker y pasarlas automáticamente al sistema solicitado para su acceso. Con ProcessMaker, todo se ingresa en una sola pantalla donde ya se ha rellenado previamente la información pertinente del Banner. Luego, la información se transmite en el orden correcto de persona a persona hasta que se aseguren todas las firmas y la información necesaria. Para las solicitudes de licencia, el personal debía completar un formulario en papel y enviarlo a su supervisor y luego a Recursos Humanos. Debido a retrasos, los empleados tuvieron problemas para determinar sus asignaciones de licencia reales. Al utilizar ProcessMaker, los empleados de TCC pueden verificar su propio saldo de licencias y cualquier solicitud de licencia pendiente. Por último, ProcessMaker ha innovado los procesos de la facultad en los centros de pruebas para estudiantes de Tulsa. Originalmente, un instructor completaba manualmente información como números de cursos e identificaciones de estudiantes. Dado que los centros no tenían forma de comunicarse entre sí, el cambio de ubicación de los exámenes por parte de los estudiantes en el último minuto no permitiría a los instructores recuperar los formularios necesarios para los exámenes. Desde entonces, ProcessMaker ha digitalizado todos los formularios, por lo que ahora los exámenes se pueden realizar en cualquier lugar, independientemente del centro de pruebas que visite el estudiante.
