¿qué es la minería de procesos? La minería de procesos es una técnica utilizada para descubrir, analizar y mejorar procesos de negocio utilizando métodos de minería de datos. La minería de procesos se considera una forma objetiva y basada en datos de evaluar el estado real de los procesos y flujos de trabajo en una organización.…
Por Scott Madara ·
¿Qué es el minado de procesos?
La minería de procesos es una técnica utilizada para descubrir, analizar y mejorar procesos de negocio utilizando métodos de minería de datos. La minería de procesos se considera una forma objetiva y basada en datos de evaluar el estado real de los procesos y flujos de trabajo en una organización.
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La minería de procesos puede verse como la intersección de gestión de procesos de negocio y ciencia de datos. Las herramientas de minería de procesos interactúan con sistemas de software empresarial para extraer información del proceso, generalmente en forma de datos de eventos u objetos comerciales, con el fin de descubrir procesos y mejorarlos. La minería de procesos brinda visibilidad a los procesos de extremo a extremo, proporcionando así a las empresas datos valiosos que pueden usarse para mejorar los procesos comerciales reales y alcanzar un mejor desempeño empresarial. También puede denominarse radiografía de flujos de trabajo y procesos de negocio clave.
¿Por qué minar procesos de negocio?
El análisis de procesos de negocio no es un concepto nuevo. En el pasado, el análisis de los procesos de negocio podía basarse en estudios de tiempo y movimiento, mapeo de procesos o entrevistas de descubrimiento de procesos con personal clave. Los resultados del análisis manual a menudo se resumían en iniciativas de inteligencia empresarial, como parte de los hallazgos de la auditoría, o se visualizaban en un mapa de procesos. Puede ver el análisis de procesos como una forma de evaluar el estado “tal como está” de los procesos comerciales y un método para diseñar y modelar el estado “debería” de los procesos. Si bien muchas empresas tienen modelos de procesos y procedimientos operativos estándar (SOP) perfectamente diseñados, la realidad de los procesos de negocio a menudo no coincide con estas expectativas.
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¿Cómo funciona la minería de procesos?
La minería de procesos puede verse como un método de cuatro pasos, desde la extracción de datos hasta el análisis de datos.
Extraer datos - Se utiliza una herramienta de minería de procesos para extraer datos de procesos de los sistemas de TI
Reconstruir datos - Los datos del proceso se recopilan y armonizan en preparación para el análisis.
Visualizar datos - Los algoritmos de minería de procesos se utilizan para mostrar el estado actual de los procesos.
Analizar datos - Se analizan los datos del proceso para identificar oportunidades de mejora del proceso.
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Casos de uso clave de la minería de procesos
Hasta ahora hemos discutido los qué, cómo y ahora por qué de la minería de procesos. Ahora podemos ver algunos ejemplos más concretos de cómo la minería de procesos podría aportar valor a diferentes unidades/roles dentro de una organización.
Descubrimiento de procesos. Este es el caso de uso más típico y genérico para la minería de procesos: el descubrimiento de procesos, donde el objetivo es identificar el estado “tal como está” de los procesos comerciales.
Análisis de causa raíz. Otro caso de uso clave es simplemente cuantificar e identificar la causa raíz de los desafíos clave del proceso mediante el uso de datos de proceso reales.
Comprobación de la conformidad. La minería de procesos le permite monitorear y rastrear continuamente la alineación del proceso con los SOP y los modelos de proceso a través de la verificación de conformidad.
Identificación de oportunidades. La minería de procesos descubre oportunidades para agilizar o automatizar procesos, por ejemplo, con la automatización robótica de procesos (RPA).
Optimización de procesos. En la optimización de procesos, el estado final de una minería de procesos eficaz es que los procesos se monitorean y mejoran continuamente.
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Cada uno de los ejemplos de casos de uso anteriores se puede aplicar a un equipo, una unidad de negocio o a toda la organización. Algunos casos de uso comunes para la minería de procesos en el negocio empresarial incluyen:
Financiar - mejorar el capital de trabajo, aumentar la productividad del equipo financiero o garantizar el cumplimiento dentro de las operaciones financieras.
Adquisición - simplificar los procesos de aprobación, reducir las compras inconformistas o identificar errores en el desempeño de los proveedores.
Servicio al cliente - reducir el tiempo de respuesta del cliente, identificar las causas fundamentales de los problemas y mejorar la satisfacción del cliente.
Logística - garantizar la confiabilidad del suministro, optimizar el inventario y mejorar la productividad en la logística y el transporte.
Relaciones humanas - incluyendo reclutamiento, incorporación de empleados y nómina.
¿Cómo encaja la minería de procesos en la gestión de procesos de negocio y el BPA?
Si bien el análisis de procesos se ha convertido en una parte probada y establecida de la gestión eficaz de procesos de negocio, la minería de procesos resolvió algunas de las limitaciones clave del análisis manual:
El análisis manual del proceso se basa en las opiniones subjetivas de los entrevistados o analistas de la encuesta;
Se necesitan mucho tiempo, costos y recursos de equipo para realizar el análisis;
Solo obtienes una instantánea única de los procesos: en lugar de resultados continuos, puedes realizar un seguimiento y mejorar.
En resumen, la minería de procesos proporciona una solución automatizada de descubrimiento de procesos que brinda a las empresas una forma basada en datos de gestionar iniciativas de mejora de procesos.
¿La minería de procesos es simplemente un descubrimiento automatizado de procesos?
Sería una simplificación excesiva decir que la minería de procesos es simplemente una solución automatizada de descubrimiento de procesos. En realidad, la solución ofrece una forma basada en datos de mejorar continuamente los procesos de negocio y puede utilizarse de forma flexible no solo para descubrir procesos, sino también para modelar y pronosticar los impactos de las mejoras de procesos. Existen otras soluciones de descubrimiento que no requieren una minería de datos complicada de datos de registro de eventos. Por ejemplo, las soluciones de minería de tareas se pueden utilizar de manera efectiva para descubrir procesos tal como están a partir de las actividades de la interfaz de usuario. Inteligencia de procesos es otra solución que combina tecnologías de minería de procesos y tareas en una única plataforma y proporciona una visión unificada de todos los procesos y flujos de trabajo.
¿Por qué es tan popular la minería de procesos?
La minería de procesos ayuda a descubrir ineficiencias en las operaciones comerciales, cuellos de botella en los procesos y oportunidades de automatización de manera más sistemática y a mayor escala que el análisis manual basado en entrevistas. Además de eso, la minería de procesos es más rápida y generalmente más confiable para gestionar grandes cantidades de datos y, como resultado, es más precisa en la información proporcionada. Hoy en día, la minería de procesos es una de las áreas más activas del desarrollo de software empresarial. En una encuesta reciente realizada a ejecutivos de empresas de Global 5000, HFS Research descubrió que la minería de procesos y el descubrimiento eran la nueva tecnología emergente prioritaria número uno para la inversión. Según Deloitte, el 63% de las empresas utilizan o planean adoptar software de minería de procesos en un futuro próximo.
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Minería de procesos versus minería de tareas
En términos simples, la minería de procesos analiza los procesos comerciales basándose en los datos de registro de eventos del sistema de TI, mientras que la minería de tareas analiza las tareas del flujo de trabajo desde las interfaces de usuario. En la práctica, tanto la minería de procesos como la minería de tareas están estrechamente relacionadas, pero difieren en los siguientes tres factores. Diferencia 1: cómo se recopilan los datos La minería de procesos generalmente implica la recopilación de registros de eventos de sistemas fuente de TI, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o de gestión de relaciones con los clientes (CRM) utilizados por las empresas. En la práctica, el software de minería de procesos está configurado para integrar y extraer registros de eventos de cada sistema fuente diferente, y se utilizan algoritmos de minería de procesos para fusionar y visualizar procesos y variaciones de procesos en un panel de inteligencia empresarial. El software de minería de tareas generalmente recopila el flujo de trabajo y la actividad de las tareas desde la interfaz de usuario de los empleados, generalmente desde un agente en una computadora de escritorio o, en algunos casos, extensiones de navegadores web utilizados para acceder a aplicaciones comerciales. Algunas soluciones populares de minería de tareas utilizan algoritmos de captura de imágenes para registrar automáticamente datos de actividad que luego se visualizan en paneles de análisis de tareas y flujos de trabajo.
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Diferencia 2: alcance del análisis de datos La minería de procesos generalmente implica el análisis de procesos comerciales y flujos de trabajo más amplios y definidos a gran escala, como las cuentas por pagar, la relación pedido-efectivo o los procesos del ciclo de vida del cliente. Por otro lado, el análisis de tareas puede entrar en detalles específicos sobre tareas individuales dentro de un flujo de trabajo o proceso específico, describiendo los pasos individuales tomados, por ejemplo, para crear una orden de compra. Diferencia 3: el objetivo del análisis de datos La tercera diferencia clara entre el alcance de la minería de procesos y la minería de tareas es el objetivo final del análisis. Como generalización amplia, la minería de tareas se puede utilizar en equipos y unidades de negocios con mucho trabajo repetitivo para medir y comparar el desempeño de los empleados, mientras que la minería de procesos se utiliza a menudo en relación con la reingeniería de procesos o iniciativas de excelencia operativa.
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Beneficios y limitaciones comunes de la minería de procesos
La minería de procesos es una excelente herramienta para analizar procesos de extremo a extremo. Sin embargo, como ocurre con cualquier software empresarial, hay consideraciones importantes antes de iniciar una iniciativa de este tipo. En este capítulo, analizaremos los beneficios clave de la minería de procesos y las limitaciones que hay que tener en cuenta.
Beneficios de la minería de procesos
Los datos del proceso de minería tienen una serie de beneficios obvios. Las siete mayores ventajas incluyen:
Costos reducidos. El descubrimiento automático de procesos encuentra los procesos más manuales, repetitivos y generalmente ineficientes, que suelen tener el mayor costo para diferentes unidades.
Calidad mejorada. La minería de procesos puede ayudar a descubrir fallas, retrasos o errores que reducen la calidad de los bienes o servicios.
Plazo de entrega reducido. La eficiencia es una de las principales prioridades de cualquier negocio, y un beneficio clave de la minería de procesos es la reducción del tiempo de entrega o rendimiento en los procesos centrales.
Mejora de la satisfacción del cliente. La calidad del servicio al cliente depende directamente de la eficiencia de los procesos de cara al cliente.
Automatización de procesos habilitada. Junto con herramientas de automatización como RPA, la minería de procesos ayuda a optimizar procesos que antes eran ineficientes.
Decisiones respaldadas por datos. La minería de procesos fomenta la toma de decisiones basada en datos, cerrando las brechas de datos dentro de los datos sin procesar y analizando procesos recreados.
Mayor transparencia. La mayoría de las decisiones que se toman en las grandes empresas se basan en las experiencias de personas de alto nivel, su experiencia y su intuición. Con la minería de procesos, es posible ver cómo se ejecutan los procesos de facto.
Limitaciones comunes de las herramientas de minería de procesos
Si bien la minería de procesos puede hacer maravillas para las organizaciones y ha demostrado ser eficaz durante muchos años, hay áreas en las que la minería de procesos falla. Análisis de los datos más recientes pero no en tiempo real La minería de procesos analiza los últimos datos extraídos de los sistemas de información, pero eso aún no garantiza una imagen completa del desempeño actual de una empresa. Los datos de los registros de eventos se obtienen primero en un momento determinado, se limpian y solo entonces se analizan. De esta manera, el proceso de minería nunca proporciona datos totalmente en tiempo real. Altos costos iniciales A menudo, la implementación de soluciones de minería de procesos requiere mucho esfuerzo y aportes de múltiples unidades y equipos, lo que genera costos muy altos. Por ejemplo, un equipo de TI necesitaría realizar algunos desarrollos iniciales e integraciones de software antes de que el software pueda comenzar a ejecutarse. En muchos casos, es necesario crear y mantener integraciones en todos los sistemas de recursos empresariales y los costos se acumulan rápidamente. Fuerte dependencia de analistas humanos Aunque la minería de procesos en última instancia tiene como objetivo facilitar la automatización de los procesos, todavía depende en gran medida del cerebro humano y del trabajo de analistas de negocios, analistas de datos y personal de TI. Dos grandes áreas donde la gente es absolutamente necesaria para la minería de procesos son:
Interpretación de los datos: una vez analizados, los conocimientos por sí solos no son suficientes y se necesita un analista de negocios para interpretar esos datos y encontrar casos de uso concretos en línea con los objetivos iniciales.
Limpieza y extracción de datos: los datos de los registros de eventos pueden estar incompletos, incorrectos o duplicados, y los analistas de datos deben tomarse el tiempo y limpiar los datos para prepararse para su uso posterior.
Largo tiempo para valorar Dependiendo de su complejidad, los diferentes sistemas requieren mucho tiempo “de preparación” antes de poder comenzar a proporcionar registros de eventos. Debido a las grandes necesidades de integración de datos de la mayoría de las soluciones de minería de procesos, no es raro que las implementaciones demoren entre 12 y 18 meses.
Construyendo el caso de la minería de procesos
Una vez que haya establecido un beneficio claro y un caso de uso para la minería de procesos, puede preparar un caso de negocio para implementarlo en su organización. La forma en que esto sucede depende en gran medida de sus recursos y alcance, y esto puede variar mucho entre empresas pequeñas, medianas y grandes.
Roles y responsabilidades del equipo
La minería de procesos es una gran iniciativa que puede aportar enormes beneficios si se ejecuta correctamente. Dicho esto, también requiere mucho esfuerzo por parte de las organizaciones que lo adoptan. Un proyecto típico de minería de procesos requiere que en él participen al menos las siguientes funciones: Propietario del proceso. La persona que es responsable del lado estratégico del proyecto. El propietario del proceso establece las metas, define los objetivos y lidera el proceso, brindando al equipo cualquier ayuda y apoyo. Experto en bases de datos. La persona principal que obtiene los datos de múltiples sistemas de información verifica la calidad de los datos y los entrega para su posterior análisis. Generalmente se trata de alguien del equipo de TI o análisis, o de ambos, y realmente se le puede llamar un “gurú de datos”. Expertos en minería de procesos. Suele ser un pequeño equipo de especialistas, donde uno lleva a cabo la parte más técnica del análisis real y el otro evalúa el proceso y encuentra oportunidades de automatización basadas en la información de los datos de acuerdo con los objetivos establecidos inicialmente por el propietario del proceso. En organizaciones más grandes, el equipo puede estar compuesto por más personas, lo que hace que sus funciones sean más limitadas y específicas.
Cómo elegir el proveedor de minería de procesos adecuado
Hay más de 35 soluciones diferentes de minería de procesos disponibles en el mercado que atienden a diferentes tipos de organizaciones y clientes. Independientemente de cuáles sean sus necesidades específicas, es bueno tener en cuenta estas áreas clave que le ayudan a elegir el mejor proveedor:
Facilidad de uso - La minería de procesos no tiene por qué ser difícil de utilizar. Busque capturas de pantalla o una demostración del producto para ver si parece fácil de usar o navegar.
Configurabilidad - algunas soluciones sólo atienden casos de uso específicos o requieren un esfuerzo significativo para configurarlas o integrarlas con diferentes sistemas fuente.
Análisis e informes - Si está buscando una solución de nivel empresarial, probablemente necesitará capacidades de análisis e informes avanzadas y confiables.
Visibilidad de extremo a extremo (E2E) - A medida que se digitaliza más trabajo, se necesita una visibilidad E2E completa de todo el recorrido del proceso a través de diferentes herramientas y sistemas.
Nivel de apoyo - Ya sea que sea un analista de procesos por primera vez o un arquitecto de procesos experimentado, probablemente tendrá diferentes necesidades de soporte e incorporación.
Costo total de propiedad - Las soluciones de minería de procesos vienen en una variedad de costos y niveles de servicio. Es inteligente considerar el costo total de propiedad, incluido el costo de implementación, así como el costo de ejecutar análisis de procesos continuos.
¿Cuándo solicitar una RFP?
Al evaluar diferentes proveedores de software, puede considerar escribir una solicitud de propuestas para un software de inteligencia de procesos. Una solicitud de propuesta es un documento que usted crea cuando busca y evalúa múltiples ofertas para una o más soluciones o artículos adquiridos. Normalmente se utilizan cuando se necesita una solución con más experiencia técnica o un enfoque especializado para necesidades comerciales únicas. Las RFP son una práctica común en el software empresarial, pero no son la única opción. También puede explorar pruebas gratuitas o pagas, pruebas de concepto o simplemente solicitar información directamente a diferentes proveedores. En algunas organizaciones, las RFP son simplemente una parte común de un proceso de adquisiciones. Algunos criterios críticos de puntuación de RFP a tener en cuenta:
¿Está buscando una solución de minería de procesos, minería de tareas o inteligencia de procesos con todas las funciones que cubra sistemas, procesos y trabajo?
¿Está buscando una solución llave en mano que requiera una implementación limitada o recursos de implementación más amplios?
¿Tiene o necesita las capacidades para implementar la solución en toda su organización, o necesitará un amplio apoyo del proveedor o de uno de sus socios?
¿Cuál es su cronograma y urgencia para el proyecto? ¿Es en cuestión de semanas, meses o años?
¿Está buscando una solución que pueda probar y expandir con el tiempo en toda su organización, o espera resultados claros y mensurables desde el principio?
¿Qué importancia tiene el estado actual de la solución y cuánto peso le da a la visión y la hoja de ruta futura del socio elegido?
¿Puede estimar el costo total de propiedad de la solución basándose en las respuestas de la propuesta y cumplirá con sus requisitos presupuestarios?
Considere una nueva alternativa: ProcessMaker Process Intelligence (PI)
Si bien la minería de procesos es muy popular, existe otra alternativa que vale la pena considerar. Software de inteligencia de procesos híbridos, como ProcessMaker PI, cubre los casos de uso proporcionados por la minería de procesos, al tiempo que elimina la necesidad de integración de datos y minería requerida por las herramientas de minería de procesos. En cambio, aprovecha tecnologías avanzadas de captura de datos e inteligencia artificial para recopilar datos comerciales relevantes de las interfaces de usuario. La plataforma híbrida abarca las ventajas tanto de la minería de procesos como de la minería de tareas y proporciona beneficios adicionales. Análisis de datos en tiempo real ProcessMaker PI realiza análisis de datos en tiempo real, revelando el rendimiento actual de una organización y alertando rápidamente sobre cualquier desviación. Cubre exhaustivamente todas las aplicaciones, sistemas y flujos de trabajo relacionados con el trabajo empresarial. No deja espacio para procesos “sombra” que los registros de eventos podrían pasar por alto. No se necesita desarrollo inicial La plataforma híbrida se puede implementar de forma inmediata, sin necesidad de múltiples integraciones ni ocupar tiempo del personal de TI para la extracción de datos. Análisis previo y posterior automatizado La plataforma PI recopila de forma autónoma datos anónimos observando todas las actividades relacionadas con el trabajo dentro de los equipos. Estos datos representan la verdadera naturaleza del trabajo, eliminando la necesidad de depurar o limpiar datos. Una vez que los datos están listos, la plataforma los analiza automáticamente y ofrece recomendaciones para acciones futuras, actuando efectivamente como analista de negocios y analista de datos. Resultados más rápidos ProcessMaker PI comienza a generar casos de negocio y recomendaciones de soluciones respaldadas por datos ya en cuestión de días. Aborda las limitaciones antes mencionadas de la minería de procesos y proporciona un análisis más completo y matizado de los procesos.
