De las corazonadas a los datos duros: medición del retorno de la inversión para la automatización del flujo de trabajo
Las actualizaciones e innovaciones de software deben ofrecer valor real a la empresa, es decir, un retorno de la inversión (ROI). Si va a gastar dinero en una nueva solución empresarial, debe demostrar cómo los beneficios que proporciona superan los costos. Ya sea que estés defendiendo algo nuevo software de flujo de trabajo o justificando gastos pasados, aquí le ofrecemos algunos consejos sobre cómo calcular el ROI y demostrar que su actualización tecnológica está cumpliendo sus promesas.
¿Qué es el ROI y por qué medirlo?
El retorno de la inversión (ROI) es una métrica de desempeño financiero que evalúa la rentabilidad de una inversión comparando la cantidad de dinero generado o ahorrado con la cantidad gastada. Se calcula dividiendo la ganancia o pérdida neta por el coste total de la inversión y expresándolo como porcentaje.
Por ejemplo, si invirtiera $10,000 en un nuevo software de flujo de trabajo y obtuviera una ganancia neta de $20,000, el ROI sería (20,000-10,000)/10,000 x 100% = 100%.
Medir el ROI a lo largo del tiempo es vital para las empresas. Proporciona información sobre la eficacia de sus inversiones, por ejemplo si están generando suficientes ingresos o ahorros para justificar el coste inicial. Esto es especialmente importante para software de flujo de trabajo ya que puede tener un impacto significativo en la eficiencia, productividad y rentabilidad de una empresa. Al medir el ROI de su software de flujo de trabajo, las empresas pueden determinar si necesitan optimizar sus procesos o invertir en diferentes herramientas para lograr mejores resultados.
Los riesgos de ignorar el retorno de la inversión
No medir el ROI puede tener consecuencias importantes para su negocio. Sin estos conocimientos, no tendrá una imagen completa de cómo su software afecta sus operaciones ni una justificación final de su costo. A continuación se presentan algunos desafíos que puede enfrentar si no mide el ROI:
Perspectiva limitada: El ROI representa una variedad de métricas que le ayudan a comprender mejor cómo utilizar su software de flujo de trabajo dentro de su negocio. Cuando no midas estas métricas, perderás información valiosa sobre cómo mejorar el uso del software con el tiempo.
Mala asignación de recursos: Uno de los beneficios clave del software de flujo de trabajo es la mejora de la productividad y la eficiencia. Pero si no mides el ROI, no podrás ver qué procesos generan más valor. Esto puede conducir a una mala asignación de recursos, centrándose en tareas menos productivas en lugar de aquellas con un mayor retorno de la inversión.
Oportunidades perdidas: No medir el ROI significa perder oportunidades para optimizar su software de flujo de trabajo y maximizar su valor. Al identificar áreas con mayor retorno de la inversión, puede concentrar esfuerzos que generen ganancias aún mayores.
Medir el ROI es fundamental para extraer el máximo valor de su software de flujo de trabajo. Sin estas métricas, puede pasar por alto oportunidades para mejorar sus procesos y no aprovechar todos los beneficios del software.
Métricas clave de ROI
Los cálculos exactos del ROI pueden depender de qué métricas son más importantes para su empresa y sus tomadores de decisiones, así como de la capacidad de estimar un valor que no es fácilmente cuantificable. A continuación se presentan algunas métricas clave que sugerimos medir y cómo monitorearlas:
Eficiencia del proceso: Software de flujo de trabajo agiliza y automatiza los procesos manuales, lo que conduce a una mayor eficiencia. Mida la eficiencia del proceso realizando un seguimiento del tiempo necesario para completar una tarea o proceso antes y después de implementar el software de flujo de trabajo.
Considere una empresa minorista que maneja manualmente la gestión de inventario, dedicando un promedio de tres horas por día a conciliar registros de inventario, actualizar los niveles de existencias y generar informes. Después de integrar un software de flujo de trabajo, estas tareas se automatizan, lo que reduce el tiempo de finalización a solo 30 minutos. Medir el tiempo necesario para completar estas tareas permite a la empresa evaluar la eficiencia mejorada del proceso del software de flujo de trabajo.
Productividad de los empleados: El software de flujo de trabajo mejora la productividad de los empleados al reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas. Mida la productividad de los empleados realizando un seguimiento de la cantidad de tareas completadas por cada miembro del equipo antes y después de implementar el software.
Si el equipo de la empresa minorista solía completar un promedio de 10 tareas por semana pero ahora puede completar 15 con la ayuda del software, ha logrado una ganancia significativa en productividad.
Reducción de errores: El software de flujo de trabajo reduce significativamente la probabilidad de error humano, cuya solución puede resultar costosa y llevar mucho tiempo. Para medir la reducción de errores, realice un seguimiento de la cantidad de errores que ocurren durante un período de tiempo determinado (como una semana o un mes).
Después de nuestra empresa minorista, antes del software de flujo de trabajo, la empresa experimentó un promedio de 10 errores relacionados con el inventario por semana, incluidos recuentos de existencias incorrectos, artículos mal colocados y errores de ingreso de datos. Después de integrar el software de flujo de trabajo, estos procesos automatizados redujeron los errores a un promedio de uno por semana. Esto no sólo ahorra un tiempo valioso dedicado a la rectificación de errores, sino que también mitiga las posibles pérdidas asociadas con una gestión incorrecta del inventario.
Al realizar un seguimiento de estas métricas como base clave, puede obtener una imagen clara del retorno de la inversión que recibe de su software de flujo de trabajo e identificar áreas que requieren mejoras adicionales.
Cómo optimizar con ROI Insights
Ahora que ha medido su ROI, puede aprovechar esos conocimientos para Optimice su software y procesos de flujo de trabajo. Las métricas de ROI proporcionan información valiosa para mejorar su software y agilizar los procesos. A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo utilizar los conocimientos sobre el ROI para la optimización.
Identificar áreas de mejora: El primer paso es identificar áreas que necesitan mejoras. El uso de métricas de ROI ayudará a determinar qué aspectos de su software no funcionan bien. Por ejemplo, si descubre que su equipo dedica una cantidad significativa de tiempo a una tarea manual específica, puede explorar formas de automatizar algunos de estos procesos, agilizando la tarea y permitiendo que su equipo trabaje de manera más eficiente.
Tome decisiones basadas en datos: En lugar de depender de conjeturas, las métricas de retorno de la inversión proporcionan un enfoque basado en datos para determinar el curso de acción óptimo. Por ejemplo, si descubre que flujos de trabajo específicos no logran ofrecer el retorno de la inversión previsto, puede realizar ajustes de forma proactiva para mejorar su eficiencia.
Continuar monitoreando: Los conocimientos sobre el retorno de la inversión no deben ser una evaluación única. Supervise continuamente el rendimiento de su software y ajuste sus procesos según sea necesario. Revise periódicamente las métricas de ROI para realizar un seguimiento del progreso, identificar nuevas áreas de mejora y adaptar sus estrategias en consecuencia. La optimización es un proceso continuo que requiere evaluación y ajuste constantes para maximizar sus beneficios.
El software de automatización del flujo de trabajo cambia las reglas del juego para las organizaciones que no utilizan la tecnología para mejorar las operaciones diarias. Pero es esencial comprender el retorno de la inversión (ROI) que esta tecnología puede proporcionar. Al automatizar tareas repetitivas y simplificar procesos complejos, la automatización del flujo de trabajo puede ahorrar tiempo valioso y mejorar la precisión. Estos beneficios se traducen en ahorros de costos, mayor productividad y un uso más eficiente de los recursos.
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