RPA vs BPM: diferencias clave y cómo funcionan juntos
Conclusiones clave:
La automatización robótica de procesos, o RPA, utiliza bots de software para realizar tareas definidas, a menudo interactuando con interfaces de aplicaciones.
La gestión de procesos de negocio, o BPM, es la disciplina continua de diseñar, gestionar, medir y mejorar los procesos de negocio.
RPA es una tecnología; BPM es un enfoque de gestión que el software puede soportar. No son alternativas intercambiables.
Un bot puede mejorar una tarea sin resolver retrasos en otras partes del proceso.
BPM ayuda a los equipos a identificar qué debería cambiar. RPA puede ayudar a ejecutar tareas específicas dentro del proceso mejorado.
Al comparar RPA vs BPM, es fácil asumir que son dos herramientas diferentes para el mismo trabajo. Ambos pueden ayudar a reducir el esfuerzo manual y mejorar las operaciones, pero abordan cuestiones diferentes.
RPA pregunta: ¿Cómo puede el software realizar esta tarea definida?
BPM pregunta: ¿Cómo debería funcionar este proceso y cómo podemos mejorar sus resultados?
Comprender la distinción ayuda a los equipos a evitar automatizar actividades aisladas sin considerar el trabajo que las rodea. ¿Qué es RPA?
¿Qué es la automatización robótica de procesos?
La automatización robótica de procesos (RPA) utiliza bots de software para realizar tareas configuradas en aplicaciones digitales.
Un bot puede ingresar información validada en un sistema, recuperar registros, descargar un informe o transferir datos entre aplicaciones. Sigue instrucciones y condiciones definidas en lugar de ejercer el juicio humano.
RPA puede resultar útil cuando se debe realizar trabajo repetitivo a través de una interfaz de aplicación, particularmente cuando no se dispone de un acceso de integración adecuado.
Sin embargo, un bot no entiende automáticamente si la tarea es necesaria o si el proceso general es efectivo. Esas cuestiones requieren un análisis más amplio.
¿Qué es la gestión de procesos de negocio?
La gestión de procesos de negocio (BPM) es la práctica continua de diseñar, ejecutar, monitorear y mejorar los procesos de negocio.
Considera cómo las actividades, las personas, los sistemas, la información y las decisiones contribuyen a un resultado. Esto incluye el trabajo entre tareas: aprobaciones, períodos de espera, traspasos y excepciones.
Por ejemplo, un equipo que investigue la incorporación lenta de clientes podría examinar:
Si a los clientes se les solicita la misma información más de una vez.
Qué aprobaciones son necesarias.
Donde el trabajo espera entre departamentos.
Quién es dueño del proceso de principio a fin.
Si los sistemas proporcionan la información que necesitan los empleados.
La solución podría implicar cambiar responsabilidades, simplificar requisitos, integrar aplicaciones o introducir automatización.
Software de gestión de procesos de negocio Apoya esta disciplina a través de capacidades como el diseño de procesos, la ejecución del flujo de trabajo, las reglas de negocio y el monitoreo. Pero BPM no es simplemente otro nombre para un producto de automatización.
RPA vs BPM: las diferencias clave
Propósito: ejecutar tareas versus mejorar procesos
RPA realiza actividades definidas según instrucciones configuradas.
BPM examina si un proceso produce el resultado previsto y qué debe cambiar. La automatización puede ser parte de la solución, pero no es la única opción.
Eliminar una aprobación innecesaria, por ejemplo, puede mejorar un proceso más que automatizar los recordatorios de esa aprobación.
Alcance: acciones específicas versus ciclo de vida del proceso
RPA se centra en las acciones que un bot está configurado para completar. Esas acciones pueden abarcar varias aplicaciones, pero sus límites siguen definidos por la automatización.
BPM cubre un ciclo de vida más amplio: comprender el proceso actual, diseñar cambios, implementarlos, medir resultados y perfeccionar el enfoque.
Un bot puede soportar ese ciclo de vida sin reemplazarlo.
Método: instrucciones configuradas vs análisis y gestión
La implementación de RPA implica definir entradas, acciones, condiciones, credenciales y manejo de fallas.
BPM implica aportes de las partes interesadas, análisis de procesos, apropiación, medidas de desempeño y revisión continua.
A mapa de procesos conecta los dos. Muestra cómo se realiza el trabajo y ayuda a identificar dónde un bot, la integración, el flujo de trabajo o un cambio de política pueden ayudar.
Tecnología: requerida para RPA, opcional para algunas mejoras de BPM
RPA requiere software para ejecutar la tarea configurada.
BPM puede producir mejoras sin nueva tecnología. Los equipos pueden eliminar trabajos duplicados, aclarar responsabilidades o cambiar una política de revisión.
Para operaciones más complejas, el software BPM puede ayudar a poner en práctica esas mejoras y realizar un seguimiento de su rendimiento.
Medición: confiabilidad de la tarea versus resultados comerciales
Una implementación de RPA debe medir el tiempo de ejecución, las tasas de finalización, las fallas y las intervenciones manuales.
BPM también evalúa el proceso en relación con los objetivos comerciales, como el tiempo de respuesta, la calidad del servicio, el costo operativo y los requisitos de cumplimiento.
Estas medidas necesitan conectarse. Un bot que completa su tarea rápidamente sólo es útil si ese rendimiento contribuye a un mejor resultado.
Cómo RPA respalda un enfoque BPM
1. Comprenda el trabajo antes de elegir la tecnología
Documente el proceso, hable con las personas involucradas e identifique la fuente de retrasos o errores.
No asuma que una tarea repetitiva es el problema más importante simplemente porque es fácil de automatizar.
2. Simplificar el proceso
Elimine actividades innecesarias y aclare las transferencias antes de implementar bots.
Esto reduce el riesgo de que el trabajo ineficiente se realice más rápidamente sin mejorar el resultado general.
3. Elija el método de ejecución adecuado
Revise los sistemas involucrados y la conectividad disponible.
Integración de aplicaciones puede proporcionar una forma de intercambiar información a través de API, bases de datos u otras interfaces compatibles. RPA puede ser apropiado cuando una tarea debe realizarse a través de una interfaz de aplicación.
Evalúe los requisitos de seguridad, confiabilidad, mantenimiento y recuperación para cualquiera de los enfoques.
4. Definir reglas, propiedad y excepciones
Establezca qué información recibe un bot, qué condiciones deben cumplirse y qué sucede cuando no puede completar la tarea.
A motor de reglas de negocio puede gestionar condiciones como umbrales de aprobación, criterios de enrutamiento y requisitos de escalada.
Asigne la responsabilidad de revisar las fallas en lugar de dejarlas en una cola desatendida.
5. Coordinar la ejecución y medir los resultados
Automatización del flujo de trabajo puede coordinar tareas humanas, acciones del sistema y resultados de bots dentro del proceso más amplio.
Después de la implementación, mida si los cambios mejoran el resultado del negocio. Continúe revisando el proceso a medida que cambian los requisitos y los sistemas.
¿Cuándo se debe utilizar RPA, BPM o ambos?
Utilice RPA para una tarea definida con requisitos claros
El RPA puede ser apropiado cuando:
La tarea es repetitiva y sigue instrucciones explícitas.
Las entradas son suficientemente consistentes.
La interfaz de la aplicación es lo suficientemente estable como para automatizarla.
El acceso de integración adecuado no está disponible.
Las fallas se pueden detectar y solucionar.
El bot aún necesita propiedad, pruebas y mantenimiento.
Utilice un enfoque BPM cuando el problema subyacente no esté claro
Comience con el análisis del proceso cuando:
El trabajo pierde repetidamente sus objetivos.
Se producen retrasos en varios departamentos.
Las responsabilidades están fragmentadas.
Los equipos no están de acuerdo sobre la causa de los problemas.
Las automatizaciones existentes no mejoran el resultado general.
BPM ayuda a distinguir una brecha tecnológica de un problema de diseño de procesos, políticas o propiedad.
Combínalos cuando la mejora de procesos incluya tareas impulsadas por bots
BPM y RPA trabajan juntos cuando un proceso necesita una mejora más amplia y algunas actividades son adecuadas para bots.
BPM proporciona el enfoque de gestión. RPA ejecuta tareas específicas. Los flujos de trabajo, las integraciones y las reglas de negocio conectan esas tareas con el proceso más amplio.
¿Cómo encaja el BPA en RPA vs BPM?
La automatización de procesos de negocio, o BPA, utiliza tecnología para realizar actividades comerciales y reducir el trabajo manual.
La relación es sencilla:
BPM guía cómo se entiende, gestiona y mejora un proceso.
BPA aplica tecnología para automatizar partes apropiadas de ese proceso.
RPA es una tecnología que puede respaldar la automatización.
Para una comparación más cercana entre la automatización de tareas y la automatización a nivel de proceso, lea RPA frente a BPA.
A medida que los procesos involucran más aplicaciones, bots, personas y capacidades de IA, los equipos necesitan coordinar cómo interactúan esas actividades.
Un bot puede completar un paso, una API puede actualizar otro sistema y es posible que un empleado necesite aprobar una excepción. El proceso necesita reglas definidas sobre lo que sucederá a continuación y visibilidad del resultado.
Orquestación universal reúne esas actividades a lo largo de un proceso de extremo a extremo.
Apoya la ejecución, mientras que BPM proporciona la disciplina continua para evaluar si el proceso está produciendo el resultado previsto.
Mejorar el proceso, no sólo la tarea
RPA puede reducir el trabajo de aplicación repetitivo. BPM ayuda a los equipos a determinar si ese trabajo es necesario, cómo encaja en el proceso y si el resultado está mejorando.
Decisions reúne flujos de trabajo, reglas comerciales, integraciones, inteligencia artificial y gobernanza en un entorno de código bajo. Explorar decisiones para la gestión de procesos de negocio para ver cómo estas capacidades apoyan la ejecución y mejora coordinada de procesos.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre RPA y BPM?+−
RPA es una tecnología que utiliza bots de software para realizar tareas definidas. BPM es la disciplina de diseñar, gestionar y mejorar los procesos de negocio. RPA puede respaldar un enfoque BPM, pero no reemplaza el análisis de procesos, la apropiación o la mejora continua.
¿Puede RPA reemplazar a BPM?+−
No. RPA puede ejecutar trabajo configurado, pero no determina de forma independiente si el proceso está bien diseñado o ofrece el resultado correcto. BPM aborda esas cuestiones de gestión más amplias.
¿Pueden RPA y BPM trabajar juntos?+−
Sí. BPM puede identificar dónde ayudará la automatización, mientras que RPA realiza tareas adecuadas dentro del proceso mejorado. Los flujos de trabajo, las integraciones y las reglas comerciales coordinan la actividad del bot con otras acciones del sistema y tareas humanas.
¿Es necesario automatizar un proceso para utilizar BPM?+−
No. BPM puede mejorar un proceso a través de una apropiación más clara, menos pasos innecesarios y mejores políticas. La automatización es una opción para implementar mejoras, no un requisito para practicar BPM.
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